Im Beitrag vom 15. August 2013 ging es darum, mit Hilfe von Ampeln den Status von Aufgabenpaketen und Teilaufgaben übersichtlich darzustellen. Nach Einsatz der WENN-Formeln und bedingten Formate sah die Tabelle wie in Bild 1 links gezeigt aus.
Bis zur endgültigen Version waren dann noch Formatierungsarbeiten erforderlich – darunter auch einige Griffe in die Trickkiste. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Bild 1: Links die unformatierte Tabelle, rechts die visuell optimierte Übersicht
Zu Beginn eine kurze Bestandsaufnahme
Ein Kollege von mir würde die Tabelle links als “Sammlung optischer Grausamkeiten” bezeichnen. Soweit würde ich nicht gehen, aber Fakt ist: Die Version rechts gefällt mir auch besser, sie ist einfach gefälliger fürs Auge. Wie kommt das? Hier einige Gründe:
- In der Tabelle links haben alle farbigen Symbole die gleiche Größe. Das suggeriert, dass sie auch das gleiche Gewicht haben. Dies jedoch trifft nicht zu.
- Die Texte in der linken Spalte stehen alle in der gleichen Ebene. Dies macht ebenfalls eine Unterscheidung zwischen Aufgabenpaket und Teilaufgabe unmöglich.
- Zudem beginnen die Texte direkt am linken Zellrand, sie “kleben” an der Rahmenlinie.
- Der Farbkontrast zwischen weißem Hintergrund und Ampelsymbolen ist sehr stark. Damit wirkt die Tabelle auf den ersten Blick erst einmal bunt.
- Außerdem stehen die Symbole dicht untereinander, was die Unterscheidung erschwert.
Zeilenhöhen anpassen und Zellinhalte vertikal zentrieren
Um den Abstand zwischen den Ampelsymbolen zu vergrößern, mache ich die Zeilen höher. Bei der Gelegenheit lege ich gleich unterschiedliche Zeilenhöhen für Aufgabenpaketen und Teilaufgaben fest. Damit wird der blick mehr auf die wichtigeren Aufgabenpakete gelenkt.
- Die Überschriftenzeile (Zeile 3) und die Zeilen mit den Arbeitspaketen werden mit Strg markiert.
- Anschließend wird die Zeilenhöhe über Start/Format/Zeilenhöhe angepasst auf 21,75.
- Die Zellinhalte werden – wie in Bild 2 gezeigt – vertikal zentriert ausgerichtet.
- Alle übrigen Zeilen erhalten eine Höhe von 13,5.
Bild 2: Zellinhalte in den erhöhten Zeilen vertikal mittig ausrichten
Texte mit Hilfe von Einzügen und Punkt-Symbol gliedern
Die Texte sollen nicht am linken Rand kleben. Außerdem sollen die Teilaufgaben eingerückt als Aufzählung unterhalb der Aufgabenpakete erscheinen. Eine Gliederungsfunktion bietet Excel nicht. Deshalb bediene ich mich hier eines kleinen Tricks.
- Alle Texte in Spalte B werden markiert und mit Hilfe des Symbols Einzug vergrößern (siehe Bild 3) nach rechts eingerückt.
- Anschließend werden nur die Zellen mit den Teilaufgaben markiert und durch erneutes Klicken auf Einzug vergrößern noch weiter nach rechts eingerückt.
Bild 3: Texte vom linken Zellrand wegrücken per Einzug
- Nun sorge ich für die Aufzählungssymbole vor den Texten der Teilaufgaben. Mit Strg+1 rufe ich das Dialogfeld Zellen formatieren auf.
- Die Schritte, die dort erforderlich sind, zeigt Bild 4. Zunächst klicke ich im Register Zahlen (1) unter Kategorie auf Text, anschließend auf Benutzerdefiniert (2).
- Rechts unter Typ ist jetzt bereits das @-Zeichen als Platzhalter für Text zu sehen.
- Die Schreibmarke setze ich vor dieses Zeichen. Den Aufzählungspunkt erzeuge ich bei gedrückter Alt-Taste mit Eingabe der Ziffernfolge 0149 (auf dem Ziffernblock).
- Das Aufzählungssymbol setze ich vom nachfolgenden Text mit einer Leertaste ab (3).
Bild 4: Das benutzerdefinierte Zahlenformat zum Gliedern von Texten
Mit differenzierter Farbgebung die Blicke steuern
- Die Überschriftenzeile erhält dunkelrote Hintergrund- und weißer Schriftfarbe.
- Die Zeilen der Aufgabenpakete erhalten eine mittelgraue Hintergrundfarbe.
- Auch bei den Teilaufgaben bleibt der Zellhintergrund nicht weiß, sondern wird hellgrau.
Mit unterschiedlichen Größen das Wichtige kennzeichnen
Eine größere Schriftart sorgt dafür, dass die Aufgabenpakete und deren Statussymbole deutlicher von den Teilaufgaben unterschieden werden können.
- Die Aufgabenpakete und deren Statussymbole erhalten Schriftgröße 12.
- Die Texte der Teilaufgaben bekommen Schriftgröße 10 – und sind damit noch gut lesbar.
- Die Ampelsymbole der Teilaufgaben verkleinere ich – sie erhalten Schriftgröße 8.
Fazit
Aufgabenpakete und Teilaufgaben sind nun auf den ersten Blick gut zu unterscheiden. Möglich wurde das mit ganz normalen Befehle wie Schriftgröße, Zellfarbe und Zeilenhöhe. Nur beim “Gliedern” der Aufgabenliste war ein Trick erforderlich: ein benutzerdefiniertes Zahlenformat, das die Texte einrückt und mit dem Aufzählungssymbol Punkt versieht.
