Starke Konkurrenz für Pivot – Wichtige Projekt-Kennzahlen auf einen Blick in einem Cockpit mit SUMMEWENNS & Jokern

Diese Woche ist Teil 2 einer Beitragsserie erschienen, die Alternativen zu Pivot-Tabellen vorstellt. Demonstriert wird dies am Beispiel der Auswertung von Projektdaten. Die Ergebnisse werden in einem Cockpit dargestellt.

Gezeigt wird, wie sich komplexe Abfragen aufbauen lassen, die mehrere Abfragekriterien miteinander kombinieren. Beispielsweise mit der seit Excel 2007 hinzugekommenen Funktion SUMMEWENNS. Hier ein Auszug aus dem Beitrag, der im Projekt Magazin (Ausgabe 17-2012) veröffentlicht wurde.

Vorschau auf das Auswertungs-Cockpit für Projekte

Bild 1: Blick auf das fertige Cockpit zur Projektauswertung – erstellt mit den Formeln SUMMEWENN, SUMMEWENNS, MITTELWERTWENNS und SUMMENPRODUKT

Wie hoch sind die Ist-Kosten in einem Quartal für eine bestimmte Abteilung?

Eine typische Fragestellung könnte lauten: Wie viel Euro wurden im 4. Quartal für EDV-Projekte ausgegeben? In diesem Fall müssen zwei Kriterien geprüft werden, bevor summiert wird: Die Abteilung und der Zeitraum (hier das Quartal).

  • Wählen Sie zunächst in dem in Bild 1 gezeigten Auswertungsbereich in Zelle B10 in der Dropdown-Liste den Eintrag “EDV”. Geben Sie rechts daneben in C10 die Zahl für das gesuchte Quartal ein – hier also eine “4”.
  • Nun kommt der Hauptteil. Markieren Sie dazu D10. Hier soll die Summe der Kosten berechnet werden, für die die Kriterien in B10 und C10 zutreffen.
  • Tippen Sie “=SU”, wählen Sie aus der angezeigten Funktionsliste den Eintrag SUMMEWENNS aus und übernehmen Sie die Funktion per Tab-Taste in die Bearbeitungsleiste.

 

Auszug aus der Tabelle mit den Projektdaten

Bild 2: Auszug aus der Tabelle mit den Projektdaten, die ausgewertet werden

  • Zur Eingabe des ersten Arguments (“Summe_Bereich”) positionieren Sie in der Datentabelle den Mauszeiger über der Spalte “Istkosten” und klicken Sie, sobald dieser sich in einen kleinen schwarzen Pfeil verwandelt. Die angezeigte Formel lautet jetzt =SUMMEWENNS(Projekte[Istkosten].
  • Setzen Sie ein Semikolon und markieren Sie auf die gleiche Weise die Spalte “Abteilung”, um das zweite Argument festzulegen (“Kriterien_Bereich1″). In der Bearbeitungsleiste steht jetzt als vorläufige Formel: =SUMMEWENNS(Projekte[Istkosten];Projekte[Abteilung].
  • Nach einem weiteren Semikolon klicken Sie auf Zelle B10. Dort steht das erste Kriterium – hier “EDV” für die zu berücksichtigende Abteilung. Die Formel lautet nun: =SUMMEWENNS(Projekte[Istkosten];Projekte[Abteilung];B10.
  • Nach einem erneuten Semikolon lassen Sie das Argument für Kriterien_Bereich2 folgen. Markieren Sie dazu wieder mit dem kleinen schwarzen Pfeil die Spalte “Quartal”. Die Formel lautet jetzt: =SUMMEWENNS(Projekte[Istkosten];Projekte[Abteilung];B10;Projekte[Quartal].
  • Fügen Sie nach einem weiteren Semikolon das Argument Kriterien2 hinzu, indem Sie auf C10 klicken, also die Zelle mit der Ziffer des gewünschten Quartals. Schließen Sie mit Enter ab. Das Ergebnis ist in dem Fall 14.000 €. Die komplette Formel lautet wie folgt:=SUMMEWENNS(Projekte[Istkosten];Projekte[Abteilung];B10;Projekte[Quartal];C10).

Die SUMMEWENNS-Formel

Bild 3: Die SUMMEWENNS-Funktion, die mehrere Auswahlkriterien beim Addieren von Werten zulässt

Weitere Abfragen im Cockpit für die Projektauswertung

Im Beitrag erfahren Sie, wie weitere typische Auswertungen auch ohne Pivot-Tabelle realisiert werden. Für die folgenden Aufgabenstellungen gibt es jeweils eine Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  • Wie viele Projekte wurden in den ersten vier Monaten von 2012 abgeschlossen?
  • Wie viele Projekte eines bestimmten Kostenstellenbereichs enden in einem Quartal und wie hoch sind die dabei angefallenen Kosten?
  • Wie hoch sind Kosten und Anzahl der Projekte, die in einem bestimmten Quartal nicht zu Ende gebracht wurden?
  • Wie hoch sind durchschnittlich die Kosten beendeter Projekte pro Abteilung?

Wer mit Pivot-Tabellen arbeitet, kann sich gut vorstellen, dass zum Beantworten dieser Fragen mehr als nur zwei, drei Mausklicks erforderlich sind.
Insofern lohnt es sich auf jeden Fall, ZÄHLENWENNS, SUMMEWENNS oder MITTELWERTWENNS auszuprobieren und einzusetzen. Werden dann noch Jokerzeichen verwendet, können Abfragen besonders flexibel definiert werden.
Besonders spannend ist übrigens die Matrixfunktion SUMMENPRODUKT. Auch hierfür liefert der Beitrag ein Beispiel aus der Praxis der Projektarbeit.

Zur Webseite vom Projekt Magazin

Den kompletten Beitrag inkl. Excel-Beispieldatei gibt es in Ausgabe 17-2012 vom Projekt Magazin.

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