Access 2010: Wie aus langen Listen mittels Kreuztabelle informative Jahres-, Monats- oder Quartalsvergleiche werden

Sind in Excel Daten für ein weiteres Jahr einzugeben, wird eine neue Spalte hinzugefügt. In Access läuft das flexibler. Sollen beispielsweise jährliche Mitgliedsbeiträge oder Umsätze pro Monat oder Reisekosten erfasst werden, wird eine Detailtabelle angelegt, in der jeder Eintrag ein eigener Datensatz ist.

Der Vorteil: Die Detailtabelle ist flexibel, denn ohne Änderung ihrer Struktur können beliebig viele Beiträge erfasst werden.
Der Nachteil: Die Detailtabelle ist weder übersichtlich, noch informativ. Beispielsweise wenn für jedes Mitglied die Beiträge der letzten drei Jahre oder die Umsätze der letzten sechs Monate oder die Reisekosten über alle vier Quartale zu vergleichen sind.

In Excel wäre eine Pivot-Tabelle das geeignete Werkzeug, um eine informative Auswertung aufzubauen. In Access sorgt eine Kreuztabelle für den Überblick.

Bild 1: Jeder Beitrag wird als einzelner Datensatz angelegt

Die Kreuztabelle sorgt für Zeilen- und Spaltenüberschriften

Um beim Beispiel der Mitgliedsbeiträge zu bleiben, lassen sich mit Hilfe einer Kreuztabelle die Beitragsjahre in Spalten gegenüberstellen.

Bild 2: Im Kreuztabellenentwurf Zeilen- und Spaltenüberschriften, Werte und Bedingungen festlegen

1. Dazu wird – wie in Bild 2 gezeigt– eine neue Abfrage erstellt und die Tabelle tblBeitraege (1) ausgewählt.
2. Der Abfragetyp wird auf Kreuztabelle (2) eingestellt.
3. Nun können die Mitgliedsnummern als Zeilenüberschriften (3),
4. die Beitragsjahre als Spaltenüberschriften (4),
5. die Beiträge als summierte Werte (5) und
6. die gewünschten Jahre als Bedingung  in der Kriterienzeile (6) gewählt werden.
   Die Bedingung für die letzten drei Jahre lautet:
   Jahr(Datum()) Oder Jahr(Datum())-1 Oder Jahr(Datum())-2

Stets auf aktuellem Stand: Gegenüberstellung der letzten drei Jahre

Das Ergebnis ist eine Gegenüberstellung der Beiträge der letzten drei Jahre wie in Bild 3 zu sehen. Sie ist dank der definierten Bedingungen immer auf dem aktuellen Stand.

Bild 3: Die stets aktuelle Gegenüberstellung der letzten drei Beitragsjahre