Kombinierte Dropdownlisten, die mitdenken: So wird die Dateneingabe in Excel noch sicherer

Dropdownlisten sind eine beliebte Möglichkeit, um eine korrekte Eingabe der Daten zu erleichtern. Eine solche Dropdownliste wird auf der Registerkarte Daten über Datenüberprüfung > Liste erstellt.

Was aber, wenn beim Eingeben der Daten mehrere Faktoren zu berücksichtigen sind?
In dem Fall lassen sich zwei Dropdownlisten miteinander kombinieren: Wird beispielsweise in der ersten Liste ein Gebäude angeklickt, erscheinen automatisch in der zweiten Liste nur noch die Räume, die zu dem gewählten Gebäude gehören.

Doch es gibt ein weiteres Szenario: Einträge, die in der ersten Dropdownliste angeklickt wurden, sollen in der zweiten Liste nicht mehr verfügbar sein. Auf diese Weise lassen sich Bereitschaftsdienste, Vertretungen oder alternative Ressourcen planen.
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WENNS: Individuell formulierte Kriterien und kein Klammer-Salat mehr beim Prüfen von mehreren Bedingungen

Wollen Sie Berechnungen mit mehreren Bedingungen durchführen, dann werden verschachtelte WENN-Funktionen schnell unübersichtlich. Fehler schleichen sich leichter ein. Mehr Übersicht bringen Verweis-Funktionen wie z. B. SVERWEIS, allerdings werden dabei die Bedingungen automatisch nach einem festen Prinzip abgearbeitet. Die neue Funktion WENNS in Excel 2016 löst diese Probleme. Sie ist für alle, die mit Excel 2016 für Office 365 arbeiten, seit Februar d. J. verfügbar.

Grenzwerte individuell abfragen und Werte zuweisen

Hier ein Beispiel für den Einsatz von WENNS: Wie im folgenden Bild gezeigt, sollen für Außendienst-Mitarbeiter Provisionen gestaffelt nach Umsatz berechnet werden.
Das Überschreiten eines Grenzwertes führt zu einem höheren Provisionssatz – wie in der farbigen Matrix rechts zu sehen.

Die Ausgangslage: Umsätze und Provisionstabelle

Die Ausgangslage: Umsätze und Provisionstabelle

 

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Per Ampelsymbol auf abweichende Texte hinweisen

Im Blogbeitrag vom 14. März habe ich gezeigt, wie sich Ampelsymbole als Warnsignal nutzen lassen, falls in einer Spalte versehentlich Texte statt Zahlen eingegeben wurden.

Natürlich gibt es genügend Fälle, da auch Texte erforderlich sind. Um zu überprüfen, ob diese korrekt eingegeben wurden, sollen im folgenden Beispiel Ampelsymbole auf Abweichungen hinweisen.

Vorschau auf die fertige Ampellösung

Auch hier ist wieder eine Prüfspalte mit Formel nötig. Sie bereitet die entsprechenden Werte auf, die dann von der Bedingten Formatierung als Basis genutzt werden.
Für die Lösung der Aufgabe stelle ich hier zwei unterschiedliche Varianten vor.

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Warnung per Ampelsymbol, wenn ein Text statt einer Zahl eingegeben wurde

Hier im Blog habe ich bereits mehrfach beschrieben, wie sich mittels Datenüberprüfung fehlerhafte Werte gleich beim Eingeben verhindern lassen.
Sind die Daten schon vorhanden, kann ein Ampelsymbol falsche Werte signalisieren. Hier im Beispiel wurden in der Spalte Wert teilweise Texte statt Zahlen eingetragen. In der Prüfspalte soll nun ein Ampelsymbol auf diesen Fehler hinweisen.

Ein Ampelsymbol soll in der Prüfspalte erscheinen, falls in der Spalte Wert ein Text eingegeben wurde

Die Lösung führt über zwei Schritte: eine Formel und die Bedingte Formatierung.

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Wichtiges sofort sehen: Die Top 5 jetzt visuell auswerten

Beim Auswerten von Daten sind immer wieder andere Aspekte wichtig. Mal geht es um die höchsten, ein anders Mal die niedrigsten Werte. Die folgende Lösung ist auf wechselnde Szenarien perfekt vorbereitet. Über das Dropdownfeld in F3 werden mit nur je zwei Mausklicks alle Werte hervorgehoben,

  • die entweder zu den obersten 5
  • oder zu untersten 5 gehören.

Vorschau auf die fertige Lösung

Für die Lösung sind ein Dropdown sowie Regeln der bedingten Formatierung einzurichten.

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Immer nur die letzten x Monate im Diagramm anzeigen

Eine Statistik wird monatlich geführt, aber im Diagramm sollen immer nur die Werte der letzten 4 oder 5 oder 6 Monate erscheinen. Wie lässt sich diese Dynamik realisieren, ohne eine separate Datenbasis für das Diagramm anlegen zu müssen? Das folgende Bild gibt eine Vorschau auf die fertige Lösung, die ohne zusätzliche Tabelle auskommt.

Vorschau auf die fertige Lösung

Die folgende Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie die Lösung aufgebaut wird.

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WORKSHOP “Access: Datenbanken produktiver nutzen” am 11.11.2015

Startmasken – Profi-Abfragen – Steuerelemente in Formularen  –
Datenaustausch mit Excel und Auswertung mit Pivot

Ihre Access-Datenbanken sollen leistungsfähiger, komfortabler und sicherer werden?
Sie wollen mehr Wissen aus Ihren Daten herausholen, keine doppelten Daten mehr führen?

Mein eintägiger Workshop vermittelt Ihnen Lösungen und das erforderliche Praxiswissen. Sie lernen zunächst, wie Sie mit Profi-Abfragen und darauf aufbauenden Formularen und Berichten Datenbanken produktiver machen.
Anschließend automatisieren Sie Abläufe mit VBA und bauen die Datenbank zu einer benutzerfreundlichen Anwendung mit Zugriffsprotokollierung aus.

TERMIN: 11. November 2015 | 9 bis 17 Uhr

ORT: Holiday Inn Fulda (hier die Links zum Hotel und zur Anreise)

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Ein intelligentes Suchfeld sorgt für den Überblick: Gesuchte Einträge in einer Liste automatisch farbig hervorheben

Wer in einer Liste nach bestimmten Einträgen sucht, kann dies über einen Filter erledigen. Der lässt sich über Strg+Umschalt+L schnell ein- und ausschalten. Was aber, wenn in einer umfangreichen Liste nicht klar ist, in welcher Spalte der gesuchte Begriff steht?

Ein Filter hat zudem zwei Nachteile: a) muss er wieder gelöscht werden und b) geht beim Filtern der Zusammenhang zu den anderen Daten verloren, was manchmal hinderlich ist.

Die folgende Lösung schafft hier Abhilfe. In das Suchfeld – hier in Zelle C1 – gebe ich den gewünschten Begriff oder auch nur einen Teil davon ein. Sofort werden alle Datensätze farbig hervorgehoben, in denen der Suchtext in einer der Spalten vorkommt. Bei Bedarf kann ich nur diese Datensätze anzeigen lassen, indem ich im Filter die Option Nach Farbe filtern wähle.

Vorschau auf die fertige Lösung

Bild 1: Im Suchfeld in C1 wird nach der Zeichenkette “mo” gesucht und im Ergebnis dessen werden automatisch alle Datensätze für den Artikel “Monitor” sowie des Bearbeiters MO farbig hervorgehoben. Wird der Suchbegriff auf “mon” erweitert, werden nur noch die Datensätze für den Artikel “Monitor” farbig unterlegt.

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Doppelte Daten schon beim Eingeben vermeiden: Mehrfachbuchung von Projektressourcen verhindern

Kann Excel helfen, die Überlastung von Mitarbeitern zu vermeiden? Dies fragte mich jüngst ein Projektleiter. Er wollte, dass Mitarbeiter schon beim Planen der Projekte nur einem Projekt zugeordnet werden können. Die Antwort lautet: Ja, das kann Excel. 
Die Abbildung unten zeigt die fertige Lösung, die mit wenig Aufwand zu erstellen ist. 

 Vorschau auf die kontrollierte Mitarbeitereingabe

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Fortlaufende Nummerierung pro Monat in Listen, die nach Datum sortiert sind

Zum Jahresende bietet sich ein Rückblick an: Über eine Viertelmillion Seitenaufrufe und mehr als 80.000 Besucher hier im Blog. Beeindruckend, doch spannender ist für mich, welche Beiträge am meisten gelesen werden.

An erster Stelle steht unangefochten das Thema nummerierte Listen (siehe Beiträge vom 21.9.2012 und  24.10.2013). Bisher ging es dabei um Lösungen, in denen die Nummerierung fortlaufend  vom Beginn bis zum Ende einer Liste geht. Doch es gibt auch Fälle, da die Nummerierung innerhalb einer Liste neu  beginnen soll. Beispielsweise

  • für jeden Monat oder für jede Warengruppe,
  • für jeden Kunden oder für jeden Außendienstmitarbeiter,
  • für jede Stadt oder für jede Region.

Dazu muss die Liste nach dem jeweiligen Kriterium sortiert sein. Hier ein Beispiel:
Auf Basis des Datums in der Spalte Beginn hat jeder Monat seine eigene Nummerierung.

Vorschau auf die fertige Lösung mit Nummerierung, die für jeden Monat neu beginnt

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