Im Beitrag vom 15. August 2013 ging es darum, mit Hilfe von Ampeln den Status von Aufgabenpaketen und Teilaufgaben übersichtlich darzustellen. Nach Einsatz der WENN-Formeln und bedingten Formate sah die Tabelle wie in Bild 1 links gezeigt aus.
Bis zur endgültigen Version waren dann noch Formatierungsarbeiten erforderlich – darunter auch einige Griffe in die Trickkiste. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Bild 1: Links die unformatierte Tabelle, rechts die visuell optimierte Übersicht
In einer Projektübersicht soll der Status der einzelnen Aufgabenpakete schnell erkennbar sein. Jedes Aufgabenpaket besteht aus Teilaufgaben, die folgende drei Zustände haben:
Bild 1 gibt eine Vorschau auf eine solche Projektübersicht. Ampelsymbole zeigen hier,
a) in welchem Zustand sich die Teilaufgaben befinden und
b) wie der Status jedes der drei Aufgabenpakete ist.
Letzterer ergibt sich aus dem schlechtesten Zustand der Teilaufgaben.
Das jeweiligen Ampelsymbole werden in zwei Schritten in die Übersicht eingebaut.
Bild 1: Vorschau auf die fertige Lösung mit Statusanzeigen im Ampel-Look
Manchmal genügt es nicht, nur in der aktiven Zelle die Zahlen tiefzustellen wie im Beitrag vom 27. Juli 2012 gezeigt. Bei mehreren chemischen Formeln in einem Arbeitsblatt wäre das recht mühsam. Daher habe ich die Routine um die in Bild 1 gezeigte Schleife erweitert.
Diese Routine stellt nun alle Zahlen tief – egal, ob in einem zusammenhängenden Bereich oder in mehreren separat liegende Zellen, die mit der Strg-Taste markiert wurden.
Für das Jahr 2013 liegen die Absatzzahlen nur bis zum aktuellen Monat vor, für 2012 hingegen sind bereits alle Monatswerte vorhanden. Wie kann nun das kumulierte Ergebnis der bisherigen Monate im Jahr 2013 mit dem entsprechenden Zeitraum des Vorjahres verglichen werden? Bild 1 zeigt diese Konstellation und rechts die Lösung.
Balanced Scorecards, Dashboards und Cockpits geben optischen Elementen in Auswertungen immer mehr Gewicht. Der Datenschnitt trägt dem Rechnung. Als visueller Filter, über den sich Listen schnell auf das Gewünschte reduzieren lassen, ist er dank leichter Bedienbarkeit auch für wenig geübter Anwender ideal. In Excel 2010 war der Datenschnitt nur auf Pivot-Tabellen anwendbar. Version 2013 hebt dies auf – der Datenschnitt lässt sich jetzt in allen Listen nutzen, die als Tabelle formatiert sind.
Bild 1 zeigt dafür ein Beispiel: Die Liste links enthält 240 Datensätze. Über die drei Datenschnitte rechts, die sich ganz einfach per Mausklick bedienen lassen, werden die Informationen zu einer Firma, zwei Produkten und zwei Regionen herausgefiltert.
Bild 1: Die Liste wird über die drei visuellen Filter leicht auf das Gewünschte reduziert
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Vergangene Woche gab es bei den Excel-Anwendertagen in Fulda wieder 50 Kurse und den gewohnt regen fachlichen Austausch. Ich war als Trainerin dabei und zeigte im Kurs ‚Produktiver Arbeiten‘ Techniken, die den Umgang mit Excel vereinfachen. Eine recht praktische Funktion war erstaunlicherweise kaum bekannt. Deshalb stelle ich sie hier vor.
Oft müssen Daten aus verschiedenen Quellen abgeglichen werden. Dazu werden die Werte in zwei Spalten nebeneinander angeordnet und verglichen. Perfekt ist es natürlich, wenn die Fälle, in denen es Unterschiede gibt, farblich gekennzeichnet werden. Dies ließe sich beispielsweise mit der Funktion IDENTISCH und einer bedingten Formatierung erledigen. Doch es geht viel einfacher und ohne jegliche Formel. Das folgende Bild zeigt die fast fertige Lösung anhand einer Liste mit Telefonnummern
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Meine Blogbeiträge zum Einsatz von Ampeln und Symbolen werden besonders oft gelesen. Jüngst gab es diese Frage: Lassen sich Listen auch nach Ampeln und Symbolen sortieren? Und zwar sollen oben die Aufgaben stehen, die dringend oder in Bearbeitung sind – zu erkennen am roten Fähnchen oder am gelben Kreis. Dann sollen die Aufgaben folgen, die offen oder fertig sind – symbolisiert mit einem weißen Kreis und einem grünen Häkchen.
Bild 1 zeigt links die unsortierte und rechts die nach Symbolen sortierte Liste.
Bild 1: Aufgaben, die dringend und in Bearbeitung sind, sollen ganz oben erscheinen
Zum Sortieren der Symbole in der geforderten Reihenfolge, gibt es zwei Varianten.
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Wie lassen sich alle Zeilen und Spalten zuverlässig und mit möglichst wenig Aufwand einblenden? So lautete kürzlich die Frage in einem meiner Excel-Seminare.
Vor allem wenn mehrere Anwender an umfangreichen Excel-Tabellen arbeiten, besteht die Gefahr, Daten zu übersehen. Denn jeder setzt andere Prioritäten und blendet der Übersichtlichkeit halber hier und da Zeilen und/oder Spalten aus.
Das folgende kleine Makro schafft Abhilfe. Es gibt den Anwendern umfangreicher Excel-Tabellen das gute Gefühl, nichts zu übersehen.
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Wenn ich immer wieder die gleichen Arbeitsmappen und Ordner verwende, möchte ich natürlich möglichst schnell auf diese zugreifen können. Bis Excel 2003 gab es zu diesem Zweck im Datei-Menü ganz unten die Liste der zuletzt verwendeten Mappen. Ein Klick reichte, um eine dieser Mappen zu öffnen – und zwar ohne dass ich vorher umständlich in Laufwerken und Ordnern suchen musste.
Ab Excel 2007 lässt sich die Anzahl der Mappen, die unter Zuletzt verwendet erscheinen, bis auf maximal 50 erhöhen. Viel wichtiger aber: Die Mappen, die ich oft brauche, hefte ich dauerhaft ganz oben in der Liste der zuletzt verwendeten Mappen an. Ab Excel 2010 ist das auch für Ordner möglich.
Und wie sieht das in Version 2013 aus? Beim Schreiben von Kapitel 2 für das neue Excel-Handbuch stellte ich fest: Microsoft hat wieder einiges geändert. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Zugriff auf Mappen und Ordner im neuen Excel beschleunigen lässt.
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Im Beitrag vom 16. Februar hatte ich gezeigt, wie sich ohne tiefere Programmkenntnis per Schnellanalyse ganz einfach passende Diagramme erstellen lassen. Doch die Schnellanalyse kann deutlich mehr: Sie erzeugt Diagramme, die mitdenken, wenn ich neben Zahlenwerten auch noch nichtnumerische Werte markiere.
In Bild 1 ist das gut zu sehen: Jedem Ort ist ein Wert und eine Region zugeordnet. Die Schnellanalyse sorgt nun dafür, dass die Werte nach Regionen gruppiert werden. So kann ich entweder auswerten lassen, wie viele Orte in jeder der drei Regionen liegen (Anzahl) oder den Gesamtbetrag für jede Region addieren lassen (Summe). Und das, ohne dass ich zuvor mit ZÄHLENWENN oder SUMMEWENN diese Werte erst berechnen müsste.
Bild 1: Die Schnellanalyse wertet die Daten per Diagramm aus – hier nach Regionen
Die Schnellanalyse erledigt die gruppierte Auswertung der Daten über eine Pivot-Tabelle, der automatisch ein Diagramm zugeordnet wird. Das Ganze dauert nicht länger als 10 Sekunden und die Schritte sind komplett visuell nachvollziehbar. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung.
