Beim Auswerten von Daten sind immer wieder andere Aspekte wichtig. Mal geht es um die höchsten, ein anders Mal die niedrigsten Werte. Die folgende Lösung ist auf wechselnde Szenarien perfekt vorbereitet. Über das Dropdownfeld in F3 werden mit nur je zwei Mausklicks alle Werte hervorgehoben,
Für die Lösung sind ein Dropdown sowie Regeln der bedingten Formatierung einzurichten.
Eine Statistik wird monatlich geführt, aber im Diagramm sollen immer nur die Werte der letzten 4 oder 5 oder 6 Monate erscheinen. Wie lässt sich diese Dynamik realisieren, ohne eine separate Datenbasis für das Diagramm anlegen zu müssen? Das folgende Bild gibt eine Vorschau auf die fertige Lösung, die ohne zusätzliche Tabelle auskommt.
Die folgende Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie die Lösung aufgebaut wird.
Startmasken – Profi-Abfragen – Steuerelemente in Formularen –
Datenaustausch mit Excel und Auswertung mit Pivot
Ihre Access-Datenbanken sollen leistungsfähiger, komfortabler und sicherer werden?
Sie wollen mehr Wissen aus Ihren Daten herausholen, keine doppelten Daten mehr führen?
Mein eintägiger Workshop vermittelt Ihnen Lösungen und das erforderliche Praxiswissen. Sie lernen zunächst, wie Sie mit Profi-Abfragen und darauf aufbauenden Formularen und Berichten Datenbanken produktiver machen.
Anschließend automatisieren Sie Abläufe mit VBA und bauen die Datenbank zu einer benutzerfreundlichen Anwendung mit Zugriffsprotokollierung aus.
TERMIN: 11. November 2015 | 9 bis 17 Uhr
ORT: Holiday Inn Fulda (hier die Links zum Hotel und zur Anreise)
Wer in einer Liste nach bestimmten Einträgen sucht, kann dies über einen Filter erledigen. Der lässt sich über Strg+Umschalt+L schnell ein- und ausschalten. Was aber, wenn in einer umfangreichen Liste nicht klar ist, in welcher Spalte der gesuchte Begriff steht?
Ein Filter hat zudem zwei Nachteile: a) muss er wieder gelöscht werden und b) geht beim Filtern der Zusammenhang zu den anderen Daten verloren, was manchmal hinderlich ist.
Die folgende Lösung schafft hier Abhilfe. In das Suchfeld – hier in Zelle C1 – gebe ich den gewünschten Begriff oder auch nur einen Teil davon ein. Sofort werden alle Datensätze farbig hervorgehoben, in denen der Suchtext in einer der Spalten vorkommt. Bei Bedarf kann ich nur diese Datensätze anzeigen lassen, indem ich im Filter die Option Nach Farbe filtern wähle.
Bild 1: Im Suchfeld in C1 wird nach der Zeichenkette “mo” gesucht und im Ergebnis dessen werden automatisch alle Datensätze für den Artikel “Monitor” sowie des Bearbeiters MO farbig hervorgehoben. Wird der Suchbegriff auf “mon” erweitert, werden nur noch die Datensätze für den Artikel “Monitor” farbig unterlegt.
Kann Excel helfen, die Überlastung von Mitarbeitern zu vermeiden? Dies fragte mich jüngst ein Projektleiter. Er wollte, dass Mitarbeiter schon beim Planen der Projekte nur einem Projekt zugeordnet werden können. Die Antwort lautet: Ja, das kann Excel.
Die Abbildung unten zeigt die fertige Lösung, die mit wenig Aufwand zu erstellen ist.
Zum Jahresende bietet sich ein Rückblick an: Über eine Viertelmillion Seitenaufrufe und mehr als 80.000 Besucher hier im Blog. Beeindruckend, doch spannender ist für mich, welche Beiträge am meisten gelesen werden.
An erster Stelle steht unangefochten das Thema nummerierte Listen (siehe Beiträge vom 21.9.2012 und 24.10.2013). Bisher ging es dabei um Lösungen, in denen die Nummerierung fortlaufend vom Beginn bis zum Ende einer Liste geht. Doch es gibt auch Fälle, da die Nummerierung innerhalb einer Liste neu beginnen soll. Beispielsweise
Dazu muss die Liste nach dem jeweiligen Kriterium sortiert sein. Hier ein Beispiel:
Auf Basis des Datums in der Spalte Beginn hat jeder Monat seine eigene Nummerierung.
Im Beitrag vom 9. Juli d. J. hatte ich gezeigt, wie sich Datensätze optisch hervorheben lassen, die in mehreren Spalten gleiche Einträge haben. Oft ist es aber besser, solche Dubletten schon im Vorfeld, also bei der Eingabe der Daten, gar nicht erst zuzulassen.
Hier ein Beispiel: In folgender Liste darf in Spalte C zwar der gleiche Fehlercode eingegeben werden, nicht aber, wenn es bei anderen Datensätzen in Spalte A und B bereits identische Einträge gibt.
Arbeiten mehrere Personen an einer Liste oder werden Daten aus Fremdsystemen importiert, erhöht sich das Risiko, dass Datensätze mehrfach vorkommen. Excel bietet zwar die Befehlsfolge Daten – Duplikate entfernen, aber was dabei passiert, lässt sich nur zum Teil kontrollieren. Daher ziehen es viele Anwender vor, zunächst alle mehrfach vorkommenden Datensätze kenntlich zu machen. Dafür gibt es in Excel eine vorgefertigte Regel (Start – Bedingte Formatierung – Regeln zum Hervorheben von Zellen – Doppelte Werte). Doch sie hat einen Nachteil: Sie untersucht stets nur EINE Spalte nach identischen Daten.
Muss jedoch – wie im Beispiel in Bild 1 – überprüft werden, ob GLEICHZEITIG in MEHREREN Spalten identische Daten stehen, ist ein anderer Lösungsweg erforderlich.
Hier führt eine Bedingte Formatierung in Verbindung mit ZÄHLENWENNS zum Ziel.
Bild 1: Links die Ausgangsliste, rechts sind die Datensätze gekennzeichnet, die in den drei Spalten „Systemnr.“, „Von“ sowie „Fehlercode“ mehr als einmal vorkommen
Wer schnell Überblick über den aktuellen Status braucht, greift in Excel gern auf Ampelsymbole zurück. Hier ein Beispiel für Planung und Vertragscontrolling. Es geht darum, auslaufende Verträge im Blick zu behalten und deren Verlängerung bzw. Neuabschluss terminlich zu steuern. Drei Zustände sollen optisch „überwacht“ werden:
Bild 1 zeigt die fertige Lösung. Sie kommt ganz ohne Zusatztabelle aus, wenn das aktuelle Datum in einer Zelle (hier F1) mit der Formel =HEUTE() hinterlegt wird.
Über die Bedingte Formatierung wird dann für die Terminliste eine benutzerdefinierte Ampel-Regel aufgebaut, die das Datum in Zelle F1 zur Grundlage nimmt und die gewünschte Frist (hier 90 Tage) addiert.
Das Thema Diagramme ist ein Dauerbrenner. Neulich fragte eine Kursteilnehmerin,
wie sie bei einem Säulendiagramm zu lange Ortsbezeichnungen an der horizontalen
Achse in den Griff bekäme. In der Datentabelle dürfe sie die Bezeichnungen
nicht abkürzen. Daher sehe ihr Diagramm schrecklich und unkorrekt aus (Bild 1).
Bild 1: Das Diagramm hat unten an der horizontalen Achse gleich zwei Mängel
Das Problem lässt sich mit wenigen Handgriffen beheben.
