Excel 2013: Tipps, mit denen sich oft gebrauchte Mappen und Ordner schneller öffnen und speichern lassen

Wenn ich immer wieder die gleichen Arbeitsmappen und Ordner verwende, möchte ich natürlich möglichst schnell auf diese zugreifen können. Bis Excel 2003 gab es zu diesem Zweck im Datei-Menü ganz unten die Liste der zuletzt verwendeten Mappen. Ein Klick reichte, um eine dieser Mappen zu öffnen –  und zwar ohne dass ich vorher umständlich in Laufwerken und Ordnern suchen musste.

Ab Excel 2007 lässt sich die Anzahl der Mappen, die unter Zuletzt verwendet erscheinen, bis auf maximal 50 erhöhen. Viel wichtiger aber: Die Mappen, die ich oft brauche, hefte ich dauerhaft ganz oben in der Liste der zuletzt verwendeten Mappen an. Ab Excel 2010 ist das auch für Ordner möglich.

Und wie sieht das in Version 2013 aus? Beim Schreiben von Kapitel 2 für das neue Excel-Handbuch stellte ich fest: Microsoft hat wieder einiges geändert. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Zugriff auf Mappen und Ordner im  neuen Excel beschleunigen lässt.
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Excel 2013: Per Schnellanalyse zum intelligenten Diagramm – ohne jegliche Pivot-Kenntnisse

Im Beitrag vom 16. Februar hatte ich gezeigt, wie sich ohne tiefere Programmkenntnis per Schnellanalyse ganz einfach passende Diagramme erstellen lassen. Doch die Schnellanalyse kann deutlich mehr: Sie erzeugt Diagramme, die mitdenken, wenn ich neben Zahlenwerten auch noch nichtnumerische Werte markiere.

In Bild 1 ist das gut zu sehen: Jedem Ort ist ein Wert und eine Region zugeordnet. Die Schnellanalyse sorgt nun dafür, dass die Werte nach Regionen gruppiert werden. So kann ich entweder auswerten lassen, wie viele Orte in jeder der drei Regionen liegen (Anzahl) oder den Gesamtbetrag für jede Region addieren lassen (Summe). Und das, ohne dass ich zuvor mit ZÄHLENWENN oder SUMMEWENN diese Werte erst berechnen müsste.

Links die Ausgangstabelle und rechts zwei mögliche Pivot-Diagramme

Bild 1: Die Schnellanalyse wertet die Daten per Diagramm aus – hier nach Regionen

Die Schnellanalyse erledigt die gruppierte Auswertung der Daten über eine Pivot-Tabelle, der automatisch ein Diagramm zugeordnet wird. Das Ganze dauert nicht länger als 10 Sekunden und die Schritte sind komplett visuell nachvollziehbar. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung.

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Excel 2013: Passende Diagramme per Schnellanalyse erzeugen

Wer kennt das nicht: Das Zahlenmaterial ist vorhanden, nun soll es schnell noch treffend visualisiert werden. Doch welcher Diagrammtyp eignet sich? Diese Frage stellt sich ab Excel 2013 nicht mehr. Denn die Auswahl des passenden Diagramms erfolgt nun wie das Blättern im Katalog – inklusive Livevorschau. Hier ein Beispiel, bei dem wenige Mausklicks reichen, um die richtige (Diagramm-)Entscheidung zu treffen. Ohne wissen zu müssen, wie überhaupt ein Diagramm angelegt wird oder welche Diagrammtypen es gibt. Die Funktion Schnellanalyse macht’s möglich.

Vier der von Excel 2013 angebotenen Diagrammvarianten

Bild 1: Excel 2013 macht die Diagrammauswahl wirklich leicht, indem es zu jedem der verfügbaren Diagrammtypen gleich eine Vorschau liefert

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Excel 2013: Mit kumulierten Summen stets den aktuellen Stand für das laufende Jahr im Blick

Im ersten Beispiel zur Schnellanalyse war zu sehen, wie sich am Ende einer Spalte oder einer Zeile prozentuale Anteile ohne Eingabe einer Formel ermitteln lassen.

In diesem Beitrag zeige ich, wie sich Zeile für Zeile die kumulierten Werte bilden lassen. Auch hier wieder, ohne eine Vielzahl von Formeln zu bemühen. Früher hätte ich das mit einer Summenformel gelöst, deren Bereichsangabe aus absoluten und relativen Bezügen besteht. Auch die Funktion Bereich.Verschieben wäre möglicherweise noch ins Spiel gekommen. Dank Schnellanalyse löse ich das nun mit ein paar Mausklicks.

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Excel 2013: Die extrem nützliche Funktion Schnellanalyse

Excel_2013-Handbuch_3cm_hochOffice 2013 ist auf dem Markt. Damit beginnt mein nächstes Projekt: Mitarbeit am Excel 2013-Handbuch von Microsoft Press. Eine besonders nützliche Neuerung in Excel 2013 heißt  Schnellanalyse. Sie macht es auch wenig geübten Excel-Anwendern leicht, vorzeigbare Resultate zu produzieren. Ob Berechnung, Diagramm, Ampel oder gar Pivot-Tabelle und Pivot-Diagramm – per Schnellanalyse ist das fix erledigt. Ohne tiefere Kenntnis der einzelnen Befehle, ja sogar ohne eine Formel eingeben zu müssen. Die folgende Übersicht zeigt, bei welchen Arbeiten die Schnellanalyse wertvolle und vor allem zeitsparende Unterstützung gibt.

Übersicht, bei welchen Aufgaben die Schnellanalyse Unterstützung gibt

Bild 1: Übersicht, was die Funktion Schnellanalyse leistet

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Excel: Wenn das Filtern nach Farbe nicht ausreicht, hilft ein kleiner Trick

Wenn ich in Excel-Kursen zeige, wie aus einer einfachen Datenliste eine »intelligente« Tabelle wird und welche Vorteile dies beim Filtern, Sortieren und Berechnen bringt, staunen die Teilnehmer. Erst recht, wenn ich den Farbfilter demonstriere. Kürzlich kam die Frage auf, ob auch nach mehreren Farben gefiltert werden kann. Im Prinzip nein, aber mit einem Trick lassen sich alle Datensätze mit einer Farbkennzeichnung ganz oben in der Tabelle anzeigen und so sind auf einen Blick beispielsweise alle »Problemfälle« zu sehen.

Wie lassen sich die farbig markierten Datensätze auf einen Blick erfassen?

Bild 1: Links die Ausgangstabelle und rechts das Ergebnis, das alle farbig gekennzeichneten Datensätze zusammenfasst; in der Mitte die unbrauchbaren Resultate des Farbfilters

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Fehlermeldung beim Umstellen auf Access 2010 beheben

Neulich berichtete eine Kursteilnehmerin, dass ihre alte Access-Datenbank beim Öffnen stets mehrere Fehlermeldungen anzeigt. Und zwar erscheinen die Meldungen, seitdem ihr Computer auf Office 2010 umgestellt wurde.

Fehlermeldung Teil 1 beim Öffnen einer Datenbank aus einer älteren Access-Version

Bild 1: Dies ist die erste Fehlermeldung, die beim Öffnen der Datenbank aus einer älteren Access-Version erscheint. Aber nach einem Klick auf OK …

  • Die erste Fehlermeldung (Bild 1) signalisiert einen fehlenden oder falschen Verweis auf eine Datei. Das nimmt man einfach zur Kenntnis.
  • Nach einem Klick auf OK wird es noch rätselhafter. Denn nun landet man direkt in der VBA-Umgebung (Bild 2) und erhält den Hinweis auf einen Fehler beim Kompilieren.

Normale Access-Anwender dürften an der Stelle aussteigen und sind sich zurecht keinerlei Schuld bewusst. Denn bis vor Kurzem (also noch in der alten Access-Version) funktionierte die Access-Datenbank wunderbar und klaglos. Woran liegt es also?

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Keine Angst vor Pivot – Projektkennzahlen flexibel auswerten

Vor wenigen Tagen erschien im Projekt MagazinTeil 1 meines Beitrags zum Einsatz von Pivot-Tabellen. Er zeigt, wie diese aufgebaut, angepasst und mit Filtern ausgestattet werden. Pivot-Tabellen und -Diagramme sind dank ihrer Flexibilität das perfekte Tool, wenn Informationen unter verschiedenen Blickwinkeln analysiert und zu kompakten Auswertungen  verdichtet werden sollen – ganz ohne Eingabe von Formeln. Hier eine kurze bildhafte Übersicht der Vorteile der Pivot-Funktion in Excel.

Die Vorteile der Pivot-Funktion in Excel

Wie das Aufbauen und Anpassen einer Pivot-Tabelle funktionieren, lässt sich natürlich am besten an einem konkreten Beispiel nachvollziehen.

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Wie ist die Zahlungsmoral? Ein kleines Info-Cockpit in Excel gibt den Überblick

Im letzten Blogbeitrag habe ich den Einsatz von Ampeln zum Überwachen des Zahlungseingangs vorgestellt. Diese Lösung soll nun durch ein Mini-Cockpit erweitert werden, das die Gesamtbeträge der pünktlich und zu spät gezahlten Rechnungen zeigt.

Das Mini-Cockpit mit dem kumulierten Zahlungsstatus

Bild 1: Rot umrandet das Mini-Cockpit mit dem kumulierten Zahlungsstatus

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Pünktlich oder zu spät überwiesen? Den Zahlungseingang für Rechnungen mit Ampelsymbolen überwachen

Lässt sich der Status pünktlich bezahlter und zu spät beglichener Rechnungen mit roten und grünen Ampelsymbolen dokumentieren? Diese Frage stellte ein Blogleser. Dass dies geht, zeigt folgende Abbildung.

Vorschau auf die fertige Lösung: Der Rechnungsstatus per Ampel

Bild 1: Pünktliche und zu spät eingegangene Zahlungen sind per Ampel schnell zu erkennen

Durch die Ergebniszeilen erhält die Ampel zusätzliche Aussagekraft:

  • Rot, wenn es mehr verspätet als rechtzeitig bezahlte Rechnungen gibt.
  • Grün, wenn die Mehrzahl der Rechnungen pünktlich bezahlt wurden.
  • Kein Symbol, falls die Anzahl zu spät und pünktlich bezahlter Rechnungen gleich ist.

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