Probleme bei der Datumsgruppierung in Pivot-Tabellen vermeiden

Wer in Excel 2016 ein Datumsfeld in seine Pivot-Tabelle einbaut, erhält automatisch eine Gruppierung nach Jahren, Quartalen und Monaten, wie folgendes Video zeigt.

Doch was, wenn diese Art der Gruppierung gar nicht gebraucht wird?
Was, wenn die Ergebnisse nach Jahren und Quartalen gruppiert werden sollen?
Oder nach Jahren und Monaten? Geht auch eine Gruppierung nach Tagen?

Antworten auf diese Fragen sowie Tipps, wie sich ein zusätzlicher Pivot-Cache vermeiden lässt, gebe ich in einem Beitrag im Blog von office-kompetenz.  Hier geht’s zum Beitrag: Excel 2016: Automatische Datumsgruppierung in Pivot – So funktioniert es problemlos.

2 Spalten nach einem bestimmten Zeichen abgleichen in Excel

Wird neue Software eingeführt, ändert sich mitunter auch die Systematik der Nummern für Artikel, Kunden usw. Zeichenfolgen werden umgestellt, gekürzt oder erweitert. Sollen dann alte und neue Nummern abgeglichen werden, ist das in Excel mit wenigen Handgriffen erledigt. Hier eine Aufgabenstellung, die mir kürzlich zuging:

  • Geprüft werden soll, ob ein bestimmtes Zeichen aus Spalte B auch in Spalte C vorkommt. Hier im Beispiel geht es um die Ziffer 3.
  • In Spalte B steht sie an 6. Stelle, in Spalte C hingegen muss sie an 8. Stelle vorkommen.
  • Trifft das nicht zu, soll diese Abweichung in Spalte C gekennzeichnet werden.

Hier eine Vorschau auf die fertige Lösung. In 5 Fällen gibt es eine Abweichung.

Für diesen Abgleich wird die Funktion TEIL mit der Bedingten Formatierung kombiniert.

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Mehr aus einer Pivot-Auswertung herausholen mit »Diskrete Anzahl«

Kürzlich erhielt ich die Anfrage, wie in einer Pivot-Tabelle mehrfach vorkommende Informationen nur EINMAL gezählt werden können.
Die Datenbasis für die Pivot-Tabelle ist wie unten gezeigt aufgebaut. Für verschiedene Veranstaltungen werden die teilnehmenden Personen und deren Firmen aufgelistet.

Nun soll ausgewertet werden, wie viele verschiedene Firmen an jedem Event teilgenommen haben.
Die Lösung führt über das Erstellen einer Pivot-Tabelle, deren Quelldaten dem Datenmodell hinzugefügt wurden.

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2 Tipps für weniger Ärger mit Excel beim Seriendruck in Word

Im Juni bei den Office-Kompetenztagen in Fulda gab es bei meinen Seriendruck-Kursen zwei spannende Fragen aus der Praxis:

1) Wie lassen sich Euro-Beträge, die in Excel korrekt als Währung angezeigt werden, auch beim Seriendruck in Word richtig darstellen? Dort fehlen nämlich das Tausendertrennzeichen, das Komma und zwei Dezimalstellen sowie das €-Zeichen.

2) Wie werden Prozentwerte, die aus Excel übernommen werden, in Word wie gewünscht dargestellt? Sie erscheinen zunächst recht ungewöhnlich, z. B. 6,5 % als 6,5000000000000002E-2 oder 17,5 % als 0,17499999999999999.

Wie sich beide Praxisproblemen lösen lassen, erkläre ich in folgenden Blogbeiträgen:

https://www.office-kompetenz.de/word-seriendruck-euro-betraege-aus-excel-korrekt-anzeigen/

https://www.office-kompetenz.de/word-seriendruck-prozentwerte-aus-excel-korrekt-anzeigen/

Kombinierte Dropdownlisten, die mitdenken: So wird die Dateneingabe in Excel noch sicherer

Dropdownlisten sind eine beliebte Möglichkeit, um eine korrekte Eingabe der Daten zu erleichtern. Eine solche Dropdownliste wird auf der Registerkarte Daten über Datenüberprüfung > Liste erstellt.

Was aber, wenn beim Eingeben der Daten mehrere Faktoren zu berücksichtigen sind?
In dem Fall lassen sich zwei Dropdownlisten miteinander kombinieren: Wird beispielsweise in der ersten Liste ein Gebäude angeklickt, erscheinen automatisch in der zweiten Liste nur noch die Räume, die zu dem gewählten Gebäude gehören.

Doch es gibt ein weiteres Szenario: Einträge, die in der ersten Dropdownliste angeklickt wurden, sollen in der zweiten Liste nicht mehr verfügbar sein. Auf diese Weise lassen sich Bereitschaftsdienste, Vertretungen oder alternative Ressourcen planen.
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WENNS: Individuell formulierte Kriterien und kein Klammer-Salat mehr beim Prüfen von mehreren Bedingungen

Wollen Sie Berechnungen mit mehreren Bedingungen durchführen, dann werden verschachtelte WENN-Funktionen schnell unübersichtlich. Fehler schleichen sich leichter ein. Mehr Übersicht bringen Verweis-Funktionen wie z. B. SVERWEIS, allerdings werden dabei die Bedingungen automatisch nach einem festen Prinzip abgearbeitet. Die neue Funktion WENNS in Excel 2016 löst diese Probleme. Sie ist für alle, die mit Excel 2016 für Office 365 arbeiten, seit Februar d. J. verfügbar.

Grenzwerte individuell abfragen und Werte zuweisen

Hier ein Beispiel für den Einsatz von WENNS: Wie im folgenden Bild gezeigt, sollen für Außendienst-Mitarbeiter Provisionen gestaffelt nach Umsatz berechnet werden.
Das Überschreiten eines Grenzwertes führt zu einem höheren Provisionssatz – wie in der farbigen Matrix rechts zu sehen.

Die Ausgangslage: Umsätze und Provisionstabelle

Die Ausgangslage: Umsätze und Provisionstabelle

 

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Per Ampelsymbol auf abweichende Texte hinweisen

Im Blogbeitrag vom 14. März habe ich gezeigt, wie sich Ampelsymbole als Warnsignal nutzen lassen, falls in einer Spalte versehentlich Texte statt Zahlen eingegeben wurden.

Natürlich gibt es genügend Fälle, da auch Texte erforderlich sind. Um zu überprüfen, ob diese korrekt eingegeben wurden, sollen im folgenden Beispiel Ampelsymbole auf Abweichungen hinweisen.

Vorschau auf die fertige Ampellösung

Auch hier ist wieder eine Prüfspalte mit Formel nötig. Sie bereitet die entsprechenden Werte auf, die dann von der Bedingten Formatierung als Basis genutzt werden.
Für die Lösung der Aufgabe stelle ich hier zwei unterschiedliche Varianten vor.

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Warnung per Ampelsymbol, wenn ein Text statt einer Zahl eingegeben wurde

Hier im Blog habe ich bereits mehrfach beschrieben, wie sich mittels Datenüberprüfung fehlerhafte Werte gleich beim Eingeben verhindern lassen.
Sind die Daten schon vorhanden, kann ein Ampelsymbol falsche Werte signalisieren. Hier im Beispiel wurden in der Spalte Wert teilweise Texte statt Zahlen eingetragen. In der Prüfspalte soll nun ein Ampelsymbol auf diesen Fehler hinweisen.

Ein Ampelsymbol soll in der Prüfspalte erscheinen, falls in der Spalte Wert ein Text eingegeben wurde

Die Lösung führt über zwei Schritte: eine Formel und die Bedingte Formatierung.

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Wichtiges sofort sehen: Die Top 5 jetzt visuell auswerten

Beim Auswerten von Daten sind immer wieder andere Aspekte wichtig. Mal geht es um die höchsten, ein anders Mal die niedrigsten Werte. Die folgende Lösung ist auf wechselnde Szenarien perfekt vorbereitet. Über das Dropdownfeld in F3 werden mit nur je zwei Mausklicks alle Werte hervorgehoben,

  • die entweder zu den obersten 5
  • oder zu untersten 5 gehören.

Vorschau auf die fertige Lösung

Für die Lösung sind ein Dropdown sowie Regeln der bedingten Formatierung einzurichten.

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Immer nur die letzten x Monate im Diagramm anzeigen

Eine Statistik wird monatlich geführt, aber im Diagramm sollen immer nur die Werte der letzten 4 oder 5 oder 6 Monate erscheinen. Wie lässt sich diese Dynamik realisieren, ohne eine separate Datenbasis für das Diagramm anlegen zu müssen? Das folgende Bild gibt eine Vorschau auf die fertige Lösung, die ohne zusätzliche Tabelle auskommt.

Vorschau auf die fertige Lösung

Die folgende Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie die Lösung aufgebaut wird.

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