Monatsgenaue Auswertung: Variable Bereiche vergleichbar machen mit der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN

Für das Jahr 2013 liegen die Absatzzahlen nur bis zum aktuellen Monat vor, für 2012 hingegen sind bereits alle Monatswerte vorhanden. Wie kann nun das kumulierte Ergebnis der bisherigen Monate im Jahr 2013 mit dem entsprechenden Zeitraum des Vorjahres verglichen werden? Bild 1 zeigt diese Konstellation und rechts die Lösung.

Vorschau auf die fertige Lösung

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Filtern wird noch komfortabler: Datenschnitt in Excel 2013 nicht mehr nur auf Pivot-Tabellen beschränkt

Balanced Scorecards, Dashboards und Cockpits geben optischen Elementen in Auswertungen immer mehr Gewicht. Der Datenschnitt trägt dem Rechnung. Als visueller Filter, über den sich Listen schnell auf das Gewünschte reduzieren lassen, ist er dank leichter Bedienbarkeit  auch für wenig geübter Anwender ideal. In Excel 2010 war der Datenschnitt nur auf Pivot-Tabellen anwendbar. Version 2013 hebt dies auf – der Datenschnitt lässt sich jetzt in allen Listen nutzen, die als Tabelle formatiert sind.

Bild 1 zeigt dafür ein Beispiel: Die Liste links enthält 240 Datensätze. Über die drei Datenschnitte rechts, die sich ganz einfach per Mausklick bedienen lassen, werden die Informationen zu einer Firma, zwei Produkten und zwei Regionen herausgefiltert.

Vorschau auf die fertige Lösung mit drei Datenschnitten

Bild 1: Die Liste wird über die drei visuellen Filter leicht auf das Gewünschte reduziert
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Inhalte von Spalten und Zeilen vergleichen ganz ohne Formel

Vergangene Woche gab es bei den Excel-Anwendertagen in Fulda wieder 50 Kurse und den gewohnt regen fachlichen Austausch. Ich war als Trainerin dabei und zeigte im Kurs ‚Produktiver Arbeiten‘ Techniken, die den Umgang mit Excel vereinfachen. Eine recht praktische Funktion war erstaunlicherweise kaum bekannt. Deshalb stelle ich sie hier vor.

Die Aufgabe: Informationen aus zwei Quellen abgleichen

Oft müssen Daten aus verschiedenen Quellen abgeglichen werden. Dazu werden die Werte in zwei Spalten nebeneinander angeordnet und verglichen. Perfekt ist es natürlich, wenn die Fälle, in denen es Unterschiede gibt, farblich gekennzeichnet werden. Dies ließe sich beispielsweise mit der Funktion IDENTISCH und einer bedingten Formatierung erledigen. Doch es geht viel einfacher und ohne  jegliche Formel. Das folgende Bild zeigt die fast fertige Lösung anhand einer Liste mit Telefonnummern
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Status auf einen Blick: Eine Liste nach Symbolen sortieren

Meine Blogbeiträge zum Einsatz von Ampeln und Symbolen werden besonders oft gelesen. Jüngst gab es diese Frage: Lassen sich Listen auch nach Ampeln und Symbolen sortieren? Und zwar sollen oben die Aufgaben stehen, die dringend oder in Bearbeitung sind – zu erkennen am roten Fähnchen oder am gelben Kreis. Dann sollen die Aufgaben folgen, die offen oder fertig sind – symbolisiert mit einem weißen Kreis und einem grünen Häkchen.
Bild 1 zeigt links die unsortierte und rechts die nach Symbolen sortierte Liste.

Von der unsortierten zu der nach Symbolen sortierten Liste

Bild 1: Aufgaben, die dringend und in Bearbeitung sind, sollen ganz oben erscheinen

Zum Sortieren der Symbole in der geforderten Reihenfolge, gibt es zwei Varianten.
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Excel-VBA: Per Makro alle Zeilen und Spalten in einem Arbeitsblatt zuverlässig einblenden

Wie lassen sich alle Zeilen und Spalten zuverlässig und mit möglichst wenig Aufwand einblenden? So lautete kürzlich die Frage in einem meiner Excel-Seminare.

Vor allem wenn mehrere Anwender an umfangreichen Excel-Tabellen arbeiten, besteht die Gefahr, Daten zu übersehen. Denn jeder setzt andere Prioritäten und blendet der Übersichtlichkeit halber hier und da Zeilen und/oder Spalten aus.

Das folgende kleine Makro schafft Abhilfe. Es gibt den Anwendern umfangreicher Excel-Tabellen das gute Gefühl, nichts zu übersehen.
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Excel 2013: Tipps, mit denen sich oft gebrauchte Mappen und Ordner schneller öffnen und speichern lassen

Wenn ich immer wieder die gleichen Arbeitsmappen und Ordner verwende, möchte ich natürlich möglichst schnell auf diese zugreifen können. Bis Excel 2003 gab es zu diesem Zweck im Datei-Menü ganz unten die Liste der zuletzt verwendeten Mappen. Ein Klick reichte, um eine dieser Mappen zu öffnen –  und zwar ohne dass ich vorher umständlich in Laufwerken und Ordnern suchen musste.

Ab Excel 2007 lässt sich die Anzahl der Mappen, die unter Zuletzt verwendet erscheinen, bis auf maximal 50 erhöhen. Viel wichtiger aber: Die Mappen, die ich oft brauche, hefte ich dauerhaft ganz oben in der Liste der zuletzt verwendeten Mappen an. Ab Excel 2010 ist das auch für Ordner möglich.

Und wie sieht das in Version 2013 aus? Beim Schreiben von Kapitel 2 für das neue Excel-Handbuch stellte ich fest: Microsoft hat wieder einiges geändert. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Zugriff auf Mappen und Ordner im  neuen Excel beschleunigen lässt.
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Excel 2013: Per Schnellanalyse zum intelligenten Diagramm – ohne jegliche Pivot-Kenntnisse

Im Beitrag vom 16. Februar hatte ich gezeigt, wie sich ohne tiefere Programmkenntnis per Schnellanalyse ganz einfach passende Diagramme erstellen lassen. Doch die Schnellanalyse kann deutlich mehr: Sie erzeugt Diagramme, die mitdenken, wenn ich neben Zahlenwerten auch noch nichtnumerische Werte markiere.

In Bild 1 ist das gut zu sehen: Jedem Ort ist ein Wert und eine Region zugeordnet. Die Schnellanalyse sorgt nun dafür, dass die Werte nach Regionen gruppiert werden. So kann ich entweder auswerten lassen, wie viele Orte in jeder der drei Regionen liegen (Anzahl) oder den Gesamtbetrag für jede Region addieren lassen (Summe). Und das, ohne dass ich zuvor mit ZÄHLENWENN oder SUMMEWENN diese Werte erst berechnen müsste.

Links die Ausgangstabelle und rechts zwei mögliche Pivot-Diagramme

Bild 1: Die Schnellanalyse wertet die Daten per Diagramm aus – hier nach Regionen

Die Schnellanalyse erledigt die gruppierte Auswertung der Daten über eine Pivot-Tabelle, der automatisch ein Diagramm zugeordnet wird. Das Ganze dauert nicht länger als 10 Sekunden und die Schritte sind komplett visuell nachvollziehbar. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung.

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Excel 2013: Passende Diagramme per Schnellanalyse erzeugen

Wer kennt das nicht: Das Zahlenmaterial ist vorhanden, nun soll es schnell noch treffend visualisiert werden. Doch welcher Diagrammtyp eignet sich? Diese Frage stellt sich ab Excel 2013 nicht mehr. Denn die Auswahl des passenden Diagramms erfolgt nun wie das Blättern im Katalog – inklusive Livevorschau. Hier ein Beispiel, bei dem wenige Mausklicks reichen, um die richtige (Diagramm-)Entscheidung zu treffen. Ohne wissen zu müssen, wie überhaupt ein Diagramm angelegt wird oder welche Diagrammtypen es gibt. Die Funktion Schnellanalyse macht’s möglich.

Vier der von Excel 2013 angebotenen Diagrammvarianten

Bild 1: Excel 2013 macht die Diagrammauswahl wirklich leicht, indem es zu jedem der verfügbaren Diagrammtypen gleich eine Vorschau liefert

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Excel 2013: Mit kumulierten Summen stets den aktuellen Stand für das laufende Jahr im Blick

Im ersten Beispiel zur Schnellanalyse war zu sehen, wie sich am Ende einer Spalte oder einer Zeile prozentuale Anteile ohne Eingabe einer Formel ermitteln lassen.

In diesem Beitrag zeige ich, wie sich Zeile für Zeile die kumulierten Werte bilden lassen. Auch hier wieder, ohne eine Vielzahl von Formeln zu bemühen. Früher hätte ich das mit einer Summenformel gelöst, deren Bereichsangabe aus absoluten und relativen Bezügen besteht. Auch die Funktion Bereich.Verschieben wäre möglicherweise noch ins Spiel gekommen. Dank Schnellanalyse löse ich das nun mit ein paar Mausklicks.

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Excel 2013: Die extrem nützliche Funktion Schnellanalyse

Excel_2013-Handbuch_3cm_hochOffice 2013 ist auf dem Markt. Damit beginnt mein nächstes Projekt: Mitarbeit am Excel 2013-Handbuch von Microsoft Press. Eine besonders nützliche Neuerung in Excel 2013 heißt  Schnellanalyse. Sie macht es auch wenig geübten Excel-Anwendern leicht, vorzeigbare Resultate zu produzieren. Ob Berechnung, Diagramm, Ampel oder gar Pivot-Tabelle und Pivot-Diagramm – per Schnellanalyse ist das fix erledigt. Ohne tiefere Kenntnis der einzelnen Befehle, ja sogar ohne eine Formel eingeben zu müssen. Die folgende Übersicht zeigt, bei welchen Arbeiten die Schnellanalyse wertvolle und vor allem zeitsparende Unterstützung gibt.

Übersicht, bei welchen Aufgaben die Schnellanalyse Unterstützung gibt

Bild 1: Übersicht, was die Funktion Schnellanalyse leistet

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