Der Anregung eines Blogbesuchers folgend hier noch eine Erweiterung der Lösung, die ich am 9. Juni 2013 vorgestellt habe. Und zwar soll – wie in Bild 1 zu sehen – zusätzlich zur kumulierten Jahressumme der aktuelle Monat der Kumulation angezeigt werden.
Um die Information in Zelle F4 um den Monatsnamen zu erweitern, gehe ich so vor:
In einem der Blogbeiträge zur neuen Funktion »Schnellanalyse« hatte ich auf meine Mitarbeit am Handbuch zu Excel 2013 verwiesen. Nach Monaten intensiver Arbeit ist es nun bei Microsoft Press erschienen. Hier im MS Press-Shop kann es bestellt werden.
Mit 927 Seiten hat das Buch ein ordentliches Gewicht. Da aber Excel so viel bietet, hätten wir auch noch weitaus mehr Lösungen vorstellen und erläutern können.
Sehr sympathisch finde ich, dass das Buch – wie in oben rechts zu sehen – auch in digitaler Form erworben werden kann. Drei Vorteile hat das für die Leser, denn sie
Für alle, die das Buch in Papierform kaufen, gibt es das E-Book kostenlos dazu.
In einem Excel-Kurs vergangene Woche gab es folgenden Teilnehmerwunsch:
„Ich benötige eine durchgehende Nummerierung in einer Liste, die durch Leerzeilen unterbrochen ist.“
In meinem Beitrag vom 21. September 2012 habe ich eine automatische Nummerierung in Excel-Tabellen bereits vorgestellt. Diese Nummerierung geht allerdings von einer fortlaufenden Liste ohne Leerzeilen aus.
Was aber, wenn Bereiche durch Leerzeilen optisch voneinander getrennt werden sollen und trotzdem eine fortlaufende Nummer benötigt wird?
Hier ein Beispiel mit Aufgabenpaketen und Aufgaben.
Bild 1: Ausgehend von der Anfangsnummer in B4 werden die Aufgaben durchnummeriert; Leerzeilen spielen keine Rolle
Zahlenformate sind sozusagen die Kosmetik von Excel. Denn mit ihnen lässt sich das Aussehen von Zahlen steuern. Ein Beispiel, das jeder kennt: #.##0 €;[Rot]-#.##0 €.
Dieser Formatcode sorgt dafür, dass Zahlen mit zwei Nachkommastellen, einem Dezimalpunkt und dem Eurozeichen versehen werden. Der Teil nach dem Semikolon sorgt zudem dafür, dass negative Werte rote Schriftfarbe und das Minuszeichen erhalten.
Zahlenformate bieten drei Vorteile:
Was weniger bekannt ist: Zahlenformate können auch »mitdenken«. In meinem Blogbeitrag Überblick über Projektlaufzeiten mit Ampelsymbolen ist das zu sehen.
Bild 1: Oben neben der Ampel wird je nach eingegebenem Wert hinter der Ziffer als Maßeinheit das Wort “Jahr” oder “Jahre” angezeigt
Hier nun die versprochene Anleitung, wie dieses Format aufgebaut wird.
Statusanzeigen mit Ampeln gehören definitiv zu den Lieblingsthemen meiner Kursteilnehmer. So auch kürzlich wieder bei einem Excel-Workshop in Berlin.
Die Aufgabe diesmal:
Hier die Vorschau auf die fertige Lösung mit der Statusanzeige in Spalte B.
Bild 1: Die Projekte werden mit Hilfe von Ampelsymbolen nach Laufzeiten gruppiert
Im Beitrag vom 15. August 2013 ging es darum, mit Hilfe von Ampeln den Status von Aufgabenpaketen und Teilaufgaben übersichtlich darzustellen. Nach Einsatz der WENN-Formeln und bedingten Formate sah die Tabelle wie in Bild 1 links gezeigt aus.
Bis zur endgültigen Version waren dann noch Formatierungsarbeiten erforderlich – darunter auch einige Griffe in die Trickkiste. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Bild 1: Links die unformatierte Tabelle, rechts die visuell optimierte Übersicht
In einer Projektübersicht soll der Status der einzelnen Aufgabenpakete schnell erkennbar sein. Jedes Aufgabenpaket besteht aus Teilaufgaben, die folgende drei Zustände haben:
Bild 1 gibt eine Vorschau auf eine solche Projektübersicht. Ampelsymbole zeigen hier,
a) in welchem Zustand sich die Teilaufgaben befinden und
b) wie der Status jedes der drei Aufgabenpakete ist.
Letzterer ergibt sich aus dem schlechtesten Zustand der Teilaufgaben.
Das jeweiligen Ampelsymbole werden in zwei Schritten in die Übersicht eingebaut.
Bild 1: Vorschau auf die fertige Lösung mit Statusanzeigen im Ampel-Look
Manchmal genügt es nicht, nur in der aktiven Zelle die Zahlen tiefzustellen wie im Beitrag „Per Makro chemische Formeln leichter erfassen (Teil 1)“ gezeigt. Bei mehreren chemischen Formeln in einem Arbeitsblatt wäre das recht mühsam. Daher habe ich die Routine um die in Bild 1 gezeigte Schleife erweitert.
Diese Routine stellt nun alle Zahlen tief – egal, ob in einem zusammenhängenden Bereich oder in mehreren separat liegende Zellen, die mit der Strg-Taste markiert wurden.
Für das Jahr 2013 liegen die Absatzzahlen nur bis zum aktuellen Monat vor, für 2012 hingegen sind bereits alle Monatswerte vorhanden. Wie kann nun das kumulierte Ergebnis der bisherigen Monate im Jahr 2013 mit dem entsprechenden Zeitraum des Vorjahres verglichen werden? Bild 1 zeigt diese Konstellation und rechts die Lösung.
Balanced Scorecards, Dashboards und Cockpits geben optischen Elementen in Auswertungen immer mehr Gewicht. Der Datenschnitt trägt dem Rechnung. Als visueller Filter, über den sich Listen schnell auf das Gewünschte reduzieren lassen, ist er dank leichter Bedienbarkeit auch für wenig geübter Anwender ideal. In Excel 2010 war der Datenschnitt nur auf Pivot-Tabellen anwendbar. Version 2013 hebt dies auf – der Datenschnitt lässt sich jetzt in allen Listen nutzen, die als Tabelle formatiert sind.
Bild 1 zeigt dafür ein Beispiel: Die Liste links enthält 240 Datensätze. Über die drei Datenschnitte rechts, die sich ganz einfach per Mausklick bedienen lassen, werden die Informationen zu einer Firma, zwei Produkten und zwei Regionen herausgefiltert.
Bild 1: Die Liste wird über die drei visuellen Filter leicht auf das Gewünschte reduziert
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