Einheitliche Gestaltung in Excel mit Zellenformatvorlagen

Excel hält im Register Start unter Zellenformatvorlagen(1) zahlreiche vorgefertigte Gestaltungsmuster für Zellen bereit. Mit deren Hilfe können Tabellen in Sekundenschnelle einheitlich gestaltet werden. Mehr noch, vorhandene Zellenformatvorlagen lassen sich

  • ändern (2)
  • duplizieren (3)
  • komplett neu anlegen (4) oder
  • in andere vorhandene Arbeitsmappen übertragen (5).

Katalog und Befehle für Zellenformatvorlagen

ABER: Geänderte oder neu hinzugefügte Zellenformatvorlagen werden nur in der jeweiligen Arbeitsmappe gespeichert.

Auf dieses Problem war eine Teilnehmerin in einem meiner Seminare gestoßen. Die Frage also: Wie lässt sich das ändern?

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Durchnummerieren von Datensätzen mit alternativen Sortierungen in Access

Im Beitrag vom 21. Oktober 2012 habe ich eine Lösung vorgestellt, mit der sich Datensätze einer Tabelle automatisch durchnummerieren lassen. Diese Variante funktioniert allerdings nicht, sobald nach einem anderen Feld als dem durch AutoWert generierten Primärschlüsselfeld sortiert werden soll.

Die Nummerierung gerät bei einer Sortierung nach Nachname durcheinander...

Bild 1: Die in der Variante vom 21. Oktober gewählte Nummerierung gerät beim Sortieren nach Nachnamen durcheinander.

Wie also kann beim Nummerieren eine alternative Sortierung berücksichtigt werden?

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Durchnummerieren von Datensätzen in Access-Tabellen

Ein als AutoWert deklarierter Primärschlüssel sorgt zwar für eine fortlaufende Nummerierung, doch leider ist diese nicht lückenlos. Wird ein Datensatz zwischendrin gelöscht, so fehlt diese Nummer und wird nicht wieder vergeben.

Eine per AutoWert erzeugte Nummerierung ist nicht immer lückenlos...

Bild 1: Eine per AutoWert erzeugte Nummerierung ist nicht immer lückenlos…

Wie also kann eine fortlaufende Durchnummerierung der Datensätze in einer Tabelle erreicht werden?

Per Abfrage wird eine fortlaufende Nummerierung der Datensätze erreicht...

Bild 2: Per Abfrage wird eine fortlaufende Nummerierung generiert…

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Exakte Abfragen mit ZÄHLENWENN(S) und SUMMEWENN(S): Mit Jokern sowie “&” die Suchkriterien flexibler definieren

Im Beitrag zum Aufbau eines Cockpits zur Projektauswertung vom 9. September hatte ich bereits den Nutzen von SUMMEWENNS anhand eines Beispiels demonstriert. Deutlich mehr lässt sich aus SUMMEWENNS herausholen, wenn Joker beim Definieren der Suchkriterien eingesetzt werden. Hier einige Beispiele zum Verwenden von Jokern. Das Prinzip lässt sich auch auf SUMMEWENN und ZÄHLENWENN(S) übertragen.

ZÄHLENWENN mit Joker-Zeichen macht das Suchkriterium flexibler

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Geht doch: Automatische Nummerierung in Excel-Tabellen

Als Access-Anwenderin bin ich daran gewöhnt, beim Eingeben eines neuen Datensatzes automatisch eine eindeutige Nummer zu erhalten – über den Datentyp AutoWert.
In Word gibt’s dafür die Schaltfläche Nummerierung.
Und in Excel? Nichts dergleichen. Dabei wäre das gerade in intelligenten Tabellen mit all ihrem Komfort das i-Tüpfelchen. Grund genug, hier eine Lösung zu finden.

Beim Drücken der Tabulator-Taste in der letzten Zelle des aktuellen Bereichs wird automatisch eine neue Zeile mit Nummer generiert

Bild 1: Wird in der letzten Zelle der Tabelle  die Tabulator-Taste betätigt, ergänzt Excel eine neue Zeile und an deren Anfang steht automatisch eine fortlaufende Nummer

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Endtermine exakt berechnen: Vertragscontrolling mit EDATUM

Vorgestern wurde ich im Excel-Kurs in Berlin gefragt, wie sich ein Vertragsende berechnen lässt, wenn folgende Regeln gelten:

  • Das Vertragsende liegt genau 2 Jahre minus 1 Tag nach Vertragsbeginn – beim Beginn 15.06.2012 wäre das der 14.06.2014.
  • Fällt das Vertragsende auf ein Wochenende, muss der Termin auf den Freitag davor datiert werden.

Die Funktion EDATUM ist hier der Schlüssel zur Lösung. Sie wird kombiniert mit WOCHENTAG und WENN.

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Starke Konkurrenz für Pivot – Wichtige Projekt-Kennzahlen auf einen Blick in einem Cockpit mit SUMMEWENNS & Jokern

Diese Woche ist Teil 2 einer Beitragsserie erschienen, die Alternativen zu Pivot-Tabellen vorstellt. Demonstriert wird dies am Beispiel der Auswertung von Projektdaten. Die Ergebnisse werden in einem Cockpit dargestellt.

Gezeigt wird, wie sich komplexe Abfragen aufbauen lassen, die mehrere Abfragekriterien miteinander kombinieren. Beispielsweise mit der seit Excel 2007 hinzugekommenen Funktion SUMMEWENNS. Hier ein Auszug aus dem Beitrag, der im Projekt Magazin (Ausgabe 17-2012) veröffentlicht wurde.

Vorschau auf das Auswertungs-Cockpit für Projekte

Bild 1: Blick auf das fertige Cockpit zur Projektauswertung – erstellt mit den Formeln SUMMEWENN, SUMMEWENNS, MITTELWERTWENNS und SUMMENPRODUKT

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Excel 2010: Listen lassen sich auch nach Farbe sortieren

Nicht immer sollen Listen nach Texten oder Zahlen sortiert werden. Manchmal sind einfach nur bestimmte Zellen farbig markiert – beispielsweise Kosten, die über oder unter einem Grenzwert liegen. Um solche Einträge mit farbigen Markierungen (siehe unten gezeigte Tabelle) ganz oben anzuordnen, wird die Tabelle mit den folgenden Mausklicks ganz einfach nach Farben sortiert.

Die unsortierte Liste mit farbigen Markierungen

Bild 1: Die Liste mit farbig markierten Zellen soll nach Farben sortiert werden

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Beitrag im Projekt Magazin 16/2012: Starke Konkurrenz für Pivot in Excel – Wichtige Projekt-Kennzahlen auf einen Blick Teil 1

Zum Projekt Magazin

Wenn es darum geht, die Auswertung umfangreicher Daten in möglichst kompakter Form darzustellen, denken die meisten zuerst an Pivot-Tabellen. Doch es gibt auch andere Techniken, mit denen sich Projektdaten analysieren und wichtige Kennzahlen übersichtlich anordnen lassen – zum Teil sogar flexibler als bei Pivot-Tabellen.
Erfahren Sie, wie Sie in Excel 2007 und 2010 wichtige Kennzahlen aus einer Vielzahl von Projekten gewinnen und kompakt in einem Cockpit darstellen, indem Sie die Funktionen ZÄHLENWENN(S), SUMMEWENN(S), MITTELWERTWENN(S) sowie SUMMENPRODUKT einsetzen.
In Teil 1 wird die Anzahl der Projekte nach deren Status aufgeschlüsselt. Außerdem werden die Kosten nach Kostenstelle oder Kostenstellenbereich aufsummiert.

Hier geht’s zu dem Beitrag im Projekt Magazin

Excel 2010: Flexible Statusanzeige mit Harvey Balls

Ob Projektübersicht, Umsatzauswertung oder Kostenaufstellung – eine Anzeige, die den aktuellen Status wiedergibt, ist oft wünschenswert. Excel bietet mit den Symbolsätzen der bedingten Formatierung gute Vorlagen für Status- oder Fortschrittsanzeigen – beispielsweise den Symbolsatz 5 Viertel – auch als Harvey Balls bekannt.

Allerdings hat der Symbolsatz drei Nachteile. Wie die sich beseitigen lassen, zeige ich in Kapitel 8 des eben bei Microsoft Press erschienenen Buches  Keine Angst vor Excel!.

Bild 1 zeigt eine Vorschau auf die Statusanzeige für den Projektfortschritt mit fünf unterschiedlichen Symbolen.

Flexible Statusanzeige mit Harvey Balls

Bild 1: Informative Statusanzeige mit Harvey Balls

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