WORKSHOP “Access: Datenbanken produktiver nutzen” am 11.11.2015

Startmasken – Profi-Abfragen – Steuerelemente in Formularen  –
Datenaustausch mit Excel und Auswertung mit Pivot

Ihre Access-Datenbanken sollen leistungsfähiger, komfortabler und sicherer werden?
Sie wollen mehr Wissen aus Ihren Daten herausholen, keine doppelten Daten mehr führen?

Mein eintägiger Workshop vermittelt Ihnen Lösungen und das erforderliche Praxiswissen. Sie lernen zunächst, wie Sie mit Profi-Abfragen und darauf aufbauenden Formularen und Berichten Datenbanken produktiver machen.
Anschließend automatisieren Sie Abläufe mit VBA und bauen die Datenbank zu einer benutzerfreundlichen Anwendung mit Zugriffsprotokollierung aus.

TERMIN: 11. November 2015 | 9 bis 17 Uhr

ORT: Holiday Inn Fulda (hier die Links zum Hotel und zur Anreise)

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Ein intelligentes Suchfeld sorgt für den Überblick: Gesuchte Einträge in einer Liste automatisch farbig hervorheben

Wer in einer Liste nach bestimmten Einträgen sucht, kann dies über einen Filter erledigen. Der lässt sich über Strg+Umschalt+L schnell ein- und ausschalten. Was aber, wenn in einer umfangreichen Liste nicht klar ist, in welcher Spalte der gesuchte Begriff steht?

Ein Filter hat zudem zwei Nachteile: a) muss er wieder gelöscht werden und b) geht beim Filtern der Zusammenhang zu den anderen Daten verloren, was manchmal hinderlich ist.

Die folgende Lösung schafft hier Abhilfe. In das Suchfeld – hier in Zelle C1 – gebe ich den gewünschten Begriff oder auch nur einen Teil davon ein. Sofort werden alle Datensätze farbig hervorgehoben, in denen der Suchtext in einer der Spalten vorkommt. Bei Bedarf kann ich nur diese Datensätze anzeigen lassen, indem ich im Filter die Option Nach Farbe filtern wähle.

Vorschau auf die fertige Lösung

Bild 1: Im Suchfeld in C1 wird nach der Zeichenkette “mo” gesucht und im Ergebnis dessen werden automatisch alle Datensätze für den Artikel “Monitor” sowie des Bearbeiters MO farbig hervorgehoben. Wird der Suchbegriff auf “mon” erweitert, werden nur noch die Datensätze für den Artikel “Monitor” farbig unterlegt.

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Doppelte Daten schon beim Eingeben vermeiden: Mehrfachbuchung von Projektressourcen verhindern

Kann Excel helfen, die Überlastung von Mitarbeitern zu vermeiden? Dies fragte mich jüngst ein Projektleiter. Er wollte, dass Mitarbeiter schon beim Planen der Projekte nur einem Projekt zugeordnet werden können. Die Antwort lautet: Ja, das kann Excel. 
Die Abbildung unten zeigt die fertige Lösung, die mit wenig Aufwand zu erstellen ist. 

 Vorschau auf die kontrollierte Mitarbeitereingabe

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Fortlaufende Nummerierung pro Monat in Listen, die nach Datum sortiert sind

Zum Jahresende bietet sich ein Rückblick an: Über eine Viertelmillion Seitenaufrufe und mehr als 80.000 Besucher hier im Blog. Beeindruckend, doch spannender ist für mich, welche Beiträge am meisten gelesen werden.

An erster Stelle steht unangefochten das Thema nummerierte Listen (siehe Beiträge vom 21.9.2012 und  24.10.2013). Bisher ging es dabei um Lösungen, in denen die Nummerierung fortlaufend  vom Beginn bis zum Ende einer Liste geht. Doch es gibt auch Fälle, da die Nummerierung innerhalb einer Liste neu  beginnen soll. Beispielsweise

  • für jeden Monat oder für jede Warengruppe,
  • für jeden Kunden oder für jeden Außendienstmitarbeiter,
  • für jede Stadt oder für jede Region.

Dazu muss die Liste nach dem jeweiligen Kriterium sortiert sein. Hier ein Beispiel:
Auf Basis des Datums in der Spalte Beginn hat jeder Monat seine eigene Nummerierung.

Vorschau auf die fertige Lösung mit Nummerierung, die für jeden Monat neu beginnt

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Doppelte Einträge bereits bei der Dateneingabe vermeiden mit einer schlauen Formel

Im Beitrag vom 9. Juli d. J. hatte ich gezeigt, wie sich Datensätze optisch hervorheben lassen, die in mehreren Spalten gleiche Einträge haben. Oft ist es aber besser, solche Dubletten schon im Vorfeld, also  bei der Eingabe der Daten, gar nicht erst zuzulassen.

Hier ein Beispiel: In folgender Liste darf in Spalte C zwar der gleiche Fehlercode eingegeben werden, nicht aber, wenn es bei anderen Datensätzen in Spalte A und B bereits identische Einträge gibt.

In der Datenliste doppelte Eingaben vermeiden

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Doppelte Einträge über mehrere Spalten kontrollieren und automatisch per Farbe signalisieren

Arbeiten mehrere Personen an einer Liste oder werden Daten aus Fremdsystemen importiert, erhöht sich das Risiko, dass Datensätze mehrfach vorkommen. Excel bietet zwar die Befehlsfolge Daten – Duplikate entfernen, aber was dabei passiert, lässt sich nur zum Teil kontrollieren. Daher ziehen es viele Anwender vor, zunächst alle mehrfach vorkommenden Datensätze kenntlich zu machen. Dafür gibt es in Excel eine vorgefertigte Regel (Start – Bedingte Formatierung – Regeln zum Hervorheben von Zellen – Doppelte Werte). Doch sie hat einen Nachteil: Sie untersucht stets nur EINE Spalte nach identischen Daten.

Muss jedoch – wie im Beispiel in Bild 1 – überprüft werden, ob GLEICHZEITIG in MEHREREN Spalten identische Daten stehen, ist ein anderer Lösungsweg erforderlich.
Hier führt eine Bedingte Formatierung in Verbindung mit ZÄHLENWENNS zum Ziel.

Vorschau auf die fertige Lösung

Bild 1: Links die Ausgangsliste, rechts sind die Datensätze gekennzeichnet, die in den drei Spalten „Systemnr.“, „Von“ sowie „Fehlercode“ mehr als einmal vorkommen

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Alles unter Kontrolle: Fristen mit Ampelsymbolen darstellen

Wer schnell Überblick über den aktuellen Status braucht, greift in Excel gern auf Ampelsymbole zurück. Hier ein Beispiel für Planung und  Vertragscontrolling. Es geht darum, auslaufende Verträge im Blick zu behalten und deren Verlängerung bzw. Neuabschluss terminlich zu steuern. Drei Zustände sollen optisch „überwacht“ werden:

  • Termine, die erst in mehr als 90 Tage aktuell sind, sollen eine grüne Ampel haben.
  • Auf Termine, die in den nächsten 90 Tage liegen, soll eine gelbe Ampel hinweisen.
  • Sind Termine bereits verstrichen, soll dies mit einer roten Ampel signalisiert werden.

Fertige Terminliste und Definieren der Ampel-Regel

Bild 1 zeigt die fertige Lösung. Sie kommt ganz ohne Zusatztabelle aus, wenn das aktuelle Datum in einer Zelle (hier F1) mit der Formel =HEUTE() hinterlegt wird.

Über die Bedingte Formatierung wird dann für die Terminliste eine benutzerdefinierte Ampel-Regel aufgebaut, die das Datum in Zelle F1 zur Grundlage nimmt und die gewünschte Frist (hier 90 Tage) addiert.

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Wenn beim Diagramm die Achsenbeschriftungen zu lang sind

Das Thema Diagramme ist ein Dauerbrenner. Neulich fragte eine Kursteilnehmerin,
wie sie bei einem Säulendiagramm zu lange Ortsbezeichnungen an der horizontalen
Achse in den Griff bekäme. In der Datentabelle dürfe sie die Bezeichnungen
nicht abkürzen. Daher sehe ihr Diagramm schrecklich und unkorrekt aus (Bild 1).

Diagramm_VorherBild 1:  Das Diagramm hat unten an der horizontalen Achse gleich zwei Mängel

  • Links in der Tabelle ist “Garmisch-Partenkirchen” korrekt ausgeschrieben.
  • Rechts im Diagramm wird diese Ortsbezeichnung willkürlich abgekürzt.
  • Zudem sind alle Ortbezeichnungen schräg gestellt.

Das Problem lässt sich mit wenigen Handgriffen beheben.

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7 Tipps, um die Optik eines Diagramms zu verbessern

Im Blogbeitrag vom 5.1.2014 ging es um die technischen Einstellungen, die erforderlich sind, um ein Diagramm mit Datumsangaben und Zeitachse so zu erstellen, dass eine vernünftige Aussage erkennbar wird.
Nun gilt es, die Optik dieses Diagramms zu verbessern, denn noch weist es die in Bild 1 gezeigten Mängel auf:

Der_Optimierungsplan

Bild 1: Der Optimierungsplan für die Optik des Diagramms

Hier der detaillierte Plan für optische Verbesserungen am oben gezeigten Diagramm:

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BEREICH.VERSCHIEBEN plus ausgeschriebener Monatsname

Der Anregung eines Blogbesuchers folgend hier noch eine Erweiterung der Lösung, die ich am 9. Juni 2013 vorgestellt habe. Und zwar soll – wie in Bild 1 zu sehen – zusätzlich zur kumulierten Jahressumme der aktuelle Monat der Kumulation angezeigt werden.

Vorschau auf die fertige Lösung mit Monatsangabe

Um die Information in Zelle F4 um den Monatsnamen zu erweitern, gehe ich so vor:

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