Im Beitrag vom 9. Juli d. J. hatte ich gezeigt, wie sich Datensätze optisch hervorheben lassen, die in mehreren Spalten gleiche Einträge haben. Oft ist es aber besser, solche Dubletten schon im Vorfeld, also bei der Eingabe der Daten, gar nicht erst zuzulassen.
Hier ein Beispiel: In folgender Liste darf in Spalte C zwar der gleiche Fehlercode eingegeben werden, nicht aber, wenn es bei anderen Datensätzen in Spalte A und B bereits identische Einträge gibt.
Arbeiten mehrere Personen an einer Liste oder werden Daten aus Fremdsystemen importiert, erhöht sich das Risiko, dass Datensätze mehrfach vorkommen. Excel bietet zwar die Befehlsfolge Daten – Duplikate entfernen, aber was dabei passiert, lässt sich nur zum Teil kontrollieren. Daher ziehen es viele Anwender vor, zunächst alle mehrfach vorkommenden Datensätze kenntlich zu machen. Dafür gibt es in Excel eine vorgefertigte Regel (Start – Bedingte Formatierung – Regeln zum Hervorheben von Zellen – Doppelte Werte). Doch sie hat einen Nachteil: Sie untersucht stets nur EINE Spalte nach identischen Daten.
Muss jedoch – wie im Beispiel in Bild 1 – überprüft werden, ob GLEICHZEITIG in MEHREREN Spalten identische Daten stehen, ist ein anderer Lösungsweg erforderlich.
Hier führt eine Bedingte Formatierung in Verbindung mit ZÄHLENWENNS zum Ziel.
Bild 1: Links die Ausgangsliste, rechts sind die Datensätze gekennzeichnet, die in den drei Spalten „Systemnr.“, „Von“ sowie „Fehlercode“ mehr als einmal vorkommen
Wer schnell Überblick über den aktuellen Status braucht, greift in Excel gern auf Ampelsymbole zurück. Hier ein Beispiel für Planung und Vertragscontrolling. Es geht darum, auslaufende Verträge im Blick zu behalten und deren Verlängerung bzw. Neuabschluss terminlich zu steuern. Drei Zustände sollen optisch „überwacht“ werden:
Bild 1 zeigt die fertige Lösung. Sie kommt ganz ohne Zusatztabelle aus, wenn das aktuelle Datum in einer Zelle (hier F1) mit der Formel =HEUTE() hinterlegt wird.
Über die Bedingte Formatierung wird dann für die Terminliste eine benutzerdefinierte Ampel-Regel aufgebaut, die das Datum in Zelle F1 zur Grundlage nimmt und die gewünschte Frist (hier 90 Tage) addiert.
Das Thema Diagramme ist ein Dauerbrenner. Neulich fragte eine Kursteilnehmerin,
wie sie bei einem Säulendiagramm zu lange Ortsbezeichnungen an der horizontalen
Achse in den Griff bekäme. In der Datentabelle dürfe sie die Bezeichnungen
nicht abkürzen. Daher sehe ihr Diagramm schrecklich und unkorrekt aus (Bild 1).
Bild 1: Das Diagramm hat unten an der horizontalen Achse gleich zwei Mängel
Das Problem lässt sich mit wenigen Handgriffen beheben.
Im Blogbeitrag vom 5.1.2014 ging es um die technischen Einstellungen, die erforderlich sind, um ein Diagramm mit Datumsangaben und Zeitachse so zu erstellen, dass eine vernünftige Aussage erkennbar wird.
Nun gilt es, die Optik dieses Diagramms zu verbessern, denn noch weist es die in Bild 1 gezeigten Mängel auf:
Bild 1: Der Optimierungsplan für die Optik des Diagramms
Hier der detaillierte Plan für optische Verbesserungen am oben gezeigten Diagramm:
Der Anregung eines Blogbesuchers folgend hier noch eine Erweiterung der Lösung, die ich am 9. Juni 2013 vorgestellt habe. Und zwar soll – wie in Bild 1 zu sehen – zusätzlich zur kumulierten Jahressumme der aktuelle Monat der Kumulation angezeigt werden.
Um die Information in Zelle F4 um den Monatsnamen zu erweitern, gehe ich so vor:
In einem der Blogbeiträge zur neuen Funktion »Schnellanalyse« hatte ich auf meine Mitarbeit am Handbuch zu Excel 2013 verwiesen. Nach Monaten intensiver Arbeit ist es nun bei Microsoft Press erschienen. Hier im MS Press-Shop kann es bestellt werden.
Mit 927 Seiten hat das Buch ein ordentliches Gewicht. Da aber Excel so viel bietet, hätten wir auch noch weitaus mehr Lösungen vorstellen und erläutern können.
Sehr sympathisch finde ich, dass das Buch – wie in oben rechts zu sehen – auch in digitaler Form erworben werden kann. Drei Vorteile hat das für die Leser, denn sie
Für alle, die das Buch in Papierform kaufen, gibt es das E-Book kostenlos dazu.
In einem Excel-Kurs vergangene Woche gab es folgenden Teilnehmerwunsch:
„Ich benötige eine durchgehende Nummerierung in einer Liste, die durch Leerzeilen unterbrochen ist.“
In meinem Beitrag vom 21. September 2012 habe ich eine automatische Nummerierung in Excel-Tabellen bereits vorgestellt. Diese Nummerierung geht allerdings von einer fortlaufenden Liste ohne Leerzeilen aus.
Was aber, wenn Bereiche durch Leerzeilen optisch voneinander getrennt werden sollen und trotzdem eine fortlaufende Nummer benötigt wird?
Hier ein Beispiel mit Aufgabenpaketen und Aufgaben.
Bild 1: Ausgehend von der Anfangsnummer in B4 werden die Aufgaben durchnummeriert; Leerzeilen spielen keine Rolle
Zahlenformate sind sozusagen die Kosmetik von Excel. Denn mit ihnen lässt sich das Aussehen von Zahlen steuern. Ein Beispiel, das jeder kennt: #.##0 €;[Rot]-#.##0 €.
Dieser Formatcode sorgt dafür, dass Zahlen mit zwei Nachkommastellen, einem Dezimalpunkt und dem Eurozeichen versehen werden. Der Teil nach dem Semikolon sorgt zudem dafür, dass negative Werte rote Schriftfarbe und das Minuszeichen erhalten.
Zahlenformate bieten drei Vorteile:
Was weniger bekannt ist: Zahlenformate können auch »mitdenken«. In meinem Blogbeitrag Überblick über Projektlaufzeiten mit Ampelsymbolen ist das zu sehen.
Bild 1: Oben neben der Ampel wird je nach eingegebenem Wert hinter der Ziffer als Maßeinheit das Wort “Jahr” oder “Jahre” angezeigt
Hier nun die versprochene Anleitung, wie dieses Format aufgebaut wird.
Statusanzeigen mit Ampeln gehören definitiv zu den Lieblingsthemen meiner Kursteilnehmer. So auch kürzlich wieder bei einem Excel-Workshop in Berlin.
Die Aufgabe diesmal:
Hier die Vorschau auf die fertige Lösung mit der Statusanzeige in Spalte B.
Bild 1: Die Projekte werden mit Hilfe von Ampelsymbolen nach Laufzeiten gruppiert
