Excel: Wenn das Filtern nach Farbe nicht ausreicht, hilft ein kleiner Trick

Wenn ich in Excel-Kursen zeige, wie aus einer einfachen Datenliste eine »intelligente« Tabelle wird und welche Vorteile dies beim Filtern, Sortieren und Berechnen bringt, staunen die Teilnehmer. Erst recht, wenn ich den Farbfilter demonstriere. Kürzlich kam die Frage auf, ob auch nach mehreren Farben gefiltert werden kann. Im Prinzip nein, aber mit einem Trick lassen sich alle Datensätze mit einer Farbkennzeichnung ganz oben in der Tabelle anzeigen und so sind auf einen Blick beispielsweise alle »Problemfälle« zu sehen.

Wie lassen sich die farbig markierten Datensätze auf einen Blick erfassen?

Bild 1: Links die Ausgangstabelle und rechts das Ergebnis, das alle farbig gekennzeichneten Datensätze zusammenfasst; in der Mitte die unbrauchbaren Resultate des Farbfilters

Weiterlesen

Access VBA: Fehlermeldung beim Umstellen auf Access 2010 beheben

Neulich berichtete eine Kursteilnehmerin, dass ihre alte Access-Datenbank beim Öffnen stets mehrere Fehlermeldungen anzeigt. Und zwar erscheinen die Meldungen, seitdem ihr Computer auf Office 2010 umgestellt wurde.

Fehlermeldung Teil 1 beim Öffnen einer Datenbank aus einer älteren Access-Version

Bild 1: Dies ist die erste Fehlermeldung, die beim Öffnen der Datenbank aus einer älteren Access-Version erscheint. Aber nach einem Klick auf OK

  • Die erste Fehlermeldung (Bild 1) signalisiert einen fehlenden oder falschen Verweis auf eine Datei. Das nimmt man einfach zur Kenntnis.
  • Nach einem Klick auf OK wird es noch rätselhafter. Denn nun landet man direkt in der VBA-Umgebung (Bild 2) und erhält den Hinweis auf einen Fehler beim Kompilieren.

Normale Access-Anwender dürften an der Stelle aussteigen und sind sich zurecht keinerlei Schuld bewusst. Denn bis vor Kurzem (also noch in der alten Access-Version) funktionierte die Access-Datenbank wunderbar und klaglos. Woran liegt es also?

Weiterlesen

Keine Angst vor Pivot – Projektkennzahlen flexibel auswerten

Vor wenigen Tagen erschien im Projekt MagazinTeil 1 meines Beitrags zum Einsatz von Pivot-Tabellen. Er zeigt, wie diese aufgebaut, angepasst und mit Filtern ausgestattet werden. Pivot-Tabellen und -Diagramme sind dank ihrer Flexibilität das perfekte Tool, wenn Informationen unter verschiedenen Blickwinkeln analysiert und zu kompakten Auswertungen  verdichtet werden sollen – ganz ohne Eingabe von Formeln. Hier eine kurze bildhafte Übersicht der Vorteile der Pivot-Funktion in Excel.

Die Vorteile der Pivot-Funktion in Excel

Wie das Aufbauen und Anpassen einer Pivot-Tabelle funktionieren, lässt sich natürlich am besten an einem konkreten Beispiel nachvollziehen.

Weiterlesen

Wie ist die Zahlungsmoral? Ein kleines Info-Cockpit in Excel gibt den Überblick

Im letzten Blogbeitrag habe ich den Einsatz von Ampeln zum Überwachen des Zahlungseingangs vorgestellt. Diese Lösung soll nun durch ein Mini-Cockpit erweitert werden, das die Gesamtbeträge der pünktlich und zu spät gezahlten Rechnungen zeigt.

Das Mini-Cockpit mit dem kumulierten Zahlungsstatus

Bild 1: Rot umrandet das Mini-Cockpit mit dem kumulierten Zahlungsstatus

Weiterlesen

Pünktlich oder zu spät überwiesen? Den Zahlungseingang für Rechnungen mit Ampelsymbolen überwachen

Lässt sich der Status pünktlich bezahlter und zu spät beglichener Rechnungen mit roten und grünen Ampelsymbolen dokumentieren? Diese Frage stellte ein Blogleser. Dass dies geht, zeigt folgende Abbildung.

Vorschau auf die fertige Lösung: Der Rechnungsstatus per Ampel

Bild 1: Pünktliche und zu spät eingegangene Zahlungen sind per Ampel schnell zu erkennen

Durch die Ergebniszeilen erhält die Ampel zusätzliche Aussagekraft:

  • Rot, wenn es mehr verspätet als rechtzeitig bezahlte Rechnungen gibt.
  • Grün, wenn die Mehrzahl der Rechnungen pünktlich bezahlt wurden.
  • Kein Symbol, falls die Anzahl zu spät und pünktlich bezahlter Rechnungen gleich ist.

Weiterlesen

Einheitliche Gestaltung in Excel mit Zellenformatvorlagen

Excel hält im Register Start unter Zellenformatvorlagen(1) zahlreiche vorgefertigte Gestaltungsmuster für Zellen bereit. Mit deren Hilfe können Tabellen in Sekundenschnelle einheitlich gestaltet werden. Mehr noch, vorhandene Zellenformatvorlagen lassen sich

  • ändern (2)
  • duplizieren (3)
  • komplett neu anlegen (4) oder
  • in andere vorhandene Arbeitsmappen übertragen (5).

Katalog und Befehle für Zellenformatvorlagen

ABER: Geänderte oder neu hinzugefügte Zellenformatvorlagen werden nur in der jeweiligen Arbeitsmappe gespeichert.

Auf dieses Problem war eine Teilnehmerin in einem meiner Seminare gestoßen. Die Frage also: Wie lässt sich das ändern?

Weiterlesen

Durchnummerieren von Datensätzen mit alternativen Sortierungen in Access

Im Beitrag vom 21. Oktober 2012 habe ich eine Lösung vorgestellt, mit der sich Datensätze einer Tabelle automatisch durchnummerieren lassen. Diese Variante funktioniert allerdings nicht, sobald nach einem anderen Feld als dem durch AutoWert generierten Primärschlüsselfeld sortiert werden soll.

Die Nummerierung gerät bei einer Sortierung nach Nachname durcheinander...

Bild 1: Die in der Variante vom 21. Oktober gewählte Nummerierung gerät beim Sortieren nach Nachnamen durcheinander.

Wie also kann beim Nummerieren eine alternative Sortierung berücksichtigt werden?

Weiterlesen

Durchnummerieren von Datensätzen in Access-Tabellen

Ein als AutoWert deklarierter Primärschlüssel sorgt zwar für eine fortlaufende Nummerierung, doch leider ist diese nicht lückenlos. Wird ein Datensatz zwischendrin gelöscht, so fehlt diese Nummer und wird nicht wieder vergeben.

Eine per AutoWert erzeugte Nummerierung ist nicht immer lückenlos...

Bild 1: Eine per AutoWert erzeugte Nummerierung ist nicht immer lückenlos…

Wie also kann eine fortlaufende Durchnummerierung der Datensätze in einer Tabelle erreicht werden?

Per Abfrage wird eine fortlaufende Nummerierung der Datensätze erreicht...

Bild 2: Per Abfrage wird eine fortlaufende Nummerierung generiert…

Weiterlesen

Exakte Abfragen mit ZÄHLENWENN(S) und SUMMEWENN(S): Mit Jokern sowie “&” die Suchkriterien flexibler definieren

Im Beitrag zum Aufbau eines Cockpits zur Projektauswertung vom 9. September hatte ich bereits den Nutzen von SUMMEWENNS anhand eines Beispiels demonstriert. Deutlich mehr lässt sich aus SUMMEWENNS herausholen, wenn Joker beim Definieren der Suchkriterien eingesetzt werden. Hier einige Beispiele zum Verwenden von Jokern. Das Prinzip lässt sich auch auf SUMMEWENN und ZÄHLENWENN(S) übertragen.

ZÄHLENWENN mit Joker-Zeichen macht das Suchkriterium flexibler

Weiterlesen

Geht doch: Automatische Nummerierung in Excel-Tabellen

Als Access-Anwenderin bin ich daran gewöhnt, beim Eingeben eines neuen Datensatzes automatisch eine eindeutige Nummer zu erhalten – über den Datentyp AutoWert.
In Word gibt’s dafür die Schaltfläche Nummerierung.
Und in Excel? Nichts dergleichen. Dabei wäre das gerade in intelligenten Tabellen mit all ihrem Komfort das i-Tüpfelchen. Grund genug, hier eine Lösung zu finden.

Beim Drücken der Tabulator-Taste in der letzten Zelle des aktuellen Bereichs wird automatisch eine neue Zeile mit Nummer generiert

Bild 1: Wird in der letzten Zelle der Tabelle  die Tabulator-Taste betätigt, ergänzt Excel eine neue Zeile und an deren Anfang steht automatisch eine fortlaufende Nummer

Weiterlesen

Beiträge durchblättern:  << 1 2 3 4 5 6 7 8 9 >>