Per Ampelsymbol auf abweichende Texte hinweisen

Im Blogbeitrag vom 14. März habe ich gezeigt, wie sich Ampelsymbole als Warnsignal nutzen lassen, falls in einer Spalte versehentlich Texte statt Zahlen eingegeben wurden.

Natürlich gibt es genügend Fälle, da auch Texte erforderlich sind. Um zu überprüfen, ob diese korrekt eingegeben wurden, sollen im folgenden Beispiel Ampelsymbole auf Abweichungen hinweisen.

Vorschau auf die fertige Ampellösung

Auch hier ist wieder eine Prüfspalte mit Formel nötig. Sie bereitet die entsprechenden Werte auf, die dann von der Bedingten Formatierung als Basis genutzt werden.
Für die Lösung der Aufgabe stelle ich hier zwei unterschiedliche Varianten vor.

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Warnung per Ampelsymbol, wenn ein Text statt einer Zahl eingegeben wurde

Hier im Blog habe ich bereits mehrfach beschrieben, wie sich mittels Datenüberprüfung fehlerhafte Werte gleich beim Eingeben verhindern lassen.
Sind die Daten schon vorhanden, kann ein Ampelsymbol falsche Werte signalisieren. Hier im Beispiel wurden in der Spalte Wert teilweise Texte statt Zahlen eingetragen. In der Prüfspalte soll nun ein Ampelsymbol auf diesen Fehler hinweisen.

Ein Ampelsymbol soll in der Prüfspalte erscheinen, falls in der Spalte Wert ein Text eingegeben wurde

Die Lösung führt über zwei Schritte: eine Formel und die Bedingte Formatierung.

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Wichtiges sofort sehen: Die Top 5 jetzt visuell auswerten

Beim Auswerten von Daten sind immer wieder andere Aspekte wichtig. Mal geht es um die höchsten, ein anders Mal die niedrigsten Werte. Die folgende Lösung ist auf wechselnde Szenarien perfekt vorbereitet. Über das Dropdownfeld in F3 werden mit nur je zwei Mausklicks alle Werte hervorgehoben,

  • die entweder zu den obersten 5
  • oder zu untersten 5 gehören.

Vorschau auf die fertige Lösung

Für die Lösung sind ein Dropdown sowie Regeln der bedingten Formatierung einzurichten.

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Immer nur die letzten x Monate im Diagramm anzeigen

Eine Statistik wird monatlich geführt, aber im Diagramm sollen immer nur die Werte der letzten 4 oder 5 oder 6 Monate erscheinen. Wie lässt sich diese Dynamik realisieren, ohne eine separate Datenbasis für das Diagramm anlegen zu müssen? Das folgende Bild gibt eine Vorschau auf die fertige Lösung, die ohne zusätzliche Tabelle auskommt.

Vorschau auf die fertige Lösung

Die folgende Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie die Lösung aufgebaut wird.

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WORKSHOP “Access: Datenbanken produktiver nutzen” am 11.11.2015

Startmasken – Profi-Abfragen – Steuerelemente in Formularen  –
Datenaustausch mit Excel und Auswertung mit Pivot

Ihre Access-Datenbanken sollen leistungsfähiger, komfortabler und sicherer werden?
Sie wollen mehr Wissen aus Ihren Daten herausholen, keine doppelten Daten mehr führen?

Mein eintägiger Workshop vermittelt Ihnen Lösungen und das erforderliche Praxiswissen. Sie lernen zunächst, wie Sie mit Profi-Abfragen und darauf aufbauenden Formularen und Berichten Datenbanken produktiver machen.
Anschließend automatisieren Sie Abläufe mit VBA und bauen die Datenbank zu einer benutzerfreundlichen Anwendung mit Zugriffsprotokollierung aus.

TERMIN: 11. November 2015 | 9 bis 17 Uhr

ORT: Holiday Inn Fulda (hier die Links zum Hotel und zur Anreise)

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Ein intelligentes Suchfeld sorgt für den Überblick: Gesuchte Einträge in einer Liste automatisch farbig hervorheben

Wer in einer Liste nach bestimmten Einträgen sucht, kann dies über einen Filter erledigen. Der lässt sich über Strg+Umschalt+L schnell ein- und ausschalten. Was aber, wenn in einer umfangreichen Liste nicht klar ist, in welcher Spalte der gesuchte Begriff steht?

Ein Filter hat zudem zwei Nachteile: a) muss er wieder gelöscht werden und b) geht beim Filtern der Zusammenhang zu den anderen Daten verloren, was manchmal hinderlich ist.

Die folgende Lösung schafft hier Abhilfe. In das Suchfeld – hier in Zelle C1 – gebe ich den gewünschten Begriff oder auch nur einen Teil davon ein. Sofort werden alle Datensätze farbig hervorgehoben, in denen der Suchtext in einer der Spalten vorkommt. Bei Bedarf kann ich nur diese Datensätze anzeigen lassen, indem ich im Filter die Option Nach Farbe filtern wähle.

Vorschau auf die fertige Lösung

Bild 1: Im Suchfeld in C1 wird nach der Zeichenkette “mo” gesucht und im Ergebnis dessen werden automatisch alle Datensätze für den Artikel “Monitor” sowie des Bearbeiters MO farbig hervorgehoben. Wird der Suchbegriff auf “mon” erweitert, werden nur noch die Datensätze für den Artikel “Monitor” farbig unterlegt.

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Doppelte Daten schon beim Eingeben vermeiden: Mehrfachbuchung von Projektressourcen verhindern

Kann Excel helfen, die Überlastung von Mitarbeitern zu vermeiden? Dies fragte mich jüngst ein Projektleiter. Er wollte, dass Mitarbeiter schon beim Planen der Projekte nur einem Projekt zugeordnet werden können. Die Antwort lautet: Ja, das kann Excel.
Die Abbildung unten zeigt die fertige Lösung, die mit wenig Aufwand zu erstellen ist.

Vorschau auf die kontrollierte Mitarbeitereingabe

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Fortlaufende Nummerierung pro Monat in Listen, die nach Datum sortiert sind

Zum Jahresende bietet sich ein Rückblick an: Über eine Viertelmillion Seitenaufrufe und mehr als 80.000 Besucher hier im Blog. Beeindruckend, doch spannender ist für mich, welche Beiträge am meisten gelesen werden.

An erster Stelle steht unangefochten das Thema nummerierte Listen (siehe Beiträge vom 21.9.2012 und  24.10.2013). Bisher ging es dabei um Lösungen, in denen die Nummerierung fortlaufend  vom Beginn bis zum Ende einer Liste geht. Doch es gibt auch Fälle, da die Nummerierung innerhalb einer Liste neu  beginnen soll. Beispielsweise

  • für jeden Monat oder für jede Warengruppe,
  • für jeden Kunden oder für jeden Außendienstmitarbeiter,
  • für jede Stadt oder für jede Region.

Dazu muss die Liste nach dem jeweiligen Kriterium sortiert sein. Hier ein Beispiel:
Auf Basis des Datums in der Spalte Beginn hat jeder Monat seine eigene Nummerierung.

Vorschau auf die fertige Lösung mit Nummerierung, die für jeden Monat neu beginnt

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Doppelte Einträge bereits bei der Dateneingabe vermeiden mit einer schlauen Formel

Im Beitrag vom 9. Juli d. J. hatte ich gezeigt, wie sich Datensätze optisch hervorheben lassen, die in mehreren Spalten gleiche Einträge haben. Oft ist es aber besser, solche Dubletten schon im Vorfeld, also  bei der Eingabe der Daten, gar nicht erst zuzulassen.

Hier ein Beispiel: In folgender Liste darf in Spalte C zwar der gleiche Fehlercode eingegeben werden, nicht aber, wenn es bei anderen Datensätzen in Spalte A und B bereits identische Einträge gibt.

In der Datenliste doppelte Eingaben vermeiden

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Doppelte Einträge über mehrere Spalten kontrollieren und automatisch per Farbe signalisieren

Arbeiten mehrere Personen an einer Liste oder werden Daten aus Fremdsystemen importiert, erhöht sich das Risiko, dass Datensätze mehrfach vorkommen. Excel bietet zwar die Befehlsfolge Daten – Duplikate entfernen, aber was dabei passiert, lässt sich nur zum Teil kontrollieren. Daher ziehen es viele Anwender vor, zunächst alle mehrfach vorkommenden Datensätze kenntlich zu machen. Dafür gibt es in Excel eine vorgefertigte Regel (Start – Bedingte Formatierung – Regeln zum Hervorheben von Zellen – Doppelte Werte). Doch sie hat einen Nachteil: Sie untersucht stets nur EINE Spalte nach identischen Daten.

Muss jedoch – wie im Beispiel in Bild 1 – überprüft werden, ob GLEICHZEITIG in MEHREREN Spalten identische Daten stehen, ist ein anderer Lösungsweg erforderlich.
Hier führt eine Bedingte Formatierung in Verbindung mit ZÄHLENWENNS zum Ziel.

Vorschau auf die fertige Lösung

Bild 1: Links die Ausgangsliste, rechts sind die Datensätze gekennzeichnet, die in den drei Spalten „Systemnr.“, „Von“ sowie „Fehlercode“ mehr als einmal vorkommen

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