Excel 2013: Unser Handbuch ist ab sofort lieferbar

In einem der Blogbeiträge zur neuen Funktion »Schnellanalyse« hatte ich auf meine Mitarbeit am Handbuch zu Excel 2013 verwiesen. Nach Monaten intensiver Arbeit ist es nun bei Microsoft Press erschienen. Hier im MS Press-Shop kann es bestellt werden.

Mehr Infos zum Excel 2013-Handbuch

Mit 927 Seiten hat das Buch ein ordentliches Gewicht. Da aber Excel so viel bietet, hätten wir auch noch weitaus mehr Lösungen vorstellen und erläutern können.

Sehr sympathisch finde ich, dass das Buch – wie in oben rechts zu sehen – auch in digitaler Form erworben werden kann. Drei Vorteile hat das für die Leser, denn sie 

  1. sparen immerhin 8 Euro,
  2. müssen das Buch nicht mitschleppen und haben es z.B. als PDF immer dabei,
  3. können im digitalen Buch mittels Volltextsuche schneller etwas finden.

Für alle, die das Buch in Papierform kaufen, gibt es das E-Book kostenlos dazu.

Laufende Nummer in Listen auch dann, wenn sie durch Leerzeilen unterbrochen sind

In einem Excel-Kurs vergangene Woche gab es folgenden Teilnehmerwunsch:
„Ich benötige eine durchgehende Nummerierung in einer Liste, die durch Leerzeilen unterbrochen ist.“

In meinem Beitrag vom 21. September 2012 habe ich eine automatische Nummerierung in Excel-Tabellen bereits vorgestellt. Diese Nummerierung geht allerdings von einer fortlaufenden Liste ohne Leerzeilen aus.
Was aber, wenn Bereiche durch Leerzeilen optisch voneinander getrennt werden sollen und trotzdem eine fortlaufende Nummer benötigt wird?
Hier ein Beispiel mit Aufgabenpaketen und Aufgaben.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bild 1: Ausgehend von der Anfangsnummer in B4 werden die Aufgaben durchnummeriert; Leerzeilen spielen keine Rolle

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Zahlenformate in Excel, die »mitdenken«

Zahlenformate sind sozusagen die Kosmetik von Excel. Denn mit ihnen lässt sich das Aussehen von Zahlen steuern. Ein Beispiel, das jeder kennt: #.##0 €;[Rot]-#.##0 €.
Dieser Formatcode sorgt dafür, dass Zahlen mit zwei Nachkommastellen, einem Dezimalpunkt und dem Eurozeichen versehen werden. Der Teil nach dem Semikolon sorgt zudem dafür, dass negative Werte rote Schriftfarbe und das Minuszeichen erhalten.

Zahlenformate bieten drei Vorteile:

  • Daten werden besser lesbar.
  • Wichtige Informationen werden herausgestellt.
  • Mit den Zellwerten kann trotzdem wie gewohnt weitergerechnet werden.

Was weniger bekannt ist: Zahlenformate können auch »mitdenken«. In meinem Blogbeitrag Überblick über Projektlaufzeiten mit Ampelsymbolen  ist das zu sehen.

Die Anzeige als Jahr oder Jahre per Zahlenformat steuern

Bild 1: Oben neben der Ampel wird je nach eingegebenem Wert hinter der Ziffer als Maßeinheit das Wort “Jahr” oder “Jahre” angezeigt

Hier nun die versprochene Anleitung, wie dieses Format aufgebaut wird.

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Überblick über Projektlaufzeiten mit Ampelsymbolen

Statusanzeigen mit Ampeln gehören definitiv zu den Lieblingsthemen meiner Kursteilnehmer. So auch kürzlich wieder bei einem Excel-Workshop in Berlin.
Die Aufgabe diesmal:

  • die Laufzeiten von Projekten ermitteln,
  • anhand der berechneten Dauer den Projekten Ampelsymbole zuordnen,
  • die Laufzeiten, nach denen gruppiert wird, sollen flexibel auswählbar sein.

Hier die Vorschau auf die fertige Lösung mit der Statusanzeige in Spalte B.

Vorschau auf die fertige Statusanzeige zu den Projektlaufzeiten

Bild 1: Die Projekte werden mit Hilfe von Ampelsymbolen nach Laufzeiten gruppiert

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Die Projektübersicht im Ampel-Look optisch aufpeppen

Im Beitrag vom 15. August 2013 ging es darum, mit Hilfe von Ampeln den Status von Aufgabenpaketen und Teilaufgaben übersichtlich darzustellen. Nach Einsatz der WENN-Formeln und bedingten Formate sah die Tabelle wie in Bild 1 links gezeigt aus.
Bis zur endgültigen Version waren dann noch Formatierungsarbeiten erforderlich – darunter auch einige Griffe in die Trickkiste. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung.

1_Vorher-Nachher

Bild 1: Links die unformatierte Tabelle, rechts die visuell optimierte Übersicht

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Den Aufgabenstatus in Projekten mit Ampelsymbolen zeigen

In einer Projektübersicht soll der Status der einzelnen Aufgabenpakete schnell erkennbar sein. Jedes Aufgabenpaket besteht aus Teilaufgaben, die folgende drei Zustände haben:

  • Fertig bearbeitet = Grün.
  • Noch nicht erledigt beziehungsweise leicht kritisch = Gelb.
  • Noch nicht begonnen beziehungsweise sehr kritisch sind = Rot.

Bild 1 gibt eine Vorschau auf eine solche Projektübersicht. Ampelsymbole zeigen hier,
a) in welchem Zustand sich die Teilaufgaben befinden und
b) wie der Status jedes der drei Aufgabenpakete ist.
Letzterer ergibt sich aus dem schlechtesten Zustand der Teilaufgaben.

Das jeweiligen Ampelsymbole werden in zwei Schritten in die Übersicht eingebaut.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bild 1: Vorschau auf die fertige Lösung mit Statusanzeigen im Ampel-Look

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Excel-VBA: Zahlen in chemischen Formeln tiefstellen per Makro (Teil 2)

Manchmal genügt es nicht, nur in der aktiven Zelle die Zahlen tiefzustellen wie im Beitrag „Per Makro chemische Formeln leichter erfassen (Teil 1)“ gezeigt. Bei mehreren chemischen Formeln in einem Arbeitsblatt wäre das recht mühsam. Daher habe ich die Routine um die in Bild 1 gezeigte Schleife erweitert.

Der Code

Diese Routine stellt nun alle Zahlen tief – egal, ob in einem zusammenhängenden Bereich oder in mehreren separat liegende Zellen, die mit der Strg-Taste markiert wurden.

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Monatsgenaue Auswertung: Variable Bereiche vergleichbar machen mit der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN

Für das Jahr 2013 liegen die Absatzzahlen nur bis zum aktuellen Monat vor, für 2012 hingegen sind bereits alle Monatswerte vorhanden. Wie kann nun das kumulierte Ergebnis der bisherigen Monate im Jahr 2013 mit dem entsprechenden Zeitraum des Vorjahres verglichen werden? Bild 1 zeigt diese Konstellation und rechts die Lösung.

Vorschau auf die fertige Lösung

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Filtern wird noch komfortabler: Datenschnitt in Excel 2013 nicht mehr nur auf Pivot-Tabellen beschränkt

Balanced Scorecards, Dashboards und Cockpits geben optischen Elementen in Auswertungen immer mehr Gewicht. Der Datenschnitt trägt dem Rechnung. Als visueller Filter, über den sich Listen schnell auf das Gewünschte reduzieren lassen, ist er dank leichter Bedienbarkeit  auch für wenig geübter Anwender ideal. In Excel 2010 war der Datenschnitt nur auf Pivot-Tabellen anwendbar. Version 2013 hebt dies auf – der Datenschnitt lässt sich jetzt in allen Listen nutzen, die als Tabelle formatiert sind.

Bild 1 zeigt dafür ein Beispiel: Die Liste links enthält 240 Datensätze. Über die drei Datenschnitte rechts, die sich ganz einfach per Mausklick bedienen lassen, werden die Informationen zu einer Firma, zwei Produkten und zwei Regionen herausgefiltert.

Vorschau auf die fertige Lösung mit drei Datenschnitten

Bild 1: Die Liste wird über die drei visuellen Filter leicht auf das Gewünschte reduziert
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Inhalte von Spalten und Zeilen vergleichen ganz ohne Formel

Vergangene Woche gab es bei den Excel-Anwendertagen in Fulda wieder 50 Kurse und den gewohnt regen fachlichen Austausch. Ich war als Trainerin dabei und zeigte im Kurs ‚Produktiver Arbeiten‘ Techniken, die den Umgang mit Excel vereinfachen. Eine recht praktische Funktion war erstaunlicherweise kaum bekannt. Deshalb stelle ich sie hier vor.

Die Aufgabe: Informationen aus zwei Quellen abgleichen

Oft müssen Daten aus verschiedenen Quellen abgeglichen werden. Dazu werden die Werte in zwei Spalten nebeneinander angeordnet und verglichen. Perfekt ist es natürlich, wenn die Fälle, in denen es Unterschiede gibt, farblich gekennzeichnet werden. Dies ließe sich beispielsweise mit der Funktion IDENTISCH und einer bedingten Formatierung erledigen. Doch es geht viel einfacher und ohne  jegliche Formel. Das folgende Bild zeigt die fast fertige Lösung anhand einer Liste mit Telefonnummern
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