Lassen sich Ampelsymbole der Bedingten Formatierung auch dann verwenden, wenn keine Zahlen, sondern Texte zu überwachen sind? Beispielsweise soll bei leeren Zellen – also fehlenden Texteinträgen in einer Tabelle – eine rote Ampel als Warnsignal erscheinen. Ja, das geht. Hier eine Vorschau auf die fertige Lösung, die sogar noch mehr kann.
Symbolsätze mit Ampeln, bunten Fähnchen oder Pfeilen können Tabellen informativer und übersichtlicher machen. Allerdings stößt die Verwendung der Symbole an Grenzen, wenn als Kriterium keine Zahlen verfügbar sind. Wie lassen sich beispielsweise alle Datumsangaben, die an einem Wochenende liegen, mit einem Ampelsymbol oder einem roten Kreis versehen? Das folgende Bild zeigt die Lösung. Basis dafür ist eine Formel, die in Spalte B den Wochentag berechnet und Werte zwischen 1 und 7 liefert.
Viele waren begeistert, als mit Excel 2007 Symbole für die Bedingte Formatierung eingeführt wurden. So lassen sich jetzt Kosten per Ampel-Symbolik, Umsatzentwicklungen mit verschiedenfarbigen Trendpfeilen bewerten. Neuerungen in Excel 2010 machen es noch leichter, Zahlenkolonnen flexibel zu visualisieren.
Doch nach welchem System werden Ampelsymbole oder Pfeile den Zahlen zugewiesen? Das folgende Beispiel bringt Aufklärung.
Seit Version 2007 bietet Excel bei der Bedingten Formatierung die Regel ‚Obere 10%‘. Doch welche Art von Auswertung führt Excel im Hintergrund durch? Geht es wirklich um die Größe der Werte? Oder erfolgt die Auswertung über die Anzahl der Werte?
Daraus folgt: Ist diese Regel überhaupt geeignet zum Formatieren meiner Daten?
Um dies herauszufinden, habe ich einige Tests durchgeführt.
In den ersten beiden Teilen ging es darum, wie Sie Projektstatusberichte mit Hilfe von Ampeln und Symbolen aufbereiten und wie Sie dabei die vorgefertigten Regeln mit Formeln und Funktionen kombinieren. Im dritten und letzten Teil erfahren Sie, mit welchen Techniken sich ein Trend aufzeigen lässt oder wie ein Warnsystem für Kosten- und Terminüberschreitungen aufgebaut werden kann.
Erfahren Sie im zweiten Teil dieses Beitrags, wie Sie vorgefertigte Regeln mit Formeln und Funktionen kombinieren. Lassen Sie z.B. die Budgetauslastung durch Ampelsymbole darstellen und setzen Sie dabei per Drehfeld eigene Grenzwerte. Lesen Sie, wie Sie Datumsangaben kennzeichnen, die auf Wochenenden oder Feiertage fallen, oder wie Sie Termine markieren, die in regelmäßiger Abfolge stattfinden.
Damit die Aussage eines Statusberichts leicht erfassbar ist, sollte dieser nicht nur aus trockenen Zahlen bestehen, sondern visuell ansprechend aufbereitet sein. Dafür eignen sich z.B. Ampelsymbole oder Trendpfeile, mit denen sich der Status in Kosten- und Terminübersichten verdeutlichen lässt.
Eine solche Kennzeichnung mit Symbolen ist in Excel ab Version 2007 mit Hilfe der Bedingten Formatierung möglich. Im ersten Teil dieses Beitrags, erfahren Sie, wie Sie vorgehen, um Ihren Zahlen mit Ampeln und Pfeilen mehr Aussagekraft zu verleihen.
Wer Excel-Listen nutzt, um seine Aufgaben und Termine zu überwachen, wünscht sich darin eine möglichst gute Übersicht: Aufgaben, die unmittelbar anstehen, gerade bearbeitet werden oder bereits abgeschlossen sind, sollten darin hervorgehoben und farbig markiert bzw. ausgegraut sein.
Die Bedingte Formatierung bietet zwar zahlreiche vorbereitete Regeln, um Zellen mit bestimmten Werten farbig hervorzuheben, darunter auch solche für Datumswerte. Was allerdings fehlt, sind Regeln, die es erlauben, bevorstehende Termine schnell und einfach kenntlich zu machen – beispielsweise solche, die in den nächsten sieben Kalender- oder auch Arbeitstagen zu erledigen sind.
Der folgende Tipp zeigt, welches Handwerkszeug Sie dafür benötigen und stellt eine fertige Lösung für eine „intelligente“ Terminübersicht vor.
