Nicht immer sollen Listen nach Texten oder Zahlen sortiert werden. Manchmal sind einfach nur bestimmte Zellen farbig markiert – beispielsweise Kosten, die über oder unter einem Grenzwert liegen. Um solche Einträge mit farbigen Markierungen (siehe unten gezeigte Tabelle) ganz oben anzuordnen, wird die Tabelle mit den folgenden Mausklicks ganz einfach nach Farben sortiert.
Bild 1: Die Liste mit farbig markierten Zellen soll nach Farben sortiert werden
Wenn es darum geht, die Auswertung umfangreicher Daten in möglichst kompakter Form darzustellen, denken die meisten zuerst an Pivot-Tabellen. Doch es gibt auch andere Techniken, mit denen sich Projektdaten analysieren und wichtige Kennzahlen übersichtlich anordnen lassen – zum Teil sogar flexibler als bei Pivot-Tabellen.
Erfahren Sie, wie Sie in Excel 2007 und 2010 wichtige Kennzahlen aus einer Vielzahl von Projekten gewinnen und kompakt in einem Cockpit darstellen, indem Sie die Funktionen ZÄHLENWENN(S), SUMMEWENN(S), MITTELWERTWENN(S) sowie SUMMENPRODUKT einsetzen.
In Teil 1 wird die Anzahl der Projekte nach deren Status aufgeschlüsselt. Außerdem werden die Kosten nach Kostenstelle oder Kostenstellenbereich aufsummiert.
Ob Projektübersicht, Umsatzauswertung oder Kostenaufstellung – eine Anzeige, die den aktuellen Status wiedergibt, ist oft wünschenswert. Excel bietet mit den Symbolsätzen der bedingten Formatierung gute Vorlagen für Status- oder Fortschrittsanzeigen – beispielsweise den Symbolsatz 5 Viertel – auch als Harvey Balls bekannt.
Allerdings hat der Symbolsatz drei Nachteile. Wie die sich beseitigen lassen, zeige ich in Kapitel 8 des eben bei Microsoft Press erschienenen Buches Keine Angst vor Excel!.
Bild 1 zeigt eine Vorschau auf die Statusanzeige für den Projektfortschritt mit fünf unterschiedlichen Symbolen.
Bild 1: Informative Statusanzeige mit Harvey Balls
Sind in Excel Daten für ein weiteres Jahr einzugeben, wird eine neue Spalte hinzugefügt. In Access läuft das flexibler. Sollen beispielsweise jährliche Mitgliedsbeiträge oder Umsätze pro Monat oder Reisekosten erfasst werden, wird eine Detailtabelle angelegt, in der jeder Eintrag ein eigener Datensatz ist.
Der Vorteil: Die Detailtabelle ist flexibel, denn ohne Änderung ihrer Struktur können beliebig viele Beiträge erfasst werden.
Der Nachteil: Die Detailtabelle ist weder übersichtlich, noch informativ. Beispielsweise wenn für jedes Mitglied die Beiträge der letzten drei Jahre oder die Umsätze der letzten sechs Monate oder die Reisekosten über alle vier Quartale zu vergleichen sind.
In Excel wäre eine Pivot-Tabelle das geeignete Werkzeug, um eine informative Auswertung aufzubauen. In Access sorgt eine Kreuztabelle für den Überblick.
Kürzlich stand ich in einem Kundenprojekt vor folgender Frage:
Wie kann ich in einem ungebundenen Access-Formular berechnete Steuerelemente bei Eintreten eines Ereignisses mit minimalem Aufwand aktualisieren?
Das Problem: In ungebundenen Formularen lässt sich das Neuberechnen der Steuerelemente nicht über die Formularaktualisierung steuern. Für jedes berechnete Steuerelement muss eine eigene REQUERY-Anweisung erfolgen.
Das kann allerdings recht mühsam und zeitraubend sein, wenn wie in Bild 1 das Formular eine ganze Reihe von berechneten Steuerelementen besitzt.
Bild 1: Ungebundenes Formular mit zahlreichen berechneten Steuerelementen
Wenn im obigen Beispiel alle berechneten Steuerelemente nach Aktualisierung des Kombinationsfeldes Fiscal Year aktualisiert werden sollen, wären folgende Schritte nötig:
Mit einem kleinen Trick lässt sich diese zeitraubende Arbeit viel schneller erledigen.
Wie lassen sich in Excel alle Zahlen in einer chemischen Formel mühelos tiefstellen?
Word besitzt in der Registerkarte Start dafür das Symbol Tiefgestellt oder auch die Tastenkombination STRG>+#. In Excel lässt sich dieses Problem über das Dialogfeld Zahlen formatieren, im Register Schrift über den Effekt Tiefgestellt lösen.
Aber das kann ziemlich mühsam und zeitraubend sein, wenn wie im folgenden Beispiel der Tiefstellvorgang gleich mehrfach zu wiederholen ist. Denn fatalerweise lassen sich nicht – wie in Word – mehrere nicht zusammenhängende Zeichen markieren.
| C7H4N2O7 |
Wie lässt sich der Vergleich zwischen zwei Werten mit einem Symbol so darstellen, dass ein Trend deutlich wird?
Mit einer Hilfsspalte und der Bedingten Formatierung ist dies schnell erledigt.
Angenommen, in A1 steht der Ausgangswert und in A2 der Wert, für den ein Vergleich gewünscht wird, dann kann in der Hilfsspalte B in der Zelle B2 folgende Formel stehen:
=WENN(A2>A1;1;WENN(A2=A1;0;-1))
In B2 ergibt sich also
Anhand der drei möglichen Werte 1, 0 und -1 lässt sich dann in B2 (also direkt NEBEN A2) ein passendes Symbol platzieren. Hier die Vorschau, in der alle drei Fälle zu sehen sind:
Die Arbeit am Buch “Keine Angst vor Excel” steht kurz vor dem Abschluss – ab Mitte August 2012 ist es auf dem Markt verfügbar. Hier ein Einblick in Kapitel 7, in dem es um den richtigen Einsatz der Rundungsfunktionen geht.
Am Beispiel der Bevorratung mit Schrauben wird demonstriert, wie sich die jeweils passende Bestellmenge ermitteln lässt. Um zu sichern, dass stets die Mindestmenge der benötigten Schrauben bestellt wird, wird auf das nächstgrößere Vielfache der Liefereinheit aufgerundet.
Für solche Berechnungen stellt Excel die Funktionen AUFRUNDEN und OBERGRENZE bereit. Doch welche der beiden Rundungsfunktion eignet sich besser zur Bestelloptimierung: AUFRUNDEN oder OBERGRENZE?
Lassen sich Ampelsymbole der Bedingten Formatierung auch dann verwenden, wenn keine Zahlen, sondern Texte zu überwachen sind? Beispielsweise soll bei leeren Zellen – also fehlenden Texteinträgen in einer Tabelle – eine rote Ampel als Warnsignal erscheinen. Ja, das geht. Hier eine Vorschau auf die fertige Lösung, die sogar noch mehr kann.
Symbolsätze mit Ampeln, bunten Fähnchen oder Pfeilen können Tabellen informativer und übersichtlicher machen. Allerdings stößt die Verwendung der Symbole an Grenzen, wenn als Kriterium keine Zahlen verfügbar sind. Wie lassen sich beispielsweise alle Datumsangaben, die an einem Wochenende liegen, mit einem Ampelsymbol oder einem roten Kreis versehen? Das folgende Bild zeigt die Lösung. Basis dafür ist eine Formel, die in Spalte B den Wochentag berechnet und Werte zwischen 1 und 7 liefert.
