Excel 2013: Tipps, mit denen sich oft gebrauchte Mappen und Ordner schneller öffnen und speichern lassen

Wenn ich immer wieder die gleichen Arbeitsmappen und Ordner verwende, möchte ich natürlich möglichst schnell auf diese zugreifen können. Bis Excel 2003 gab es zu diesem Zweck im Datei-Menü ganz unten die Liste der zuletzt verwendeten Mappen. Ein Klick reichte, um eine dieser Mappen zu öffnen –  und zwar ohne dass ich vorher umständlich in Laufwerken und Ordnern suchen musste.

Ab Excel 2007 lässt sich die Anzahl der Mappen, die unter Zuletzt verwendet erscheinen, bis auf maximal 50 erhöhen. Viel wichtiger aber: Die Mappen, die ich oft brauche, hefte ich dauerhaft ganz oben in der Liste der zuletzt verwendeten Mappen an. Ab Excel 2010 ist das auch für Ordner möglich.

Und wie sieht das in Version 2013 aus? Beim Schreiben von Kapitel 2 für das neue Excel-Handbuch stellte ich fest: Microsoft hat wieder einiges geändert. Deshalb hier einige Tipps, wie sich der Zugriff auf Mappen und Ordner im  neuen Excel beschleunigen lässt.

Wichtige Arbeitsmappen leichter wiederfinden

Wenn ich in Excel 2013 DATEI/Öffnen wähle oder alternativ Strg + O betätige, wird die in Bild 1 gezeigte Backstage-Ansicht eingeblendet. Hier sehe ich rechts unter Zuletzt verwendete Arbeitsmappen die Dateien, die ich kürzlich geöffnet oder bearbeitet habe.

Bild 1: Die Rubrik Öffnen der Backstage-Ansicht zeigt die zuletzt verwendeten Mappen

Damit die besonders häufig gebrauchten Arbeitsmappen ganz oben  zu sehen sind und nicht irgendwann aus der Liste verschwinden, pinne ich sie an.

Dazu klicke ich in der Liste der zuletzt verwendeten Mappen – wie in Bild 2 gezeigt – am rechten Rand des betreffenden Dateieintrag  auf die kleine Nadel und wähle  den Befehl Dieses Element an die Liste anheften.

Bild 2: Eine Mappe im Bereich Zuletzt verwendet dauerhaft anpinnen

Im Ergebnis dessen wird der Eintrag sofort nach oben verschoben und hat nun am rechten Rand eine senkrecht stehende Pinnadel.

Schon beim Excel-Start klappt der schnelle Zugriff

Die zuletzt verwendeten Dateien sehe ich schon beim Start von Excel. Dort sind die von mir angepinnten Mappen  ebenfalls ganz oben angeordnet (Bild 3).

Bild 3: Bereits beim Excel-Start auf oft gebrauchte Mappen direkt zugreifen

Schneller zu oft gebrauchten Ordnern wechseln

Was bei Arbeitsmappen funktioniert, geht auch bei Ordnern. Wenn ich – wie in Bild 4 zu sehen – mit der Befehlsfolge DATEI/Öffnen (1) in der Backstage-Ansicht auf Computer klicke (2), sehe ich zunächst standardmäßig nur die beiden Ordner Eigene Dokumente und Desktop (3).

Bild 4: Standardmäßig werden die Ordner “Eigene Dokumente” und “Desktop” angezeigt

Damit mir beim Öffnen und Speichern von Dateien unter Zuletzt verwendete Ordner auch die Ordner angeboten werden, die ich häufig brauche, klicke ich auf Durchsuchen  (4), öffne den gewünschten Ordner und eine darin befindliche Datei.

Anschließend wähle ich noch einmal DATEI/Öffnen/Computer und pinne – wie in Bild 5 gezeigt – den betreffenden Ordner an.

Bild 5: Einen Ordner, der oft gebraucht wird, dauerhaft sichtbar machen

Bild 6: Nach oben stehende Pinnadel als Zeichen, dass der Ordner angeheftet wurde

Fazit

Das gezielte Anpinnen oft benutzter Mappen und Ordner erspart mir Zeit und nerviges Suchen.