Pünktlich oder zu spät überwiesen? Den Zahlungseingang für Rechnungen mit Ampelsymbolen überwachen

Lässt sich der Status pünktlich bezahlter und zu spät beglichener Rechnungen mit roten und grünen Ampelsymbolen dokumentieren? Diese Frage stellte ein Blogleser. Dass dies geht, zeigt folgende Abbildung.

Vorschau auf die fertige Lösung: Der Rechnungsstatus per Ampel

Bild 1: Pünktliche und zu spät eingegangene Zahlungen sind per Ampel schnell zu erkennen

Durch die Ergebniszeilen erhält die Ampel zusätzliche Aussagekraft:

  • Rot, wenn es mehr verspätet als rechtzeitig bezahlte Rechnungen gibt.
  • Grün, wenn die Mehrzahl der Rechnungen pünktlich bezahlt wurden.
  • Kein Symbol, falls die Anzahl zu spät und pünktlich bezahlter Rechnungen gleich ist.

Formeln im Hintergrund bilden die Basis für die Ampel

Um Ampelsymbole zu setzen, werden »im Hintergrund« Werte gebraucht, die dann einen bestimmten Ampelstatus auslösen. Die Werte werden per Formel wie folgt festgesetzt:

  • 1 für zu spät beglichene
  • -1 für pünktlich bezahlte Rechnungen.

Wird später die Summe berechnet, ergibt sich

  • bei einer Mehrheit zu spät beglichener Rechnungen eine positive Zahl,
  • bei einer Mehrheit pünktlich bezahlter Rechnungen eine negative Zahl und
  • bei einem ausgeglichenen Verhältnis eine Null.

Wie die so ermittelten Werte dann mit Ampelsymbolen umgesetzt werden, beschreibe ich am folgenden Beispiel einer vereinfachten Rechnungsliste (Bild 2).

Die Vorbereitung einer flexiblen Liste

  • Die Rechnungsliste wird zunächst als »intelligente« Tabelle formatiert – mit Strg+T oder über die Registerkarte Start und per Klick auf Als Tabelle formatieren.
  • Über Tabellentools/Entwurf/Ergebniszeile wird die Ergebniszeile eingeblendet und – wie in Bild 2 gezeigt – ohne Eingabe einer Formel für die Spalte »Rechnungsbetrag« die Summe gebildet.

Rechnungsliste mit Ergebniszeile

Bild 2: Die als intelligente Tabelle vorbereitete Rechnungsliste erhält in der Ergebniszeile eine Summe

In zwei Schritten zur perfekten Visualisierung

Nun wird für jede Rechnung per Formel der Status ermittelt. Dazu erhält die »intelligente« Tabelle rechts die neue Spalte »Status«.

  • Dort wird in Zeile 2 die folgende Formel erstellt:
    =WENN([@Bezahlt]-[@Faellig]>0;1;-1).
  • Sie setzt bei zu spät bezahlten Rechnungen den Status auf 1, bei allen anderen auf -1.

Jeder Zustand bekommt einen eindeutigen Wert, die Ergebniszeile zeigt die Summe

Bild 3: Jeder Zustand bekommt einen eindeutigen Wert, die Ergebniszeile zeigt die Summe

Nun wird die Bedingte Formatierung auf die Spalte Status angewendet:

  • Dazu wird die Spalte Status inkl. Ergebniszelle markiert.
  • Über Start/Bedingte Formatierung/Symbolsätze/3 Ampeln (mit Rand)wird der Symbolsatz mit Ampeln zugewiesen.
  • Mit Start/Bedingte Formatierung/Regeln verwalten und Doppelklick auf die Ampelregel wird die Regel nun optimiert. Dazu dienen die in Bild 4 gezeigten Einstellungen 1-6.

Wenige Klicks sorgen für eine eindeutige Ampelsymbolik

Bild 4: Wenige Klicks sorgen für eine eindeutige Ampelsymbolik

Vorschau auf Teil 2: Ein Info-Cockpit zum Rechnungsstatus

Im nächsten Beitrag beschreibe ich, wie über der Rechnungsliste ein kleines Cockpit entsteht, das auf einen Blick Auskunft über den Status der Rechnungen gibt. Es zeigt

  • neben einer roten Ampel den Gesamtbetrag der zu spät beglichenen Rechnungen,
  • neben einer grünen Ampel den Gesamtbetrag der pünktlich bezahlten Rechnungen.

Vorschau auf das Info-Cockpit zum Rechnungsstatus

Bild 5: Vorschau auf das Info-Cockpit zum Rechnungsstatus

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