Keine Angst vor Pivot – Projektkennzahlen flexibel auswerten

Vor wenigen Tagen erschien im Projekt MagazinTeil 1 meines Beitrags zum Einsatz von Pivot-Tabellen. Er zeigt, wie diese aufgebaut, angepasst und mit Filtern ausgestattet werden. Pivot-Tabellen und -Diagramme sind dank ihrer Flexibilität das perfekte Tool, wenn Informationen unter verschiedenen Blickwinkeln analysiert und zu kompakten Auswertungen  verdichtet werden sollen – ganz ohne Eingabe von Formeln. Hier eine kurze bildhafte Übersicht der Vorteile der Pivot-Funktion in Excel.

Die Vorteile der Pivot-Funktion in Excel

Wie das Aufbauen und Anpassen einer Pivot-Tabelle funktionieren, lässt sich natürlich am besten an einem konkreten Beispiel nachvollziehen.

Das Beispiel: Auswertung von Projekten nach Status

Wer schon einmal versucht hat, eine Pivot-Tabelle in Excel durch Anklicken des Befehls PivotTable zu erstellen, wird schnell gemerkt haben, dass sich diese Funktion nicht gerade intuitiv erschließt. Doch anhand eines Beispiels wird recht schnell klar, wie Pivot funktioniert und welchen Nutzen diese Funktion bringt.

Projektliste

Die oben gezeigte Liste mit Projektdaten enthält in der ersten Zeile die Feldnamen, darunter folgen die Datensätze. Anhand der Spalte “Status” soll nun eine kurze Auswertung erstellt werden, wie viele Projekte sich in welchem Status befinden.

Um anzuzeigen, wie viele Projekte in Arbeit sind (Status A), pausieren (Status B), eingestellt (Status C) und beendet wurden (Status D), sind folgende Schritte erforderlich:

  • Wenn die Liste mit den Daten als intelligente Tabelle vorbereitet ist (Strg+T), reicht es, eine Zelle in der Datenbasis zu markieren und dann in der Registerkarte Tabellentools (1) den Befehl Mit PivotTable zusammenfassen (2) anzuklicken.

Der Befehl zum Einfügen einer Pivot-Tabelle

  • Das nächste Dialogfeld wird mit OKquittiert.
  • Es erscheint nun ein neues Arbeitsblatt mit der unten gezeigte Darstellung einer leeren Pivot-Tabelle. Rechts ist die Feldliste (3) mit den Feldnamen aus der Datenbasis, links steht, was zu tun ist (4): Die gewünschten Felder aus der Feldliste auswählen.

Die noch leere Pivot-Tabelle

  • In der Feldliste am rechten Bildschirmrand wird ein Häkchen vor dem Eintrag Status gesetzt. Der Feldname erscheint unten links bei Zeilenbeschriftungen.
  • Das Feld Projekt wird mit gedrückter linker Maustaste in den Bereich Wertegezogen. Excel ermittelt automatisch die Anzahl der Projekte.
  • In der so entstandenen kleinen Pivot-Auswertung werden “Zeilenbeschriftungen” durch “Projektstatus”, “Anzahl von Projekt” durch “Projektzahl” sowie “Gesamtergebnis” durch “Gesamtzahl” ersetzt.

Nach einigen Verbesserungen an der Optik der Pivot-Tabelle über die Registerkarten PivotTable-Tools und Start könnte die Auswertung wie unten rechts gezeigt aussehen.

Die fertige Pivot-Auswertung

Weitere Pivot-Auswertungen

Im PM-Beitrag wird das Anlegen drei weiterer Übersichten beschrieben:

  • Auswertung nach Kostenstellen
    Welche Kosten sind für die einzelnen Kostenstellen geplant und welche sind tatsächlich entstanden?
  • Auswertung nach Abteilung und Quartal
    Wie hoch sind die Kosten in den einzelnen Abteilungen pro Quartal?
  • Übersicht abgeschlossener Projekte nach Kosten
    Wie viele Projekte wurden in den unterschiedlichen Abteilungen und Quartalen abgeschlossen und welche durchschnittlichen Kosten sind letztendlich entstanden?

Zur Webseite vom Projekt MagazinDen kompletten Beitrag inkl. Excel-Beispieldatei gibt es in Ausgabe 24-2012 vom Projekt Magazin.

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