Excel 2013: Per Schnellanalyse zum intelligenten Diagramm – ohne jegliche Pivot-Kenntnisse

Im Beitrag vom 16. Februar hatte ich gezeigt, wie sich ohne tiefere Programmkenntnis per Schnellanalyse ganz einfach passende Diagramme erstellen lassen. Doch die Schnellanalyse kann deutlich mehr: Sie erzeugt Diagramme, die mitdenken, wenn ich neben Zahlenwerten auch noch nichtnumerische Werte markiere.

In Bild 1 ist das gut zu sehen: Jedem Ort ist ein Wert und eine Region zugeordnet. Die Schnellanalyse sorgt nun dafür, dass die Werte nach Regionen gruppiert werden. So kann ich entweder auswerten lassen, wie viele Orte in jeder der drei Regionen liegen (Anzahl) oder den Gesamtbetrag für jede Region addieren lassen (Summe). Und das, ohne dass ich zuvor mit ZÄHLENWENN oder SUMMEWENN diese Werte erst berechnen müsste.

Links die Ausgangstabelle und rechts zwei mögliche Pivot-Diagramme

Bild 1: Die Schnellanalyse wertet die Daten per Diagramm aus – hier nach Regionen

Die Schnellanalyse erledigt die gruppierte Auswertung der Daten über eine Pivot-Tabelle, der automatisch ein Diagramm zugeordnet wird. Das Ganze dauert nicht länger als 10 Sekunden und die Schritte sind komplett visuell nachvollziehbar. Hier die Schritt-für-Schritt-Anleitung.

In 4 Schritten zu einer Auswertung per Pivot-Diagramm

Weder das Wissen, was ein Pivot-Diagramm ist, noch wie es angelegt wird, sind Voraussetzung. Um das in Bild 2 rechts gezeigte Auswertungsdiagramm zu bekommen, sind einfach nur die folgenden Schritte erforderlich:

  • Zuerst die drei Spalten mit den Orten, den Werten und den Regionen markieren (1).
  • Dann in der rechten unteren Ecke auf das Symbol Schnellanalyse klicken (2).
  • Im Katalog die Rubrik DIAGRAMME (3) anklicken und mit der Maus auf die Variante Gruppierte Säulen (4) zeigen.
  • Sofort erscheint eine Vorschau auf das Diagramm. Es trägt in der rechten oberen Ecke  das Symbol für Pivot (5) und der Diagrammtitel “Anzahl von Ort bis Region” (6) lässt schon ahnen, welche Auswertung hier erfolgt. Der Klick auf Gruppierte Säulen erzeugt ein neues Arbeitsblatt mit einer Pivot-Tabelle und dem zughörigen Diagramm.

Die Schritte zum Diagramm mit Anzahl-Auswertung

Bild 2: Die Werte aus Spalte 2 werden nach den Regionen aus Spalte 3 gruppiert

Soll die Auswertung nicht die Anzahl der Orte pro Region, sondern den Gesamtbetrag pro Region addieren und per Diagramm darstellen, dann ist die in Bild 3 gezeigte Variante für Gruppierte Säulen (4) die richtige Wahl.

Die Schritte zum Diagramm mit Summe-Auswertung

Bild 3: Statt der Anzahl die Summe aus Spalte 2 nach den Regionen aus Spalte 3 bilden

Die Pivot-Diagramme anpassen und nutzen

Wie in Bild 2 und 3 zu sehen, sind die Titel der Diagramme nicht ganz korrekt. Statt

  • “Anzahl von Ort bis Region” müsste es heißen “Anzahl der Orte nach Region”,
  • “Summe von Wert bis Region” sollte “Summe nach Regionen” heißen.

Um einen Diagrammtitel sprachlich anzupassen, reicht ein Klick in den Textplatzhalter für die Titel. Nun kann die Formulierung so wie in Bild 4 bei (1) zu sehen geändert werden.

Das Pivot-Diagramm anpassen und filtern

Bild 4: Das Pivot-Diagramm filtern – hier soll die Region Süd nicht angezeigt werden

Zum Schluss noch der Hinweis auf einen weiteren Vorteil des soeben erzeugten Pivot-Diagramms: Mit einem Klick in der linken unteren Ecke auf Region (2) lässt sich die Anzeige der Säulen per Filter schnell und komfortabel eingrenzen.

Hier im Beispiel wird das Häkchen bei Süd entfernt (3). Daraus ergibt sich das rechts unter (4) gezeigte gefilterte Pivot-Diagramm. Dass nach Regionen gefiltert wurde, ist an dem kleinen Trichtersymbol neben Region erkennbar.

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