Bisher hätte ich diese Frage eher mit Nein beantwortet. Doch dann kam letzte Woche dieser Excel-Einstiegskurs: Dort berichteten 4 von 7 Teilnehmern, dass sie nicht mit Excel arbeiten und es auch nicht nutzen würden, wenn da nicht diese CSV wären.
Bei weiterer Nachfrage kam heraus: wöchentlich muss eine CSV-Datei bearbeitet werden:
– zuerst die Angaben zum Datum in Ordnung bringen,
– dann die Daten nach einem Kriterium filtern,
– die verbleibenden Daten nach Datum sortieren,
– eine Multiplikation durchführen und
– abschließend eine überflüssige Spalte löschen.
Diese stupide Arbeit steht jede Woche an und es darf nichts vergessen werden.
Meine Reaktion? Ich zeigte ihnen, wie sie diese fünf Aufgaben mit Power Query erledigen. Und, dass sie diese Aufbereitungsschritte beim nächsten Mal in kürzester Zeit durchführen lassen, indem sie nur den Befehl Aktualisieren aufrufen.
In diesem Power Query Rezept #24 beschreibe ich, WIE es geht.
CSV-Dateien einfach per Doppelklick öffnen? Keine gute Idee!
Oft werden CSV-Dateien per Doppelklick in Excel geöffnet, doch das ist riskant. Denn Excel nimmt beim Öffnen automatische Datenkonvertierungen vor, die später problematisch werden können (es sei denn, dieser Automatismus wurde in den Excel-Optionen ausgeschaltet).
Importiere ich hingegen eine CSV-Datei mit Power Query, kann ich jeden Schritt der Aufbereitung selbst bestimmen. Das geht ganz einfach:
- In Excel wähle ich auf der Registerkarte Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus Text/CSV.
- Ich navigiere zur gewünschten CSV-Datei und klicke auf Importieren.
- Im folgenden Dialogfeld klicke ich auf Daten transformieren, schon öffnet sich der Power Query-Editor. Er ist das perfekte Tool für die Datenaufbereitung.
Um diese CSV-Datei geht es und das sind die Aufgaben
Das folgende Bild zeigt, dass die Informationen der CSV-Datei in sieben Spalten aufgebaut sind. Diese Vorschau erhalte ich, wenn ich die CSV-Datei per Rechtsklick und mit Öffnen in im Editor von Windows öffne.
Bisher müssen jede Woche erneut folgende Schritte ausgeführt werden:
1. Datumsspalte mit Trennzeichen versehen, um ein korrektes Datum zu erhalten [1],
2. die Daten nach dem Status »Abgeschlossen« filtern [2] und dann die Spalte Status löschen,
3. die Daten nach Datum aufsteigend sortieren,
4. den Gesamtpreis mit Menge*Preis berechnen [3],
5. das Ergebnis schön formatiert in Excel bereitstellen – inkl. der Möglichkeit, nach ausgewählten Kunden zu filtern.
Genial: Ab sofort mehrere Arbeitsschritte mit nur einem Klick erledigen
In Power Query lassen sich alle diese Arbeitsschritte mit Hilfe einer Abfrage bündeln. So geht’s:
- In der Spalte Datum auf das Symbol 123 klicken, Datum anklicken und so den aktuellen Spaltentyp ersetzen
- Rechtsklick in der Spalte Status auf den Wert Abgeschlossen und Textfilter > Ist gleich.
- Anschließend erneuter Rechtsklick in die Spalte Status und Spalte entfernen.
- Klick auf den Dropdownpfeil in der Spalte Datum und dann Aufsteigend sortieren.
Nach dem Aufräumen folgt nun das Berechnen des Gesamtpreises
- Dazu die Spalten Menge und Preis mit gedrückter Strg-Taste markieren.
- Spalte hinzufügen > Standard > Multiplizieren.
- Schließlich per Doppelklick im Spaltenkopf die neue Spalte umbenennen in Gesamtpreis.
Das Ergebnis: Eine übersichtliche und bereits fertig formatierte Tabelle
Das Resultat der Datenaufbereitung wird nun wie folgt an Excel zurückgegeben:
Auf der Registerkarte Start die Befehlsfolge Schließen & laden > Schließen & laden in …> Tabelle wählen.
Und so sieht das Ergebnis aus, nachdem in Excel für die Spalten Preis und Gesamtpreis das Zahlenformat Währung zugewiesen wurde.
Und was ist in der Folgewoche? Nur noch Aktualisieren anklicken
- Kommt eine neue CSV-Datei hinzu, wird die Tabelle in Excel einfach per Rechtsklick aktualisiert.
Und was ist, wenn die neue CSV-Datei einen anderen Namen hat?
Hat die CSV-Datei nicht immer den gleichen Namen, sondern Woche für Woche einen anderen, muss die jeweils neue Datei – wie in der folgenden Abbildung gezeigt – über Daten > Daten abrufen > Datenquelleneinstellungen als neue Quelle bestimmt werden.
Fazit
- Das Aufbereiten von CSV-Dateien lässt sich mit Power Query schnell und einfach erledigen.
- Alle Schritte der Datenaufbereitung werden in einer Abfrage mitprotokolliert.
- Dadurch entfällt das mühsame manuelle Aufbereiten Woche für Woche, denn ein Klick auf Aktualisieren reicht.
Heute wäre meine Antwort auf die eingangs gestellte Frage:
Ja, auch für Excel-Einsteiger eignet sich Power Query als ein sehr brauchbares Werkzeug, das zudem einfach zu bedienen ist.
Interessiert an weiteren Tipps zu Power Query?
Wer sein Wissen zu Power Query systematisch auf- und ausbauen will, kann dazu einen meiner Online-Kurse nutzen. Auf dieser Seite ist das aktuelle Angebot zu finden.
TIPP: Wer hier im Blog alle Rezepte zu Power Query finden möchte, gibt einfach oben rechts in das Suchfeld Power-Query-Rezept ein.