Wird neue Software eingeführt, ändert sich mitunter auch die Systematik der Nummern für Artikel, Kunden usw. Zeichenfolgen werden umgestellt, gekürzt oder erweitert. Sollen dann alte und neue Nummern abgeglichen werden, ist das in Excel mit wenigen Handgriffen erledigt. Hier eine Aufgabenstellung, die mir kürzlich zuging:
- Geprüft werden soll, ob ein bestimmtes Zeichen aus Spalte B auch in Spalte C vorkommt. Hier im Beispiel geht es um die Ziffer 3.
- In Spalte B steht sie an 6. Stelle, in Spalte C hingegen muss sie an 8. Stelle vorkommen.
- Trifft das nicht zu, soll diese Abweichung in Spalte C gekennzeichnet werden.
Hier eine Vorschau auf die fertige Lösung. In 5 Fällen gibt es eine Abweichung.
Für diesen Abgleich wird die Funktion TEIL mit der Bedingten Formatierung kombiniert.
Schritt 1: TEIL ermittelt beide Stellen des gewünschten Zeichens
Die Textfunktion TEIL hat folgende einfache Syntax:
=TEIL(Text;Erstes_Zeichen;Anzahl_Zeichen).
- Text: Hier im Beispiel sind das die Inhalte der Spalten B bzw. C.
- Erstes_Zeichen: In Spalte B steht es an der 6. und in Spalte C an der 8. Stelle.
- Anzahl_Zeichen: Gesucht wird jeweils nach einem Zeichen, hier der Ziffer 3.
Die TEIL-Funktion wird nacheinander auf beide Spalten angewendet:
- Für Spalte B lautet die Formel TEIL(B3;6;1) und
- für Spalte C ist es TEIL(C3;8;1).
Geprüft werden soll, ob es in den Spalten B und C eine Abweichung bei dem gesuchten Zeichen gibt. Dies erledigt der Vergleichsoperator <> (ungleich).
Damit ergibt sich die Formel =TEIL(B3;6;1)<>TEIL(C3;8;1). Sie liefert als Ergebnis WAHR, wenn eine Abweichung vorliegt, ansonsten FALSCH.
Schritt 2: Die TEIL-Funktion in die Formatierungsregel einbauen
Ist das Ergebnis WAHR, soll die Abweichung in Spalte C gekennzeichnet werden. Das erledigt eine Regel für die bedingte Formatierung. In ihr übernimmt die oben gezeigte Formel mit den beiden TEIL-Funktionen die Hauptrolle. So geht’s:
- Die Zellen in Spalte C markieren.
- Start > Bedingte Formatierung > Neue Regel > Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden.
- Unten in das Eingabefeld diese Formel eingeben:
=TEIL(B3;6;1)<>TEIL(C3;8;1). - Per Klick auf die Schaltfläche Formatieren das Dialogfeld aufrufen, in dem im Register Ausfüllen eine passende Hervorhebungsfarbe ausgewählt wird.
Fazit
Mit der Funktion TEIL wird ermittelt, welches Zeichen an einer bestimmten Stelle in den Spalten B und C steht. Der Vergleichsoperator UNGLEICH zeigt Abweichungen auf. Die Bedingte Formatierung nutzt das Ergebnis der TEIL-Funktionen, um Abweichungen farbig zu kennzeichnen.
