Inhalte von Spalten und Zeilen vergleichen ganz ohne Formel

Vergangene Woche gab es bei den Excel-Anwendertagen in Fulda wieder 50 Kurse und den gewohnt regen fachlichen Austausch. Ich war als Trainerin dabei und zeigte im Kurs ‚Produktiver Arbeiten‘ Techniken, die den Umgang mit Excel vereinfachen. Eine recht praktische Funktion war erstaunlicherweise kaum bekannt. Deshalb stelle ich sie hier vor.

Die Aufgabe: Informationen aus zwei Quellen abgleichen

Oft müssen Daten aus verschiedenen Quellen abgeglichen werden. Dazu werden die Werte in zwei Spalten nebeneinander angeordnet und verglichen. Perfekt ist es natürlich, wenn die Fälle, in denen es Unterschiede gibt, farblich gekennzeichnet werden. Dies ließe sich beispielsweise mit der Funktion IDENTISCH und einer bedingten Formatierung erledigen. Doch es geht viel einfacher und ohne  jegliche Formel. Das folgende Bild zeigt die fast fertige Lösung anhand einer Liste mit Telefonnummern

Vorschau auf die fast fertige Lösung

Bild 1: Zellen mit unterschiedlichen Einträgen sind markiert und können nun farblich gekennzeichnet werden

Die Lösung: Schritt für Schritt und ohne Formel

Mit dem Befehl Inhalte auswählenZeilenunterschiede  lasse ich im oben gezeigten Beispiel automatisch alle Telefonnummern markieren, bei denen eine Abweichung zwischen den beiden Spalten vorliegt. Und so gehe ich vor:

  • Ich markiere die zu vergleichenden Spalten, hier die Spalten Telefon und Telefon2.

Gehe zu aufrufen, auf Inhalte klicken und Zeilenunterschiede auswählen

Bild 2: Die Option Zeilenunterschiede sorgt für das automatische Markieren unterschiedlicher Inhalte in den Zeilen

  • Anschließend drücke ich die F5-Taste, wähle links unten die Schaltfläche Inhalte…und im folgenden Dialogfeld die Option Zeilenunterschiede. Nach Bestätigen mit OK sind alle in den Zeilen unterschiedlichen Telefonnummern markiert. Perfekt!
  • Nun kennzeichne ich schnell alle markierten Zellen und zwar mit der Füllfarbe Gelb.
  • Damit ich die so hervorgehobenen Telefonnummern getrennt von den anderen bearbeiten kann, filtere ich sie – wie in Bild 3 gezeigt – über die Optionen im Spaltenkopf von Telefon2 nach der gewählten Zellenfarbe – hier also Gelb.

Nach Farbe filtern

Bild 3: Im Ergebnis der Filterung nach Zellenfarbe werden nur noch die abweichenden Telefonnummern angezeigt

Funktioniert auch beim Abgleichen von Zeilen

Analog zur Option Zeilenunterschiede lassen sich auch Unterschiede herausfinden, wenn die Daten untereinander angeordnet sind. Dann kommt im Dialogfeld Inhalte auswählen die Option Spaltenunterschiede zum Einsatz.

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7 Antworten auf Inhalte von Spalten und Zeilen vergleichen ganz ohne Formel

  1. Volker Hajek sagt:

    Hallo,
    hat super funktioniert, aber
    da ich eine ganze Menge an Spalten vergleichen muss, habe ich das nun auch in VBA umgesetzt. Und nun taucht immer eine Fehlermeldung auf, wenn zwei Spalten identisch sind „Keine Zellen gefunden“. Der Fehler kommt beim Befehl: Selection.RowDifferences(ActiveCell).Select
    anschließend käme dann die farbige Füllung.
    Wie kann ich die Fehlermeldung abfangen. Mit On error goto … funktioniert es nicht.
    Kann mir da einer einen Tipp dazu geben?
    Danke vorab

    Volker

  2. Elke Bonekamp sagt:

    Habe die Funktion gerade über die Google-Suche gefunden – sehr cool und in der Tat bis dato unbekannt.
    Hilfreich wäre nur für den Anwender der Hinweis, dass man mit STRG + G zur Option ‚Gehe zu‘ und von dort zu ‚Inhalte auswählen‘ gelangt (das habe ich mir dann auch noch gegoogelt)…..

  3. ConnyLi sagt:

    Hallo Hildegard,
    das temporäre Markieren ist sehr hilfreich, wenn man keine Spalten mit 50.000 Zeilen vergleichen will, wie gehst du vor, wenn du die Markierungen aber auch gleich „behalten“ möchtest? Geht das nur über doppelt (pro Spalte angelegte) bedingte Formatierungen?

    Sonnige Grüße,
    ConnyLi

  4. PhilC. sagt:

    Funktioniert leider nicht, wenn in einer der Spalten ein SVERWEIS verwendet wird!

    Beispiel:
    Telefon- und Telefon2-Spalte und die Daten aus Telefon2-Spalte wurden per SVERWEIS ins Datenblatt geholt, während die Telefon-Spalte dann ganz normal ist (ohne Formel), dann findet er die Unterschiede leider nicht.

  5. H. sagt:

    Dieser Befehl waere sehr hilfreich , nur wie genau muss ichn anwenden? einfach eintppen? klappt nicht der befehl ware doch =select special() im englischen oder liege ich da falsch?Irgendwie bekomme ich s nicht richtig hin..

    • Hallo,
      F5 öffnet auch in der englischen Excel-Version das Gehe zu-Dialogfeld – nur heißt es dann „Go To“
      Links unten auf die Schaltfläche „Special“ klicken
      Nun wird das nächste Dialogfeld angezeigt: „Go To Special“
      Dort in der rechten Spalte ganz oben die Option „Row differences“ anklicken
      Mit OK abschließen. Das war es schon. Viel Erfolg
      Hildegard Hügemann

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