Den Aufgabenstatus in Projekten mit Ampelsymbolen zeigen

In einer Projektübersicht soll der Status der einzelnen Aufgabenpakete schnell erkennbar sein. Jedes Aufgabenpaket besteht aus Teilaufgaben, die folgende drei Zustände haben:

• Fertig bearbeitet = Grün.
• Noch nicht erledigt beziehungsweise leicht kritisch = Gelb.
• Noch nicht begonnen beziehungsweise sehr kritisch sind = Rot.

Bild 1 gibt eine Vorschau auf eine solche Projektübersicht. Ampelsymbole zeigen hier,
a) in welchem Zustand sich die Teilaufgaben befinden und
b) wie der Status jedes der drei Aufgabenpakete ist.
Letzterer ergibt sich aus dem schlechtesten Zustand der Teilaufgaben.

Das jeweiligen Ampelsymbole werden in zwei Schritten in die Übersicht eingebaut.

 

Schritt 1: Die Ampeln für die Teilaufgaben anlegen

Der Status jeder Teilaufgabe wird durch eine Zahl bestimmt. Diesen Zahlen werden dann mittels Bedingter Formatierung eindeutige Ampelsymbole zugeordnet.

1. Die Status-Zahlen für die Teilaufgaben werden manuell eingegeben. Dabei werden für Grün, Gelb und Rot aufsteigende Zahlen gewählt – beispielsweise Rot = -1, Gelb = 0 und Grün = 1.

 

 

2. Die Zellen C5:C8, C10:C14, C16:C18 werden mit Hilfe der Strg-Taste markiert. Anschließend wird über Start/Bedingte Formatierung/Symbolsätze der Symbolsatz Drei Ampeln (ohne Rand) zugewiesen.

3. Die Regel wird über Start/Bedingte Formatierung/Regeln verwalten und Doppelklick auf die Regel nachbearbeitet – wie in Bild 3 in den Punkten 1-4 gezeigt.

 

Schritt 2: Die Ampeln für die Aufgabenpakete definieren

Die Ampel für jedes Aufgabenpaket ergibt sich aus dem schlechtesten Zustand der jeweiligen Teilaufgaben.

• Daher muss eine Formel zunächst prüfen, ob in den jeweiligen Zellen der Teilaufgaben mindestens einmal der Status Rot (also die Zahl -1) auftaucht.
• In dem Fall wird auch der Status des Aufgabenpakets auf Rot (also -1) gesetzt.
• Ist kein Rot vorhanden, wird geprüft, ob mindestens einmal der Status Gelb (also die Zahl 0) vorliegt.
• Falls ja, wird der Gesamtstatus auf Gelb (also 0) gesetzt.
• Ansonsten ist nur Grün vorhanden und somit ist auch der Gesamtstatus Grün (also 1).
• Um die Formel leserlich zu halten, wird der Bereich C5:C8 über Formeln/Namen definieren mit IstAnalyse, der Bereich C10:C14 mit SollDefinition und der Bereich C16:C18 mit Projektplanung benannt.

In C4 wird nun folgende Formel eingegeben:

 

• Bei den Formeln in C9 und C15 wird der Bereichsname gegen SollDefinition beziehungsweise Projektplanung ausgetauscht.
• Anschließend werden die Zellen C4, C9 und C15 markiert und über Start/Bedingte Formatierung/Symbolsätze werden 3 Ampeln (mit Rand) zugewiesen. Die Regel wird wieder wie in Bild 3 gezeigt nachbearbeitet.

Vorschau

Im zweiten Teil zeige ich die Techniken, mit denen die Projektübersicht optisch aufbereitet werden kann.