WENNS: Individuell formulierte Kriterien und kein Klammer-Salat mehr beim Prüfen von mehreren Bedingungen

Wollen Sie Berechnungen mit mehreren Bedingungen durchführen, dann werden verschachtelte WENN-Funktionen schnell unübersichtlich. Fehler schleichen sich leichter ein. Mehr Übersicht bringen Verweis-Funktionen wie z. B. SVERWEIS, allerdings werden dabei die Bedingungen automatisch nach einem festen Prinzip abgearbeitet. Die neue Funktion WENNS in Excel 2016 löst diese Probleme. Sie ist für alle, die mit Excel 2016 für Office 365 arbeiten, seit Februar d. J. verfügbar.

Grenzwerte individuell abfragen und Werte zuweisen

Hier ein Beispiel für den Einsatz von WENNS: Wie im folgenden Bild gezeigt, sollen für Außendienst-Mitarbeiter Provisionen gestaffelt nach Umsatz berechnet werden.
Das Überschreiten eines Grenzwertes führt zu einem höheren Provisionssatz – wie in der farbigen Matrix rechts zu sehen.

 

Eine mehrfach geschachtelte WENN-Funktion liefert die passenden Provisionssätze.

 

Als Alternative lässt sich hier auch der SVERWEIS verwenden. Er schaltet aber schon bei Erreichen der jeweiligen Grenzwerte, nicht erst bei deren Überschreiten auf eine höhere Provisionsrate um. Ein Umsatz von genau 5.000 Euro führt zu einem Provisionssatz von 2%. Ein individuelles Formulieren von Bedingungen ist hier nicht möglich.

 

Die Funktion WENNS schafft Abhilfe. In der Liste der Argumente stehen die Bedingungen und die dazugehörigen Werte in Folge. Diese Bedingungen werden von links nach rechts abgearbeitet.

 

In der WENNS-Funktion wird im ersten Argument geprüft, ob der Umsatz höher als der höchste Umsatz-Grenzwert ist. Das zweite Argument liefert die Provisionsrate für diesen Fall.

Es folgt der Vergleich des Umsatzes mit dem zweithöchsten Grenzwert im dritten Argument und dem passenden Wert dazu im vierten Argument.

Diese Reihenfolge wird beliebig oft fortgesetzt, bis alle Grenzwerte abgearbeitet sind.

Aber Achtung: Bei der letzten Prüfung wird nicht wie bei allen anderen Bedingungen ein »größer«-Zeichen eingesetzt, sondern ein »größer gleich«. Sonst würde der Fall eines 0-Umsatzes nicht berücksichtigt und somit zum Fehlerwert #NV führen.

Kurzes Zwischenfazit

• Wird in den Bedingungen der Vergleichsoperator »größer als« verwendet, sind die Grenzwerte in absteigender Reihenfolge in die Argumentenliste einzusetzen.
• Wird dagegen mit »kleiner als« gearbeitet, folgen die Grenzwerte in aufsteigender Reihenfolge.
• Die Grenzwerte müssen lückenlos angeben werden, denn ein nicht berücksichtigter Wert führt zur Ausgabe des Fehlerwertes #NV.

Auf bestimmte Werte prüfen und einen echten »Sonst-Fall« einrichten

Sollen nur bestimmte Werte abgefragt und alle anderen einem Standard zugeordnet werden, so kann anstelle der letzten Bedingung das Argument WAHR eingesetzt werden.

 

Im oben gezeigten Beispiel wird die Anzahl der Buchungen pro Tag und Kategorie zusammengefasst. Dabei wird für die Kategorien A, B und C jeweils eine unterschiedliche Manpower benötigt (A=3, B=2, C=1). Alle anderen Kategorien benötigen keine Manpower. Um nun die Manpower pro Tag und Kategorie zu ermitteln, werden in der WENNS-Funktion nachfolgend drei Bedingungen formuliert, die die Kategorien A, B und C abfragen und anschließend eine passende Berechnung durchführen. Alle anderen Kategorien werden über die letzte WAHR-Bedingung abgefangen und in diesem Fall auf den Wert 0 gesetzt.

Die WENNS-Funktion löst dieses Problem in einer einfachen Weise:

Fazit

Wenn Sie es leid sind, komplizierte, geschachtelte WENN-Funktionen eingeben zu müssen, ist die Funktion WENNS ist die Lösung:

• Sie prüft individuell formulierte Bedingungen in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge.
• Ist die angegebene Bedingung wahr, wird das dazugehörige Ergebnis zurückgegeben und die Funktion verlassen.
• Ist die Bedingung falsch, wird die nächste Bedingung (von links nach rechts) geprüft.
• Ist keine der formulierten Bedingungen wahr, liefert die Funktion ein #NV.
• Ein alternatives WAHR als letzte Bedingung mit einem nachfolgenden Ergebniswert ermöglicht es, alle die Fälle abzufangen, die vorher nicht berücksichtigt wurden.