Power Query ohne Chaos: Abfragen effizient dokumentieren

Wer kennt das nicht: Bereits nach wenigen Tagen erinnert man sich kaum noch daran, warum ein bestimmter Schritt in eine Power Query-Abfrage eingebaut wurde oder wozu eine spezielle Hilfsabfrage dienen soll. Noch schlimmer: Jemand verlässt das Team und hinterlässt einen Dschungel unkommentierter Abfragen. Wie lässt sich jetzt der Ablauf von Abfragen herausfinden oder gar ändern?

Die Lösung heißt Dokumentation. Doch mal ehrlich: Wer macht das schon gern? Daher zeige ich hier drei Methoden, wie das möglichst mühelos gelingt.

 

Methode 1: Die Bezeichnung der Abfrageschritte optimieren

Jeder Schritt innerhalb der Abfrage kann rechts im Aufgabenbereich Abfrageeinstellungen umbenannt werden. Ausnahme: die ersten Schritte mit reservierten Namen wie Quelle und Navigation. Doch meist sind die Schritte, die über das Menüband ausgeführt werden, schon sprechend genug, z. B. Geänderter Typ oder Gefilterte Zeilen.

Aber es gibt auch Schritte, bei denen der Name irreführend ist. Im oben gezeigten Beispiel wird z. B. mit List.Sum der Zahlbetrag (hier mit Minus versehen) vom Rechnungsbetrag abgezogen. Der Schritt bekommt automatisch den Namen Summe eingefügt, obwohl eine Differenz gebildet wird.

Solche Schritte benenne ich einfach um:

• Dazu klicke ich mit der rechten Maustaste auf einen Schritt und wähle Umbenennen.
• Den vorhandenen Namen ersetze ich mit einer Beschreibung seiner Funktion oder des Ziels.

Dies verbessert die Lesbarkeit der Schrittfolge und erleichtert den Überblick darüber, wie die Daten aufbereitet werden.

Methode 2: Schritte im M-Code mit Kommentaren versehen

Im M-Code kann ich Kommentare einfügen

• mit Hilfe von // für einzeilige Kommentare oder
• mit /* … */ für mehrzeilige Kommentare.

Dies hilft, die komplexe Logik oder einzelne Abschnitte einer Abfrage zu erläutern. Zwei Vorgehensweisen sind möglich.

Variante 1: Kommentare Schritt für Schritt einbauen

So kann ich auf die Schnelle zu einem Abfrageschritt einen Kommentar hinterlegen:

• Ich klicke mit der rechten Maustaste auf einen Schritt und wähle Eigenschaften.
• Im Eigenschaftenfester hinterlege ich einen aussagekräftigen Kommentar.

Der eingefügte Kommentar ist für alle sofort ersichtlich. Ein kleines i deutet auf einen Kommentar hin und beim Verweilen mit der Maus wird die Legende angezeigt.

Variante 2: Den gesamten Code dokumentieren

Will ich mehrere Kommentare oder allgemeine Information zu einer Abfrage hinterlegen, erledige ich das über den Erweiterten Editor.

• Ich wähle Start > Erweiterter Editor.
• Nun füge ich mehrzeilige Kommentare mit /* … */ und einzeilige mit // ein.

Methode 3: Abfragecode mit Kommentaren exportieren nach Word

Um den M-Code aller Abfragen aus Power Query zu exportieren, gibt es mehrere Ansätze. Zum Beispiel kann ich im Erweiterten Editor den M-Code jeder einzelnen Abfrage als Text kopieren und in Word einfügen. Das wird allerdings mühsam, wenn es sich um viele Teilabfragen handelt.

Glücklicherweise gibt es eine schnelle Lösung:

• Zuerst markiere ich ganz links die Abfragen, deren M-Code ich in das Word-Dokument übernehmen möchte und wähle per Rechtsklick Kopieren [1].
• Dann öffne ich den Editor oder WordPad und füge dort den Code mit Strg + V ein [2].
• Von hier aus übertrage ich anschließend den Code nach Word.

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Jede Abfrage wird mit ihrem Namen eingeleitet, dann folgt der gesamte Code inklusive der von mir erstellten Kommentare.

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TIPP: Wer hier im Blog alle Rezepte zu Power Query finden möchte, gibt einfach oben rechts in das Suchfeld Power-Query-Rezept ein.