Fortlaufende Nummerierung pro Monat in Listen, die nach Datum sortiert sind

Zum Jahresende bietet sich ein Rückblick an: Über eine Viertelmillion Seitenaufrufe und mehr als 80.000 Besucher hier im Blog. Beeindruckend, doch spannender ist für mich, welche Beiträge am meisten gelesen werden.

An erster Stelle steht unangefochten das Thema nummerierte Listen (siehe Beiträge vom 21.9.2012 und  24.10.2013). Bisher ging es dabei um Lösungen, in denen die Nummerierung fortlaufend  vom Beginn bis zum Ende einer Liste geht. Doch es gibt auch Fälle, da die Nummerierung innerhalb einer Liste neu  beginnen soll. Beispielsweise

• für jeden Monat oder für jede Warengruppe,
• für jeden Kunden oder für jeden Außendienstmitarbeiter,
• für jede Stadt oder für jede Region.

Dazu muss die Liste nach dem jeweiligen Kriterium sortiert sein. Hier ein Beispiel:
Auf Basis des Datums in der Spalte Beginn hat jeder Monat seine eigene Nummerierung.

Die Formel für die laufende Nummerierung in Spalte A

Hier die gedankliche Vorbereitung, um die Formel in Spalte A aufzubauen:

• Wenn das Datum in der Vorgängerzeile den gleichen Monat aufweist, wird die Vorgängerzahl in Spalte A um 1 erhöht.
• Andernfalls beginnt in der aktuellen Zeile ein anderer Monat und die Nummerierung in Spalte A startet wieder bei 1.
• Die Nummerierung wird auch dann auf 1 gesetzt, wenn in der Vorgängerzelle kein Datum steht. Dies ist der Fall, wenn es sich um die Überschriftenzeile handelt.

Daraus ergibt sich die folgende Formel für Zelle A4:

Zur Erklärung:

• Die erste WENN-Funktion prüft, ob sich ein Datum in der Spalte Beginn (Spalte D) befindet.
• Die zweite WENN-Funktion prüft, ob sich der Monat der Vorgängerzeile vom dem der aktuellen Zeile unterscheidet.
• Ist das der Fall, wechselt der Monat und demzufolge wird die Nummerierung zurück auf 1 gesetzt.
• Handelt es sich um den gleichen Monat, wird der Wert der Vorgängerzelle um 1 erhöht.
• Das letzte Argument mit der 1 sorgt dafür, dass auch in dem Fall die Nummerierung auf 1 gesetzt wird, wenn in Spalte D der Vorgängerzeile kein Datum steht (was bei der Spaltenüberschrift der Fall ist).

Automatisch: Die Monate mit einer Linie optisch trennen

Damit leicht zu erkennen ist, wann ein neuer Monat (und damit auch eine neue Nummerierung) beginnt, werden abschließend noch trennende Linien ergänzt. Mit der Bedingten Formatierung lässt sich diese Aufgabe automatisch wie folgt lösen:

• Zuerst markiere ich alle Datensätze (hier von A4 bis zum rechten unteren Ende der Liste).
• Über Start – Bedingte Formatierung – Neue Regel öffne ich das Dialogfeld, in dem ich die Regel zum Einbau der Trennlinien definiere.
• Hier wähle ich den unten gezeigten Regeltyp und gebe als Formel ein:
  =MONAT($D4)<>MONAT($D5).

• Anschließend klicke ich rechts unten auf Formatieren, wechsle zur Registerkarte Rahmen und stelle dort eine Rahmenlinie unten ein.