Kombinierte Dropdownlisten, die mitdenken: So wird die Dateneingabe in Excel noch sicherer

Dropdownlisten sind eine beliebte Möglichkeit, um eine korrekte Eingabe der Daten zu erleichtern. Eine solche Dropdownliste wird auf der Registerkarte Daten über Datenüberprüfung > Liste erstellt.

Was aber, wenn beim Eingeben der Daten mehrere Faktoren zu berücksichtigen sind?
In dem Fall lassen sich zwei Dropdownlisten miteinander kombinieren: Wird beispielsweise in der ersten Liste ein Gebäude angeklickt, erscheinen automatisch in der zweiten Liste nur noch die Räume, die zu dem gewählten Gebäude gehören.

Doch es gibt ein weiteres Szenario: Einträge, die in der ersten Dropdownliste angeklickt wurden, sollen in der zweiten Liste nicht mehr verfügbar sein. Auf diese Weise lassen sich Bereitschaftsdienste, Vertretungen oder alternative Ressourcen planen.

Das Praxisbeispiel: Die Vertretung von Support-Mitarbeitern organisieren

Mitarbeiter vom Telefon-Support, die auf verschiedene Räume verteilt sind, beantworten Kundenanfragen. Sind die Mitarbeiter in einem Raum ausgelastet oder ist der Raum nicht besetzt,  soll in der zweiten Liste als Vertretung ein alternativer Raum angeboten werden.

 

Hier im Beispiel wurde die Zelle für die Auswahl des ersten Raumes mit »Support«, die für den zweiten Raum mit »Vertretung« benannt (Bild1).

Als Quelle für die zwei Dropdowns dienen zwei Listen, die als »intelligente Tabelle« formatiert und mit tblErstbesetzung und tblZweitbesetzung benannt wurden.

So wird die Dropdownliste für »Support« eingerichtet

Zunächst werden alle zur Auswahl stehenden Zimmer in eine Liste eingetragen. Diese wird mit Strg + T in eine »intelligente Tabelle« umgewandelt. Über Tabellentools > Entwurf erhält sie ganz links den Namen tblErstbesetzung. Anschließend wird in der Zelle neben dem Wort Support die Dropdownliste eingerichtet. Das geht über die Registerkarte Daten und Datenüberprüfung > Liste.

 

Als Quelle wird die Formel: =INDIREKT(„tblErstbesetzung“) eingetragen (Bild 2).

Das ist erforderlich, um die zweite Dropdownliste einzurichten

Für die zweite Liste wird eine Datenquelle gebraucht, die automatisch den in »Support« ausgewählten Raum von der Auswahl ausschließt und ansonsten alle Einträge aus der ersten Liste zur Verfügung stellt.

Hier einige Ideen zum Generieren der zweiten Liste:

• Die zweite Liste besitzt einen Eintrag weniger als tblErstbesetzung.
• Ein Raum wird aus der ersten Liste übernommen, wenn es nicht der Auswahl in der Zelle »Support« entspricht und nicht gleich dem Vorgängereintrag ist.
• Ansonsten wird der nachfolgende Raum aus der tblErstbesetzung genommen.

So wird die Dropdownliste für Vertretung eingerichtet

Die Liste wird generiert aus der Überschrift »Zweitbesetzung« und einer Formel in Zelle J4 (siehe Bild 3).

 

Diese beiden Zellen werden mit Strg + T in eine »intelligente Tabelle« umgewandelt.  Sie wird über Tabellentools/Entwurf in tblZweitbesetzung umbenannt. Per Ausfüllkästchen wird die Formel nach unten gezogen, und zwar um einen Eintrag weniger als die erste Liste.

Nun wird die Dropdownliste für die Zelle Vertretung eingerichtet so wie in Bild 4 gezeigt: Registerkarte Daten > Datenüberprüfung > Liste > Quelle: =INDIREKT(„tblZweitbesetzung“).

Diese Technik verhindert, dass eine Ressource aus Versehen zweimal gewählt wird und vermeidet somit unnötigen Ärger.