Viele waren begeistert, als mit Excel 2007 Symbole für die Bedingte Formatierung eingeführt wurden. So lassen sich jetzt Kosten per Ampel-Symbolik, Umsatzentwicklungen mit verschiedenfarbigen Trendpfeilen bewerten. Neuerungen in Excel 2010 machen es noch leichter, Zahlenkolonnen flexibel zu visualisieren.
Doch nach welchem System werden Ampelsymbole oder Pfeile den Zahlen zugewiesen? Das folgende Beispiel bringt Aufklärung.
Das Beispiel: Eine Besucherstatistik mit farbigen Symbolen visualisieren
Excel 2010 besitzt nun 20 verschiedene Symbolsätze aufgeteilt auf vier Kategorien. Insgesamt 52 Symbole stehen zur Verfügung.
Diese Vielfalt nutze ich, um die Besucherzahlen einer Messe visuell darzustellen und dabei das Auf und Ab deutlich zu machen.
Um den in der folgenden Abbildung gezeigten Zustand zu erreichen, gehe ich wie folgt vor:
Ich markiere den Bereich B2:B14 und wähle über Start – Bedingte Formatierung unter Symbolsätze in der Kategorie Direktional – 3 Pfeile (farbig) aus. Für die Verteilung der Symbole ist eine Regel hinterlegt.
Wie lässt sich beeinflussen, wo welche Pfeile erscheinen?
Über Bedingte Formatierung – Regeln verwalten gelange ich zum Manager für Regeln zur Bedingten Formatierung. Hier kann ich die Regel, die bei der Auswahl des Symbolsatzes automatisch gewählt wurde, nachträglich anpassen.
Die Regel ist im Moment eine prozentuale Auswertung der Anzahl der Zahlen, bei der die Werte der Zahlen zunächst keine Rolle spielen.
Ein Beispiel:
- Bei 10 Zahlen ist die 7te (67% von 10, gerundet) von unten die Grenze für den grünen/gelben Pfeil,
- die 3te (33% von 10, gerundet) von unten der Grenzwert für den roten/gelben Pfeil.
Das bedeutet: Bei 10 unterschiedlichen Zahlen erhalten 3 den roten Pfeil.
Gibt es Zahlen, die mehrfach vorkommen, so kann sich die Vergabe der verschiedenen Farbpfeile verschieben. Weitere Informationen dazu im Beitrag Was bewirkt eigentlich die Regel ‚Obere 10%‘?.
Mit Hilfe vom Typ kann ich die Regel auch mit festen Werten, Formeln oder Quantilen aufbauen.
Die Regel von Prozent auf feste Werte umstellen
Für das Beispiel der Besucherstatistik lege ich die Grenzen neu fest und zwar über den Typ Zahl . Ich trage die unten gezeigten Parameter ein.
Die Optik “zuspitzen”
Neu in Excel 2010 ist die Möglichkeit, die verschiedenen Symbolsätze zu kombinieren. Dies erledige ich – wie unten zu sehen – über die Schaltflächen der Symbole. So kann ich individuell die aus meiner Sicht besser passenden Symbole zusammenstellen.
Das macht es mir möglich, den im oberen Beispiel verwandten Pfeilsymbolsatz so zu verändern, dass anstelle des roten Pfeils 
ein rotes X 
zum Einsatz kommt. Auf diese Weise lässt sich ein kritischer Zustand deutlicher hervorheben. Hier das Ergebnis der Kombination von zwei Symbolsätzen.
Die Aussage auf den Punkt bringen
Oft wird gefordert, die Aufmerksamkeit nur auf einen bestimmten Bereich zu lenken – beispielsweise auf die kritischen Besucherzahlen.
Kein Problem, denn in Excel 2010 kann ich die nichtrelevanten Symbole ausblenden. Hierzu wähle ich über die Schaltflächen der Symbole die Option Kein Zellensymbol.
FAZIT: Die Jahre mit den kritischen Besucherzahlen springen nun sofort ins Auge.
