Excel: Wenn das Filtern nach Farbe nicht ausreicht, hilft ein kleiner Trick

Wenn ich in Excel-Kursen zeige, wie aus einer einfachen Datenliste eine »intelligente« Tabelle wird und welche Vorteile dies beim Filtern, Sortieren und Berechnen bringt, staunen die Teilnehmer. Erst recht, wenn ich den Farbfilter demonstriere. Kürzlich kam die Frage auf, ob auch nach mehreren Farben gefiltert werden kann. Im Prinzip nein, aber mit einem Trick lassen sich alle Datensätze mit einer Farbkennzeichnung ganz oben in der Tabelle anzeigen und so sind auf einen Blick beispielsweise alle »Problemfälle« zu sehen.

Bild 1: Links die Ausgangstabelle und rechts das Ergebnis, das alle farbig gekennzeichneten Datensätze zusammenfasst; in der Mitte die unbrauchbaren Resultate des Farbfilters

Wo der Einsatz des Farbfilters auf Grenzen stößt

In Bild 2 ist die Ausgangstabelle zu sehen. In ihr sind Werte über 1.000 mit hellblauer Farbe, Einträge über 900 in Hellorange markiert. In einer so kurzen Liste wäre es kein Problem, alle farbig gekennzeichneten Datensätze zu erkennen. Was aber, wenn die Liste mehrere Dutzend Zeilen umfasst?  Daher die Idee, per Farbfilter die gekennzeichneten Datensätze zu selektieren.

Bild 2: Die Ausgangstabelle enthält zwei unterschiedliche Farbmarkierungen

• Ein Klick auf den Dropdownpfeil am rechten Rand der Spalte »Messergebnis« öffnet die in Bild 3 gezeigte Auswahl mit dem Befehl Nach Farbe filtern.
• Die in der Spalte vorhandenen Farben werden hier aufgelistet – übrigens nicht nur Zellfarben, auch Schriftfarben würde Excel erkennen und hier anzeigen.
• Nach Auswahl von Hellblau und dann nach Hellorange wird schnell klar: Über diesen Farbfilter lässt sich nur nach der einen ODER nach der anderen Farbe filtern. Es ist nicht möglich, mehr als eine Farbe auszuwählen.
• Demzufolge zeigt Excel nach Verwenden des Farbfilters nur zwei oder drei, aber eben nicht alle fünf Datensätze mit Farbmarkierung an.

Bild 3: Die Ergebnisse nach dem Einsatz des Farbfilters sind ernüchternd – entweder wird nur nach der ersten oder nur nach der zweiten Farbe gefiltert

Der Ausweg: Nicht nach Farbe filtern, sondern sortieren

Wenn der Farbfilter es nicht schafft, alle Datensätze mit Farbmarkierung an einer Stelle zusammenzufassen, dann muss die Funktion zum Sortieren dies erledigen (das Sortieren nach Farben habe ich bereits in einem Blogbeitrag am 1.9.2012 beschrieben).

Und so geht’s:

• Mit einem Klick auf den Dropdownpfeil am rechten Rand der Spalte »Messergebnis« wird – wie in Bild 4 gezeigt – diesmal der Befehl Nach Farbe sortieren gewählt.
• Per Klick auf Benutzerdefiniertes Sortieren wird das Dialogfeld geöffnet, über das eine Tabelle  sich nicht nur nach Werten, sondern auch nach Farben sortieren lässt.

Bild 4: Den Befehl zur individuellen Farbsortierung aufrufen

• Das fertige Ergebnis ist in Bild 5 zu sehen: Eine nach Farben sortierte Tabelle sowie die Einstellungen, die dazu im Dialogfeld Sortieren erforderlich sind.

Bild 5: Die fertige Lösung und die Einstellungen, die im Sortieren-Dialogfeld nötig sind