Wer schnell Überblick über den aktuellen Status braucht, greift in Excel gern auf Ampelsymbole zurück. Hier ein Beispiel für Planung und  Vertragscontrolling. Es geht darum, auslaufende Verträge im Blick zu behalten und deren Verlängerung bzw. Neuabschluss terminlich zu steuern. Drei Zustände sollen optisch „überwacht“ werden:

• Termine, die erst in mehr als 90 Tage aktuell sind, sollen eine grüne Ampel haben.
• Auf Termine, die in den nächsten 90 Tage liegen, soll eine gelbe Ampel hinweisen.
• Sind Termine bereits verstrichen, soll dies mit einer roten Ampel signalisiert werden.

Bild 1 zeigt die fertige Lösung. Sie kommt ganz ohne Zusatztabelle aus, wenn das aktuelle Datum in einer Zelle (hier F1) mit der Formel =HEUTE() hinterlegt wird.

Über die Bedingte Formatierung wird dann für die Terminliste eine benutzerdefinierte Ampel-Regel aufgebaut, die das Datum in Zelle F1 zur Grundlage nimmt und die gewünschte Frist (hier 90 Tage) addiert.

Die Ampel-Regel in 4 Schritten aufbauen

1. Nach dem Markieren der Zellen mit den zu überwachenden Datumsangaben in der Spalte „Vertragsende“ wird über die Registerkarte Start und Bedingte Formatierung eine Neue Regel erstellt.
2. Im nun folgenden Dialogfeld Neue Formatierungsregel wähle ich bei Formatstil den Eintrag Symbolsätze [1] und darunter bei Symbolart die Variante 3 Ampeln (mit Rand) [2].
3. Bis hierhin war alles einfach. Nun kommt die erste entscheidende Anpassung:
   Rechts unter Typ stelle ich zweimal von Prozent auf Formel um [3].
4. Noch wichtiger sind die beiden Formeln, die ich dann unter Wert eingebe [4]:
   Für die grüne Ampel ist dies =$F$1+90,
   für die gelbe Ampel ist es =$F$1.

Nach einem Klick auf OK ist die in Bild 1 gezeigte Lösung schon fertig.