Doppelte Daten schon beim Eingeben vermeiden: Mehrfachbuchung von Projektressourcen verhindern

Kann Excel helfen, die Überlastung von Mitarbeitern zu vermeiden? Dies fragte mich jüngst ein Projektleiter. Er wollte, dass Mitarbeiter schon beim Planen der Projekte nur einem Projekt zugeordnet werden können. Die Antwort lautet: Ja, das kann Excel. 
Die Abbildung unten zeigt die fertige Lösung, die mit wenig Aufwand zu erstellen ist. 

 Vorschau auf die kontrollierte Mitarbeitereingabe

Gut für die Projektplanung: Per Datenüberprüfung das mehrfache Eingeben eines Mitarbeiternamens verhindern

Die Überbuchung von Mitarbeiterressourcen lässt sich systematisch vermeiden. Dabei hilft wieder die Funktion Datenüberprüfung (siehe auch Beitrag vom 6.12.2014).

Hier die Schritte, die in der oben gezeigten Liste eine Ressourcenüberbuchung verhindern:

  • Zuerst markiere ich die Spalte Mitarbeiter inklusive Überschrift und erstelle Sie für diese Spalte einen Bereichsnamen, indem ich Strg+Umschalt+F3 drücke und das folgende Dialogfeld mit OK bestätige.
  • Dann wähle ich Daten > Datenüberprüfung.
  • Im Dialogfeld nehme ich im Register Einstellungen diese Eintragungen vor:
    Zulassen: Benutzerdefiniert
    Formel: =ZÄHLENWENN(Mitarbeiter;C3)=1

Die Änderungen im Register Einstellungen

  • Anschließend wechsle ich zum Register Eingabemeldung. Dort trage ich in die Felder Titel und Eingabemeldung die Texte ein, die als gelbes Infofenster erscheinen, wenn in Spalte C ein Mitarbeitername eingegeben werden soll.

Den Benutzerhinweis im Register Eingabemeldung definieren

Profitipp: Die Optik des gelben Hinweisfensters feintunen
Damit in dem gelben Hinweisfenster die Überschrift und der Text exakt linksbündig untereinander stehen, tippe ich vor dem Titel eine Leertaste ein.
Damit zwischen Titel und Hinweistext mehr Abstand ist, betätige ich im Feld Eingabemeldung einmal Enter bevor ich den Hinweistext eintrage.

  • Zum Schluss wechsle ich ins Register Fehlermeldung und trage dort die unten gezeigten zwei Texte ein. Doch zuvor wähle ich links den Typ Stopp.

  Die Stopp-Nachricht im Register Fehlermeldung festlegen

Mehr zum Thema “Projekte planen und steuern mit Excel”

… gibt es in meinem Workshop am 3. Juni 2015 in Fulda.Mehr Informationen zum Workshop

Mit zahlreichen Beispielen aus der Unternehmenspraxis
sowie vorbereiteten Lösungen.

Die Inhalte dieses Workshops

  1. Ein automatisch generierter Kalender für Mitarbeiter- und Ressourcenverfügbarkeit
  2. Projektzeiträume und Überlagerungen verdeutlichen mit dynamischen Zeitleisten
  3. Mehr Übersicht für Projekte und deren Meilensteine mit schlauen Gliederungen
  4. Wichtige Eckdaten auf einen Blick mit Status- und Prioritätsanzeigen
  5. Korrekte Berechnung von Terminen, Arbeitstagen, Kalenderwochen, Quartalen
  6. Bevorstehende, abgelaufene und erledigte Termine automatisch kennzeichnen
  7. Kapazitätsplanung per Diagramm zeigen und so Fehlplanungen vermeiden
  8. Trickkiste: Bessere Übersicht mit speziellen Zahlenformaten für Datum und Zeit

Hier der Link zur Anmeldung für diesen Workshop (noch sind 3 Plätze verfügbar):

Mehr Informationen und Anmeldung

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