Doppelte Einträge über mehrere Spalten kontrollieren und automatisch per Farbe signalisieren

Arbeiten mehrere Personen an einer Liste oder werden Daten aus Fremdsystemen importiert, erhöht sich das Risiko, dass Datensätze mehrfach vorkommen. Excel bietet zwar die Befehlsfolge DatenDuplikate entfernen, aber was dabei passiert, lässt sich nur zum Teil kontrollieren. Daher ziehen es viele Anwender vor, zunächst alle mehrfach vorkommenden Datensätze kenntlich zu machen. Dafür gibt es in Excel eine vorgefertigte Regel (StartBedingte Formatierung – Regeln zum Hervorheben von Zellen – Doppelte Werte). Doch sie hat einen Nachteil: Sie untersucht stets nur EINE Spalte nach identischen Daten.

Muss jedoch – wie im Beispiel in Bild 1 – überprüft werden, ob GLEICHZEITIG in MEHREREN Spalten identische Daten stehen, ist ein anderer Lösungsweg erforderlich.
Hier führt eine Bedingte Formatierung in Verbindung mit ZÄHLENWENNS zum Ziel.

Vorschau auf die fertige Lösung

Bild 1: Links die Ausgangsliste, rechts sind die Datensätze gekennzeichnet, die in den drei Spalten „Systemnr.“, „Von“ sowie „Fehlercode“ mehr als einmal vorkommen

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Alles unter Kontrolle: Fristen mit Ampelsymbolen darstellen

Wer schnell Überblick über den aktuellen Status braucht, greift in Excel gern auf Ampelsymbole zurück. Hier ein Beispiel für Planung und  Vertragscontrolling. Es geht darum, auslaufende Verträge im Blick zu behalten und deren Verlängerung bzw. Neuabschluss terminlich zu steuern. Drei Zustände sollen optisch „überwacht“ werden:

  • Termine, die erst in mehr als 90 Tage aktuell sind, sollen eine grüne Ampel haben.
  • Auf Termine, die in den nächsten 90 Tage liegen, soll eine gelbe Ampel hinweisen.
  • Sind Termine bereits verstrichen, soll dies mit einer roten Ampel signalisiert werden.

Fertige Terminliste und Definieren der Ampel-Regel

Bild 1 zeigt die fertige Lösung. Sie kommt ganz ohne Zusatztabelle aus, wenn das aktuelle Datum in einer Zelle (hier F1) mit der Formel =HEUTE() hinterlegt wird.

Über die Bedingte Formatierung wird dann für die Terminliste eine benutzerdefinierte Ampel-Regel aufgebaut, die das Datum in Zelle F1 zur Grundlage nimmt und die gewünschte Frist (hier 90 Tage) addiert.

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Wenn beim Diagramm die Achsenbeschriftungen zu lang sind

Das Thema Diagramme ist ein Dauerbrenner. Neulich fragte eine Kursteilnehmerin,
wie sie bei einem Säulendiagramm zu lange Ortsbezeichnungen an der horizontalen
Achse in den Griff bekäme. In der Datentabelle dürfe sie die Bezeichnungen
nicht abkürzen. Daher sehe ihr Diagramm schrecklich und unkorrekt aus (Bild 1).

Diagramm_VorherBild 1:  Das Diagramm hat unten an der horizontalen Achse gleich zwei Mängel

  • Links in der Tabelle ist “Garmisch-Partenkirchen” korrekt ausgeschrieben.
  • Rechts im Diagramm wird diese Ortsbezeichnung willkürlich abgekürzt.
  • Zudem sind alle Ortbezeichnungen schräg gestellt.

Das Problem lässt sich mit wenigen Handgriffen beheben.

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7 Tipps, um die Optik eines Diagramms zu verbessern

Im Blogbeitrag vom 5.1.2014 ging es um die technischen Einstellungen, die erforderlich sind, um ein Diagramm mit Datumsangaben und Zeitachse so zu erstellen, dass eine vernünftige Aussage erkennbar wird.
Nun gilt es, die Optik dieses Diagramms zu verbessern, denn noch weist es die in Bild 1 gezeigten Mängel auf:

Der_Optimierungsplan

Bild 1: Der Optimierungsplan für die Optik des Diagramms

Hier der detaillierte Plan für optische Verbesserungen am oben gezeigten Diagramm:

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BEREICH.VERSCHIEBEN plus ausgeschriebener Monatsname

Der Anregung eines Blogbesuchers folgend hier noch eine Erweiterung der Lösung, die ich am 9. Juni 2013 vorgestellt habe. Und zwar soll – wie in Bild 1 zu sehen – zusätzlich zur kumulierten Jahressumme der aktuelle Monat der Kumulation angezeigt werden.

Vorschau auf die fertige Lösung mit Monatsangabe

Um die Information in Zelle F4 um den Monatsnamen zu erweitern, gehe ich so vor:

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Drei typische Probleme bei Diagrammen mit Datumsangaben und Zeitachse meistern

Die Feiertage und das Neue Jahr sind die Zeit für gute Vorsätze auch in sportlicher Hinsicht. So fragte mich ein Freund, wie er seine Laufzeiten über eine gleichlange Trainingsstrecke per Diagramm auswerten kann. Die in Bild 1 links gezeigten  Aufzeichnungen sind der Ausgangspunkt für ein solches Diagramm.
Motivation kommt natürlich dann auf, wenn sich eine Leistungssteigerung erkennen lässt, die Kurve also wie in Bild 1 rechts zu sehen nach unten geht, weil die Trainingsstrecke in kürzerer Zeit absolviert wird.

Links die Daten und rechts das fertige Diagramm

Bild 1: Links die Ausgangsdaten und rechts das fertige Diagramm

Doch beim Erstellen des Diagramms stellen sich einige Probleme in den Weg. Hier die Anleitung, wie sich diese meistern lassen.

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Excel 2013: Unser Handbuch ist ab sofort lieferbar

In einem der Blogbeiträge zur neuen Funktion »Schnellanalyse« hatte ich auf meine Mitarbeit am Handbuch zu Excel 2013 verwiesen. Nach Monaten intensiver Arbeit ist es nun bei Microsoft Press erschienen. Hier im MS Press-Shop kann es bestellt werden.

Mehr Infos zum Excel 2013-Handbuch

Mit 927 Seiten hat das Buch ein ordentliches Gewicht. Da aber Excel so viel bietet, hätten wir auch noch weitaus mehr Lösungen vorstellen und erläutern können.

Sehr sympathisch finde ich, dass das Buch – wie in oben rechts zu sehen – auch in digitaler Form erworben werden kann. Drei Vorteile hat das für die Leser, denn sie 

  1. sparen immerhin 8 Euro,
  2. müssen das Buch nicht mitschleppen und haben es z.B. als PDF immer dabei,
  3. können im digitalen Buch mittels Volltextsuche schneller etwas finden.

Für alle, die das Buch in Papierform kaufen, gibt es das E-Book kostenlos dazu.

Laufende Nummer in Listen auch dann, wenn sie durch Leerzeilen unterbrochen sind

In einem Excel-Kurs vergangene Woche gab es folgenden Teilnehmerwunsch:
„Ich benötige eine durchgehende Nummerierung in einer Liste, die durch Leerzeilen unterbrochen ist.“

In meinem Beitrag vom 21. September 2012 habe ich eine automatische Nummerierung in Excel-Tabellen bereits vorgestellt. Diese Nummerierung geht allerdings von einer fortlaufenden Liste ohne Leerzeilen aus.
Was aber, wenn Bereiche durch Leerzeilen optisch voneinander getrennt werden sollen und trotzdem eine fortlaufende Nummer benötigt wird?
Hier ein Beispiel mit Aufgabenpaketen und Aufgaben.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Bild 1: Ausgehend von der Anfangsnummer in B4 werden die Aufgaben durchnummeriert; Leerzeilen spielen keine Rolle

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Zahlenformate in Excel, die »mitdenken«

Zahlenformate sind sozusagen die Kosmetik von Excel. Denn mit ihnen lässt sich das Aussehen von Zahlen steuern. Ein Beispiel, das jeder kennt: #.##0 €;[Rot]-#.##0 €.
Dieser Formatcode sorgt dafür, dass Zahlen mit zwei Nachkommastellen, einem Dezimalpunkt und dem Eurozeichen versehen werden. Der Teil nach dem Semikolon sorgt zudem dafür, dass negative Werte rote Schriftfarbe und das Minuszeichen erhalten.

Zahlenformate bieten drei Vorteile:

  • Daten werden besser lesbar.
  • Wichtige Informationen werden herausgestellt.
  • Mit den Zellwerten kann trotzdem wie gewohnt weitergerechnet werden.

Was weniger bekannt ist: Zahlenformate können auch »mitdenken«. In meinem Blogbeitrag Überblick über Projektlaufzeiten mit Ampelsymbolen  ist das zu sehen.

Die Anzeige als Jahr oder Jahre per Zahlenformat steuern

Bild 1: Oben neben der Ampel wird je nach eingegebenem Wert hinter der Ziffer als Maßeinheit das Wort “Jahr” oder “Jahre” angezeigt

Hier nun die versprochene Anleitung, wie dieses Format aufgebaut wird.

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Überblick über Projektlaufzeiten mit Ampelsymbolen

Statusanzeigen mit Ampeln gehören definitiv zu den Lieblingsthemen meiner Kursteilnehmer. So auch kürzlich wieder bei einem Excel-Workshop in Berlin.
Die Aufgabe diesmal:

  • die Laufzeiten von Projekten ermitteln,
  • anhand der berechneten Dauer den Projekten Ampelsymbole zuordnen,
  • die Laufzeiten, nach denen gruppiert wird, sollen flexibel auswählbar sein.

Hier die Vorschau auf die fertige Lösung mit der Statusanzeige in Spalte B.

Vorschau auf die fertige Statusanzeige zu den Projektlaufzeiten

Bild 1: Die Projekte werden mit Hilfe von Ampelsymbolen nach Laufzeiten gruppiert

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